Рубрика развивается при поддержке

Как навести порядок в большом бизнесе с помощью МДМ-системы

Опыт «Балтики» по внедрению системы управления мастер-данными.

В закладки

Развиваясь, любая организация накапливает все больше информации — новые клиенты, новые продукты и услуги, новые склады. При этом информацию нужно структурировать и обновлять. Но когда объемы данных доходят до критической отметки, становится сложно контролировать изменения. Представьте, что обновления вносятся разными сотрудниками из разных подразделений, в разных системах, да еще и вручную. Что же мы получаем в итоге? Появляются дублирующие записи, неподтвержденные или непроверенные данные, которые могут привести к ошибкам в управлении и неверным бизнес-решениям.

На протяжении двух лет компания «Балтика» реализует проект по управлению мастер-данными, который затронул деятельность многих служб и департаментов, в том числе производство, продажи, логистика, маркетинг, клиентский сервис и т.д. Этот проект реализуется не только в России, но и в ряде стран Восточной Европы.

Что такое мастер-данные?

Мастер-данные (МД) — это информация о ключевых бизнес-объектах, которые используются во всех процессах и департаментах. Их особенность в том, что они редко меняются. Мастер-данные определяют все составляющие бизнеса, с которыми имеет дело организация. Управление мастер-данными (MDM, Master Data Management) представляет собой комплекс процессов, стандартов и программного обеспечения, позволяющих единообразно работать со всем массивом данных.

В процессе управления МД важно правильно определить и назначить роли. Например, процесс ввода нового SKU (Stock Keeping Unit — идентификатор товарной позиции, учетная единица управления в рамках планирования, прогнозирования и продаж ) в систему состоит из 8 последовательных этапов с 17 ролями рецензирования и исполнения, ведения порядка 100 атрибутов. Все это требует организации, систематизации и документальной фиксации, отслеживания сроков исполнения.

Причины, по которым возникла необходимость в проекте

В 2017 году компания «Балтика» приняла решение значительно расширить продуктовый портфель. Параллельно по всей стране начали открываться внешние и 3PL-склады (3rd party logistics — поставки, осуществляемые 3ми лицами), а до этого — склады ответственного хранения. Стояла амбициозная задача открыть еще около 30 новых складов. Представляете весь масштаб? Процесс ввода данных SKU был достаточно сложным, отчетность требовала диджитализации.

Переход к централизованному управлению мастер-данными позволил:

· уйти от дублирования одинаковых строк данных в рамках поддержки ключевых классификаторов в актуальном состоянии в разных странах региона;

· ограничить круг пользователей, которые имеют доступ к вводу данных благодаря централизованному порядку внесения информации;

· сократить общее время на ввод данных о контрагентах, товарах и складах за счет централизации функционала и распределения ролей;

· предотвратить занесение неподтвержденной и некорректной информации.

Этапы реализации проекта

1. Определение Scope проекта, т.е. его границ, рамок. В компании сфокусировались на следующих ключевых объектах мастер-данных: Организация (Поставщики, Клиенты), Товары (SKU и Товарно-материальные ценности — часть материального имущества организации, которое находится в собственности организации и относится к ее оборотным средствам) и Склады.

На этом этапе были определены роли:

· инициатора запроса на операцию со строкой мастер-данных;

· владельца данных, который принимает решение о целесообразности производимого действия над строкой мастер-данных;

· дата-стюарда — основного участника процесса по обеспечению контроля за данными;

· группы по управлению мастер-данными, которая осуществляет менеджмент потока данных.

2. Реализация централизованной базы данных, в которой содержатся данные в ключевых классификаторах.

3. Внедрение системы электронного документооборота для поддержания эффективного обмена информацией в компании. В качестве такой программы была выбрана «СЭД Монолит», так как она позволяет разрабатывать, контролировать и поддерживать процессы управления мастер-данными в реальном времени и с помощью мобильного приложения. «СЭД Монолит» синхронизирована с ключевыми классификаторами, что позволяет соблюдать правило «одного касания» — данные вводятся в систему единожды и передаются в остальные модули системы и внешнее программное обеспечение.

Результаты реализации проекта

Теперь давайте поговорим о тех результатах, которых «Балтике» удалось достигнуть с внедрением централизованного подхода. Одним из направлений работы группы является актуализация весогабаритных характеристик продукции. Благодаря актуализации этих данных в системе компания уменьшила количество «воздуха», которое раньше перевозилось вместе с продукцией. По нашим подсчетам, это позволит сэкономить как минимум 30 млн. рублей в 2019 году.

Сократилось время на ввод новых мастер-данных, а также скорость оцифровки и отслеживания этой информации. Теперь на полный ввод нового SKU (при наличии декларации) и нового склада уходит не больше одной рабочей недели. Раньше заведение нового продукта занимало около двух месяцев. Также появилась возможность оцифровки и отслеживания этой информации.

Рекомендации

Хотим дать несколько рекомендаций, если вы еще не определились, нужны ли вашему бизнесу мастер-данные.

1. Убедитесь в потребности в системе управления мастер-данными. Предпосылками являются дубли, неактуальные данные, которые приводят к возврату продукции или негативным отзывам; наличие утерянных данных, некорректных отчетов. Если хоть один из этих признаков есть в вашей компании, пора задуматься об управлении мастер-данными.

2. Подробно нарисуйте карту процессов — из какой системы, из какой вкладки, что куда переходит. Это поможет вам наглядно выявить недостатки в процессах и понять, что от чего зависит.

3. Нарисуйте желаемую схему процесса и сравните ее со старой. Составьте алгоритм действий, которые нужны, чтобы достичь идеала.

4. Выберите надежного поставщика IT-услуг и приступите к реализации.

Для крупных организаций со сложной IT-инфраструктурой мастер-данные являются необходимым элементом, так как экономят время и деньги.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Денис Шушарин", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 1, "favorites": 7, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 86935, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 10 Oct 2019 11:10:46 +0300", "is_special": false }
Облачная платформа
Основа для цифровизации бизнеса
Объявление на vc.ru
Личный опыт
Почему вы читаете, как семиклассник?
Догадывались ли вы, что от вашей техники чтения в младших классах будут зависеть сегодняшние успехи в делах, бизнесе…
0
{ "id": 86935, "author_id": 373569, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/86935\/get","add":"\/comments\/86935\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/86935"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 200396, "last_count_and_date": null }
Комментариев нет
Популярные
По порядку
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }