Как эффективно спланировать бюджет отеля: разбираемся с экспертом Еленой Бауэр

Планирование бюджета — одна из самых непростых, но при этом жизненно важных задач для любого отельера. С чего начать и как все учесть? За ответами мы обратились к Елене Бауэр, генеральному менеджеру четырехзвездочного отеля на побережье. В своей практике Елена научилась превращать сухие цифры в реально работающий инструмент: ее кейс покажет, как составлять и вести бюджет так, чтобы каждый рубль шел на пользу бизнесу.

Агентство интернет-маркетинга BondSoft специализируется на работе с отельным бизнесом с начала 00-х. Внимательно следим за развитием отрасли и предлагаем клиентам гибкие решения для привлечения гостей из интернета.

— Расскажите о вашем отеле. Какое значение занимает бюджетирование в управлении?

— Я работаю в отеле Dream Hotel Anapa. Он расположен на живописном побережье и включает 122 номера, два ресторана и несколько баров. Все эти направления нужно не просто поддерживать, но и развивать. А без бюджета это практически невозможно.

Бюджет — это не набор строгих цифр «сверху вниз», а эффективный инструмент управления:

Я большой любитель бюджетирования, участвовала в разных проектах: и как управляющий собственник, и как партнер, и как наемный менеджер. Во всех ситуациях грамотный подход к финансам спасал от многих ошибок.

— С темой бюджетирования вы выступали на разных мероприятиях и вебинарах. Что вам запомнилось из недавнего?

— Недавно мы проводили вебинар в сотрудничестве с клубом "АРДО", где обсуждали формирование бюджетов. Больше всего вопросов вызвал подход к формированию фонда труда. Периоды бюджетирования тоже могут быть разными: например, наш отель привязан к сезонности, поэтому бюджет начинается с 1 ноября текущего года и заканчивается 30 октября следующего года. Благодаря этому мы эффективно планируем и готовимся к предстоящему высокому сезону, а потом анализируем результаты и вносим коррективы.

— Давайте по порядку. С чего начинается процесс бюджетирования?

— Если мы говорим об операционном бюджете, нужно начинать с единства подходов к его формированию. Это основа, которая помогает нам планировать доходы и расходы, а также следить за тем, чтобы операции не выходили за рамки безубыточности. Здесь важно правильно применять цифры: они показывают, насколько эффективно мы управляем ресурсами.

Для долгосрочного развития очень важен инвестиционный бюджет. Он включает в себя средства на обновление и реновацию, которые необходимы для поддержания конкурентоспособности отеля: например, замену старого текстиля на новый или развития других проектов. Инвестиционный бюджет отражает траекторию развития бизнеса.

— Как вы управляете рисками, связанными с бюджетом?

— Гибкий бюджет и управление рисками позволяют перераспределять деньги в случае непредвиденных ситуаций. Например, во время пандемии и закрытия аэропортов у нас был финансовый запас: благодаря ему мы вернули деньги гостям, отпуск которых не состоялся из-за ограничений.

Управление рисками — это ключевой элемент в любом бюджетировании. Нельзя предусмотреть все, например, как кризис, который случился на побережье Анапы в декабре. Но мы можем минимизировать потенциальный ущерб — в нашем бюджете всегда есть строка "непредвиденные расходы".

Полнота информации — гарантия, что бюджет включает все возможные расходы и доходы. Даже если некоторые расходы кажутся незначительными, мы всегда стараемся их учесть, чтобы не столкнуться с неожиданностями. Это помогает нам сохранять баланс и избегать дефицита даже в кризис.

— Какие существуют принципы эффективного бюджетирования?

— Один из важнейших принципов — создание единой бюджетной системы. То есть, все участники процесса должны понимать и применять одинаковые правила при формировании бюджета. Например, расходы на ремонт классифицируются единообразно во всех отделах. Это обеспечивает целостность и надежность бюджета.

Еще один принцип — целевая направленность. Она критически важна. Каждый рубль в бюджете должен иметь свое предназначение. Это нужно, чтобы контролировать траты и обеспечивать достижение общих бизнес-целей.

Гибкость и здесь играет роль. С ее помощью можно перераспределить ресурсы в зависимости от условий и приоритетов, которые периодически меняются.

Еще один принцип — это подход к бюджетированию. Он должен быть максимально гибким. Раньше я формировала три разных бюджета для каждого проекта — оптимистичный, пессимистичный и наиболее вероятный. А сейчас перешла к одному более гибкому бюджету — в зависимости от выручки мы корректируем расходы, поэтому легко адаптируемся к изменениям и не теряем контроль над финансами.

— Стратегический, тактический и операционный уровни бюджетирования — что это и как они связаны между собой?

— Стратегический уровень — это долгосрочные планы, которые отражают глобальные цели компании. Например, мы можем планировать покупку нового отеля через 10 лет, расширение территории или создание нового направления услуг. На этом уровне бюджетирование больше зависит от собственников и их видения развития бизнеса.

Тактический уровень охватывает среднесрочные перспективы, которые обычно связаны с задачами на 2-3 года. Эти задачи разрабатываются менеджментом компании и включают подготовку к крупным инвестициям, изменениям в услугах или адаптацию к изменениям рынка.

Операционный уровень — наша текущая деятельность, на которой сосредоточены руководители подразделений. Они собирают данные, анализируют и готовят прогнозы для годового бюджета. На этом уровне решаются вопросы ежедневной работы, например, прогноз доходов ресторана или SPA, или расходы на коммунальные услуги.

— Как организовано бюджетирование в сезонном отеле?

— В сезонных отелях бюджетирование строится на год. У нас остается достаточно времени на адекватное планирование и в то же время мы остается гибкими, чтобы реагировать на изменения рыночной ситуации. Корректировки мы обычно вносим поквартально или помесячно, в зависимости от того, как развиваются события и как ведет себя экономика.

Основной акцент в сезонном отеле идет на категории расходов и доходов, которые напрямую влияют на прибыльность: это коммунальные платежи, затраты на персонал и маркетинг. Каждую категорию мы анализируем отдельно, чтобы понимать, где можно сократить расходы без ущерба для качества.

— Как вы планируете бюджет с учетом сезонности?

— Сезонность — это ключевой фактор для нас. Мы планируем наши маркетинговые акции и специальные предложения в зависимости от времени года, чтобы максимизировать доходы в пик сезона и минимизировать затраты в межсезонье. Так, зимой мы предлагаем специальные пакеты для привлечения туристов.

Вне сезона мы проводим ремонт и подготовку к следующему лету — обновляем номерной фонд, обучаем персонал. Важно понимать, что даже в нерабочие месяцы у нас идут расходы на отопление, охрану, поддержание инфраструктуры и так далее. Все это учитывается в бюджете, чтобы не выйти за рамки запланированных расходов.

— Какие принципы вы используете при составлении и исполнении бюджета?

— Бюджет должен быть составлен на основе реальных данных и ожиданий. Например, мы не можем планировать 100% заполняемость в феврале — если брать в учет данные о загрузке в этот период в предыдущие годы, выходит, что это нереалистично для нашего региона. После утверждения бюджета начинается самая важная часть — его реализация. Если просто составить бюджет и “положить его на полку”, он не принесет пользы. Мы ввели систему ежедневного мониторинга, которая помогает контролировать исполнение бюджета: в форме фиксируются все доходы и расходы, а финансовый аналитик и помощник руководителя анализируют полученные цифры.

Каждый день я обращаюсь к данным, чтобы понимать, выполняем ли мы плановые показатели по доходам, укладываемся ли в запланированные статьи расходов и какие коррективы нужно внести. Такой ежедневный анализ показывает общую картину: где мы можем сэкономить, а где нужно больше внимания уделить продажам.

— Насколько важно анализировать действия конкурентов при планировании собственного бюджета?

— Очень важно. Если вы понимаете, как ваши конкуренты распределяют свои ресурсы, то можете перенять ценные уроки у них. Регулярный анализ конкурентной среды помогает оставаться на шаг впереди и принимать обоснованные решения.

— Как вы используете бюджет для принятия решений и достижения управленческих целей?

— Бюджет должен служить не только как план, но и как инструмент контроля. Мы используем его для того, чтобы решать, например, когда и какие инвестиции необходимы, как управлять текущими затратами. По сути, каждое решение, связанное с финансами, должно базироваться на данных из бюджета, чтобы гарантировать, что все расходы оправданы и не выходят за рамки установленных планов.

Существуют разные методы формирования бюджета. Мы используем оба: сначала "снизу вверх", а потом "сверху вниз". Благодаря методу "снизу вверх" сотрудники более вовлечены и ответственны за результаты своих подразделений. Например, руководители SPA-центра и ресторана представляют свои прогнозы по доходам и расходам. Диалог между управляющими и отельером помогает оптимизировать план бюджета до того, как он будут окончательно утвержден. В общем, бюджет становится общим делом, а не только задачей финансового отдела.

— Если в некоторых подразделениях нет руководителей, как вы тогда используете метод "снизу вверх"?

— В небольших подразделениях, где нет руководителя, ответственность ложится на операционного менеджера или на меня. В моем случае я часто лично занимаюсь цифрами, потому что это моя сильная сторона.

Бюджетирование — это не только инструмент, но и мой любимый процесс. Важно, чтобы управленцы видели в нем не просто рутинную задачу, а стратегический инструмент для достижения целей.

— Какова роль собственников в процессе бюджетирования?

— Собственники играют важную роль в утверждении бюджета и в определении стратегических целей компании. Они предоставляют ресурсы и устанавливают общие рамки для финансовых ожиданий. Конечные решения по бюджету часто зависят от детального анализа и рекомендаций управленческой команды, поэтому важно сотрудничать и слышать друг друга на всех уровнях управления.

— Правда ли, что бюджетирование — это не только про финансы, но и про объединение команды?

— Абсолютно. Процесс бюджетирования задействует все уровни управления: от сотрудников на местах до отельеров. Каждый чувствует причастность к достижению общих целей. Люди видят, зачем они делают ту или иную работу и как их усилия влияют на общую картину.

— На чем, по вашему опыту, категорически нельзя экономить при управлении расходами?

— В управлении отельным бизнесом существует несколько ключевых аспектов, на которых экономить действительно нельзя. Первый и самый важный – это безопасность гостей. Пожарная и антитеррористическая защита, физическая безопасность. Мы обеспечиваем надлежащий уровень безопасности вне зависимости от финансовых обстоятельств.

Второй важный аспект — это качество услуг и уровень удовлетворенности гостей. Например, мы никогда не экономим на качестве постельного белья и матрасов. Гость должен чувствовать себя комфортно в наших номерах, это прямо влияет на его восприятие нашего отеля и желание вернуться к нам снова.

— А что насчет таких категорий трат, как чистота и анимация?

— Чистота — это визитная карточка любого отеля. Мы не можем позволить себе экономить на уборке или качестве уборочных материалов, поэтому регулярно проводим химчистку мебели, штор и ковровых покрытий. Что касается анимации, то это то развлечение, которое создает теплые воспоминания у гостей курортных отелей. Качественные развлечения — самая настоящая инвестиция, потому что они напрямую влияют на общее впечатление от пребывания в отеле. А где хорошие эмоции — там и положительные отзывы, сарафанное радио и повторные приезды.

— Тогда на чем можно сэкономить?

Мы сокращаем затраты за счет оптимизации графиков работы персонала, проводим переговоры с поставщиками и инвестируем в энергоэффективные технологии — пересматриваем договоры с поставщиками хозяйственных товаров и ищем лучшее соотношение цены и качества, устанавливаем энергосберегающие системы освещения и отопления.

— Как найти баланс экономией и поддержанием высокого уровня сервиса?

— Баланс находится через гибкое бюджетирование и постоянный мониторинг результатов по сравнению с бюджетными показателями. Регулярно пересматривайте и адаптируйте бюджет в соответствии с условиями и потребностями рынка, а они постоянно меняются. Мы, например, используем гибкий подход к бюджетированию — расходы регулируются в процентном соотношении к доходам.

— Какие советы вы бы дали управленцам для эффективного бюджетирования?

— Я бы порекомендовала установить четкие финансовые цели и анализировать достижение этих целей на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе. Вовлекайте в процесс бюджетирования всех ключевых сотрудников, чтобы они чувствовали себя частью команды и понимали свою роль в достижении общих целей.

— Какие шаги вы бы порекомендовали новичкам для эффективного бюджетирования и регулярного мониторинга?

— Рекомендую начать со сбора и анализа прошлых данных. Это краеугольный камень любого бюджета. Изучите данные за последние три года, если это возможно, чтобы увидеть тенденции, пиковые и низкие периоды, а также основные источники доходов и расходов. Затем установите реалистичные и измеримые цели. Ваш бюджет должен отражать возможности вашего бизнеса, а не ожидания. Третий шаг — разработайте гибкий бюджет, который можно адаптировать в зависимости от меняющихся условий рынка и внутренних обстоятельств вашего бизнеса.

Далее установите систему для ежедневного, еженедельного и ежемесячного мониторинга бюджета. Это поможет вам быстро реагировать на любые отклонения от плана. Последний шаг — вовлекайте в процесс бюджетирования ключевых сотрудников из разных отделов. Это повысит их осведомленность о финансовом положении предприятия и улучшит их вовлеченность в достижение общих целей.

— Какие книги или ресурсы вы бы порекомендовали для тех, кто хочет углубить свои знания в бюджетировании?

— Ваш путь в управленческом учете будет зависеть от структуры личности и стиля обучения. Начните с классических учебников, найдите курсы на обучающих платформах, но помните, что информацию нужно будет адаптировать под свой объект.

В режиме дефицита времени я бы рекомендовала найти проводника, который с учетом своего опыта и сделанных ошибок подскажет, как можно их избежать. Обязательно убедитесь в релевантности его профессионального опыта. Если вам понадобится экспертиза или остались вопросы, стучитесь в мой Telegram-канал. Выгодного вам гостеприимства!

Агентство BondSoft помогает отелям привлекать гостей из интернета: продумываем стратегию продвижения, настраиваем рекламу и SEO, отрабатываем обратную связь и делаем профили н�� Картах удобными и привлекательными для клиентов.

Наши контакты 👇 Записывайтесь на консультацию!

Сайт: www.bondsoft.ru

VK: vk.com/bondsoft_ru

Телефон: +7 (495) 118-24-96

Email: info@bondsoft.ru

Канал в Телеграм