Мы забили на Confluence и переехали в Notion
Легче не стало.
Сегодня у микрофона Лена Караулова, менеджер внутренних проектов маркетплейса Joom. Рассказываем, как мы решили перенести базу знаний и регулярное планирование из Confluence в Notion.
Этап первый: нас что-то бесило в Confluence
Мы пользовались Confluence целых два года для хранения полезных знаний и рабочих материалов большей части команд Joom, а ещё вели там планирование. 42% опрошенных сотрудников, как оказалось, этот инструмент не любили.
Вот что именно нас бесило.
Навигация за пределами знакомого вам пространства устроена сложно. Если вы не сделали шорткаты на нужные страницы, найти их будет сложно. Поиск при этом не очень помогает, если вы не знаете цитату или точную фразу из документа.
И всё это очень медленно происходит.
Этап второй: мы решили попробовать Notion
Первое, что видишь, — огромное количество шаблонов на любой случай жизни. Клиент Notion работает действительно быстро: переход между страницами и разделами занимает буквально секунду.
После тестирования с участием добровольцев мы пришли к выводу, что нам удастся решить проблемы с форматированием, поиском и скоростью работы.
Этап третий: переезд — это боль
Нам нужно было организовать быстрый и безболезненный переезд. Задача осложнялась тем, что у Notion нет API для автоматизации переноса, а при попытке выгрузки HTML-документов блоком из Confluence и загрузке в Notion происходит непонятное — названия папок превращаются в тыкву, не сохраняется дерево документов, не переносятся комментарии.
Простая копипаста выглядит куда проще, чем манипуляции с выгрузкой, загрузкой и последующим форматированием.
В итоге мы повезли 88 пространств и более 1000 документов вручную. По задумке это должно было помочь заодно разобраться с тем, что актуально, а от чего стоит избавиться.
Этап четвёртый: нас что-то бесит в Notion
Он очень красивый. Очень. У каждого пространства есть своя иконка и своя обложка. Наконец наш творческий потенциал раскроется в полной мере. Но есть и проблемы.
Не так уж он и быстро летает, когда эти самые 88 пространств перенесены. Если информации много, приходится ждать раскрытия выпадающих списков как на странице, так и в навигационном меню.
Можно запросто случайно удалить или куда-то переместить целые разделы с ценной информацией. Достаточно неловкого движения или кота, пробежавшего по клавиатуре. То же самое произойдёт с содержимым страницы, если она не заблокирована для изменений.
Вы переходите на страницу по ссылке, но понятия не имеете, в каком пространстве оказались. Навигационное меню об этом ничего не говорит.
Таблицы! Обычных таблиц нет, есть ноушенские! По сути, это база данных без возможности объединения ячеек и неубиваемым первым столбцом. Как хотите, так и приспосабливайте его. Перенос таблиц откуда угодно в Notion — боль.
- Ещё про таблицы: если их несколько на одной странице, они становятся п о д с т р а н и ц а м и. Ну ё-моё!
- Прыгающие иконки пользователей, которые смотрят документ вместе с вами. Всё время чувство, что за вами наблюдают.
- Поиск не так уж хорош. Результаты скорее путают, чем помогают.
- За два месяца работы уже успел отвалиться один раз на десять минут.
Самое обидное: не очень понятно, каких улучшений и доработок стоит ожидать от Notion и стоит ли. У компании нет публичного роадмапа, поэтому в ответ на запросы мы получаем примерно такое:
We do not have plans for a public roadmap, and cannot share with you specific dates of feature releases for internal reasons.
Этап пятый: дальше-то что
Результаты опроса противоречивы. С одной стороны, 65% сотрудников готовы продолжать работать в Notion. Кто-то с радостью, кто-то без особых претензий.
С другой стороны, чувства к Confluence вспыхнули с новой силой после расставания (классика!), а сама Atlassian всерьёз взялись за обновление продукта. Даже сделала выпадающее меню по нажатию на слэш.
Ключевые проблемы: тормоза, неудобный поиск и проблемы с форматированием, решить при помощи Notion не удалось.
Что дальше:
Остаёмся в Notion и продолжаем переговоры по поводу доработки всего, что нас не устраивает: таблиц, навигации, поиска, быстродействия и так далее.
- Посматриваем в сторону альтернативных инструментов на случай, если переговоры зайдут в тупик.
Напишите нам в комментариях, каким вики-сервисом пользуетесь вы и почему. А ещё проголосуйте в опросе.
Я бы озаглавил статью как "от добра добра не ищут" или "не перестраивай то, что стабильно работает".
Наш очень активный гендир на предыдущем месте работы, адепт Agile, Jira и Confluence, постоянно (еженедельно!) предлагал (и вносил!) изменения в процесс работы. Наиболее ярким был поиск подходящего мессанджера, т.к. большая часть команды была удалённая.
Базовым был Skype, но пробовали периодически и Slack и Hangout и даже Zoom. В результате, после очередного микропаралича производственного процесса в связи с пробой очередного мессанджера я пошел к генеральному с просьбой "не мешать команде работать и остановиться на Скайпе".
Как итог - нас уже с генеральным в компании нету, а Скайп уже 4й год прекрасно используется для коммуникаций распределённой команды.
: )
Такой подход тоже может работать, но он все-таки очень консервативный 🙂
Тот же Slack действительно решает многие проблемы в командной работе (это тема для отдельного поста).
Совсем отказываться от нового не стоит, но настраивать процессы, затрагивающие целую компанию, нужно взвешенно.
Не увидел в вашем рассказе информации о некоем тесте Notion (скажем, на какой-то части команды\ рабочей группе).
Возможно, вы об этом просто не упомянули. А возможно и не делали.
Если второе, то это могло бы вас и команду оградить от получившегося "непонятного" результата, сэкономив и время и деньги.
Коротко упомянули тут:
«После тестирования с участием добровольцев мы пришли к выводу, что нам удастся решить проблемы с форматированием, поиском и скоростью работы»
Мы действительно делали такой тест на части команды. Это нас не уберегло, потому что нагрузка всей команды на Notion привела к существенным тормозам, а кроме того, вскрылись разные тонкие потребности наших коллег, которые во время тестирования не проявились.
ну так нужен был рабочий тест в несколько месяцев - прям перекинуть одну команду "желающих" на NOtion полностью и смотреть результаты.
На самом деле такой опыт тоже есть — у нас одна из выделенных команд сидела долгое время в Notion по собственной инициативе и ни на что не жаловалась. Но даже их опыт оказался нерепрезентативен для более широкой группы пользователей в компании.
А почему вы считаете, что опыт будет репрезентативен, так как они решают узкую часть ваших задач? Вам повезло, что у вас ещё не очень большой объём документации, по сравнению с нами. :)
В этой команде специалисты из разных областей, так что был опыт и со стороны разработки, и со стороны продукта. Грубо говоря, это был Joom в миниатюре.
Хе-хе... у нас приходящие ПМ говорят, что им Jira неудобно работать. :)))