Онлайн-кассы: как туристическим агентствам печатать кассовые чеки и не попасть на штрафы

Кассовая реформа, призванная обелить российский рынок, на деле доставила бизнесу немало хлопот. Приобрести и подключить онлайн-кассу — ещё полбеды. Основные сложности ждут компанию на этапе настроек и выполнения всех требований 54-ФЗ.

Для некоторых видов бизнеса, например, туристических агентств, законом предусмотрен ряд дополнительных условий, которые необходимо соблюдать при печати чеков. О том, как турагентствам выбрать и подключить кассу и что указывать в чеках, рассказывает продакт-менеджер компании LIFE PAY Александр Чувакин.

Какую кассу выбрать

До 1 июля 2019 года туристические агентства выписывали бланки строгой отчетности — там они отражали всю информацию о покупателе, продавце и продаваемых турах.

С 1 июля БСО отменены, а туристические агентства обязаны использовать кассу — и указывать всю ту же информацию уже в чеке. Однако вопрос о том, как и в каких полях отражать данные в чеках, для многих предпринимателей остался открытым. О том, что должно быть в чеке, мы расскажем чуть ниже, а пока поговорим о том, какие кассовые решения существуют и как автоматизировать формирование чека. А главное — как выбрать кассу, которая поможет упростить и автоматизировать этот процесс?

Современная касса — это не просто кассовый аппарат, который выбивает чеки и отправляет информацию о продаже в ФНС. Да и сам чек уже стал сродни бухгалтерскому документу. Значительная часть кассового решения — это кассовая программа: приложение, которое может интегрироваться с другими системами, работающими в компании. Например, с CRM или с сайтом.

Есть решения, которые позволяют принимать оплату наличными или картой в офисе и фискализировать интернет-платежи с помощью одного фискального устройства — компании не придется покупать две кассы, чтобы пробивать отдельно чеки в офисе и отправлять электронные чеки за оплату тура на сайте.

Для туристических агентств мы рекомендуем использовать кассовое решение, включающее оборудование и удобную кассовую программу, которая интегрируется с CRM. Это не готовый смарт-терминал с предустановленной программой, а гибкий набор элементов, которые можно варьировать в зависимости от запросов бизнеса.

Для фискализации оплат можно использовать недорогой фискальный регистратор с чековым принтером — на нем можно будет печатать чеки в офисе. Фискальные регистраторы через небольшой микрокомпьютер подключаются к компьютеру (под управлением Windows 10) или планшету (на Android или iOS), на котором установлено кассовое программное обеспечение. Кассовая программа интегрируется с используемой в компании CRM-системой, например, с U-ON. Интеграция позволит автоматически формировать чеки и передавать в ОФД все необходимые данные об агенте, поставщике услуг, оплате, предоплате и т.д. — ниже мы подробно рассмотрим, какие именно поля нужно учитывать.

Специалисты компании, которая разрабатывает кассовое приложение, смогут помочь в выборе правильного устройства и его подключении.

Как подключить кассу и начать работу

Туристические агентства при регистрации кассы в ФНС должны обязательно указать признак агента в форме регистрации. По новым правилам эта информация должна быть отражена в чеке. Также при пробитии чека за реализацию тура оператора нужно указывать нзвание компании-туроператора.

С 1 июля 2019 г. в чеке также нужно указывать данные о покупателе. В случае продажи тура ИП или организации:

• ФИО покупателя (для ИП) в поле [1227];
• ИНН покупателя в поле [1228];

В случае продажи тура физическому лицу эти данные (ИНН при его наличии) также обязательно указывать. Это требование связано с тем, что в состав туров обычно входят страховые полисы. А согласно п. 6.2 54-ФЗ кассовый чек, сформированный при получении страховой премии или при страховой выплате, наряду с другими реквизитами должен содержать наименование страхователя (ФИО физлица или ИП) и его ИНН (при отсутствии — номер паспорта).

В поле “предмет расчета” [1059] обязательно указывайте название тура.

Большиство туристических компаний — и операторов, и агентств — ведут свои бизнес-процессы в специализированных CRM-системах, который уже имеют интеграции с кассовыми приложениями. Вся информация, которую нужно отражать в чеке, хранится в CRM — она попадает в чек автоматически.

ВАЖНО! Если покупатель оплачивал тур по банковским реквизитам организации или через интернет-банк, чек также необходимо пробивать.

Отдельная сложность возникает с бронированием и онлайн-оплатой туров.

С 1 июля 2019 года владельцы онлайн-касс должны формировать чеки для зачета и возврата предоплаты.

Закон обязывает продавца формировать два чека, если покупатель оплачивает товар или услугу на сайте или через интернет-банк, а получает их спустя какое-то время.

Например, если оплата за тур внесена онлайн, а документы турист получает в офисе через несколько дней, то турагенство должно при получении оплаты сформировать электронный чек и отправить его покупателю на email или в СМС, а при передаче пакета документов выбить второй чек — чек полного расчета с клиентом.

Разберемся в нюансах, которые возникают в данном случае в туристических агентствах. Прежде всего, определимся с понятиями.

Если агентство получает от покупателя онлайн-оплату средства за конкретный тур (конкретный пакет услуг с фиксированной ценой, предоставляемый туроператором) —- это предоплата. При формировании чека в поле “признак способа расчета” необходимо указывать “Предоплата” (если речь о частичной оплате) либо “Предоплата 100%”, если тур полностью оплачивается онлайн.

Если финальный набор опций тура еще не известен и агент составляет тур по запросу клиента, то при получении предоплаты за такую услугу (агентство может декларировать ее как “услуга по консультированию и подбору вариантов”) необходимо выбивать чек с указанием признака способа расчета “аванс”.

Чеки на предоплату

При получении предоплаты от клиента, чек необходимо отправить ему в электронном виде на почту или в СМС. При формировании чека обязательно заполняются следующие поля:

[1214] Признак способа расчета: Предоплата 100%

[1212] Признак предмета расчета: Платеж

[1030] Наименование предмета расчета: название услуги, тура

[1079] Цена: 135000 руб

[1020] Сумма расчета по чеку: 135000 руб

[1081] Сумма по чеку безналичными: 135000 руб

В момент, когда клиент получает полный пакет документов для поездки, агентство выбивает второй чек — чек полного расчета. В поле “Признак способа расчета” указывается “Полный расчет”, в поле “Способ расчета” — “Зачет аванса” (согласно формулировкам, указанным в законе, и предоплата, и аванс в поле [1215] называются авансом).

[1214] Признак способа расчета: Полный расчет

[1212] Признак предмета расчета: Товар

[1030] Наименование предмета расчета: название тура

[1079] Цена: 135000 руб

[1020] Сумма расчета по чеку: 135000 руб

[1081] Сумма по чеку наличными: 0 руб

[1215] Зачет аванса:135000 руб

Если предоплата была частичная, то будет две записи, например:

[1079] Цена: 135000 руб

[1020] Сумма расчета по чеку: 135000 руб

[1081] Сумма по чеку наличными: 35000 руб

[1215] Зачет аванса: 100000 руб

Чек полного расчета выдается клиенту в момент получения всех документов по туру. Если клиент получает пакет документов в электронном виде, чек пробивается в момент отправки документов.

Если клиент получает пакет документов в офисе компании или курьеров, чек выдается в момент передачи документов.

Если возникает необходимость вернуть клиенту внесенную онлайн предоплату (туроператор не подтверждает тур, или клиент отказывается от дополнительных услуг агентства, например, от страховки) — необходимо сформировать чек на возврат прихода.

В чеке обязательно нужно указать те позиции, за которые возвращаются средства.

В поле “Признак способа расчета” указываем “Предоплата” (если возвращаем часть средств) или “Предоплата 100%” (если возвращаем все средства).

ВАЖНО! При возврате средств продавцы часто делают большую ошибку, решая эту задачу помощью чека коррекции. Выбивать такой чек для возврата средств будет неверно, он используется только в том случае, если выявлена ошибка (техническая или допущенная сотрудником) в количестве или наименовании позиций, в стоимости позиций или общей сумме чека.

Зачет аванса

Точно так же, как и в случае предоплаты, при внесении аванса онлайн, агентство обязано выдать клиенту чек, в случае оплаты онлайн — электронный чек можно прислать на почту или в СМС. В поле “Признак способа расчета” указываем “Аванс”.

При получении клиентом документов на тур, агентство выдает чек полного расчета. Если стоимость услуг совпадает с размером аванса, способ расчета в чеке указывается, как “зачет аванса”.

Если необходимо доплатить, то выбивается чек, аналогичный случаю с частичной предоплатой:

[1214] Признак способа расчета: Полный расчет

[1212] Признак предмета расчета: Услуга

[1030] Наименование предмета расчета: название услуги, тура

[1079] Цена: 105000 руб - стоимость тура

[1020] Сумма расчета по чеку: 105000 руб

[1081] Сумма по чеку наличными: 5000 руб

[1215] Зачет аванса: 100000 руб

Если стоимость тура меньше внесенного аванса, то при выдаче документов нужно выдать два чека:

• полный расчет с зачетом аванса и указанием стоимости тура
• чек возврата прихода с указанием оставшейся суммы.

Совет

Большинство кассовых приложений уже поддерживают все поля в чеках, а интеграция с CRM-системой позволит автоматически выбирать нужные данные для формирования чека в каждом конкретном случае. Правильный подход к выбору кассы и программного решения поможет вам выполнять все условия 54-ФЗ и избежать штрафов.