Digital-конференция в регионе: как собирать ежегодно 300+ участников

Эта статья для тех, кто живет в относительно небольшом городе (как и я), и хочет раскачать местное бизнес-сообщество, привлечь внимание к интернет-маркетингу.

Изначально я предполагал написать что-то типа инструкции, но потом решил, что это личная история. За любой конференцией стоит идейный вдохновитель или 2-3 человека, которые являются «лицом» мероприятия.

Поэтому цифры и факты в статье будут, но это не главное. Я владелец агентства интернет-рекламы, живу в Пензе (население 500 тысяч) и много раз занимался организацией семинаров, конференций различного масштаба. Естественно, и поездил достаточно по федеральным и региональным мероприятиям.

Мы собирали разовые семинары и конференции. Но три года назад мне захотелось сделать ежегодное событие. Такое, которое будут ждать. Так появилась «Продвижение без пафоса» ― об интернет-маркетинге для бизнеса. Основные темы: SEO, PPC, SMM, кейсы и аналитика. Сейчас это 300+ участников из Пензы, Саратова, Саранска и Тамбова. 3 секции и 15 спикеров. В этот раз она состоится 21 февраля 2019 года.

В чем отличие «немиллионников» от крупных городов? Я часто в поездках слышал фразу: «Да что у нас тут [в Пензе] могут собрать?». В тексте менялся только город. Эта статья о том, что практически в любом городе независимо от его туристической привлекательности и размера можно собрать конференцию с участием несколько сотен маркетологов, предпринимателей и специалистов. В том числе из ближайших регионов. У нас радиус охвата 200-250 километров.

Есть несколько основных сложностей организации таких событий:

  • Нет профессиональной тусовки в регионе, а есть «дикое поле», где разброс знаний участников очень большой. Либо самый начальный уровень, либо достаточно глубокий. Серединки нет. Поэтому программу нужно делать с расчетом на нетворкинг и частично на шоу.

  • Бесплатно и качественно сделать невозможно, и максимальная цена за билет, которую готовы платить люди, составляет 3-4 тысячи рублей.

  • Привлечение участников. Мой опыт организации платных мероприятий показывает цифру в 300 участников. Собрать больше можно только за счет гостей из других регионов. Но даже за 200 километров немногие готовы ехать.

  • Отсутствие доступных площадок с большими залами.

Зачем?

Это главный вопрос при создании конференции.

Организаторам

Зачем мне это было нужно? Я хотел сделать «вброс» и понять, как меняется бизнес-среда, чего предприниматели ждут от интернет-маркетинга. Сделать это точечно невозможно. Почему мы делаем это сейчас? Мы заработали известность и доверие, т.к. не только даем качественный контент, но и обеспечиваем хорошую организацию. И для участников и для спикеров. И если в первый раз мы с трудом подыскивали доклады, то сейчас специалисты сами отправляют заявки на выступление и даже не просят оплатить дорогу и проживание.

Еще один приятный бонус ― известность в профессиональной среде. На конференции Baltic Digital Days было удивительно, когда подходили знакомиться люди и спрашивали, тот ли я парень из Пензы, который собирает платно 300 участников.

Тогда я сделал вывод, что свой онлайн-сервис или мероприятие ―жирный плюс в карму агентства.

Участникам

Про контент понятно. Только качественные и полезные доклады. С другой стороны, что-то действительно новое про интернет-маркетинг подготовить сложно. И конференций в год пруд пруди. Поэтому мы сделали ставку на:

1. Эксклюзивные доклады под «хотелки» наших участников. К примеру, в этом году мы сместили акцент в сторону кейсов и SMM. И спикеры готовят доклады именно под наше мероприятие.

2. Общение, новые знакомства и связи. По итогам поездки наши спикеры увозят 1-2 контракта, а участники получают качественную услугу.

3. Приемлемая цена при высоком уровне организации. Поездка на конференцию в Москву, к примеру, обойдется примерно в 30-40 тысяч рублей на одного человека (входной билет, дорога, проживание и питание). Мы даем начальную цену за билет 3 000.

Спикерам

На бизнес-конференциях обычно спикеры готовы выступать при условии оплаты дороги и проживания. А если мероприятие наберет «жирок» и известность, то и просто за возможность выступить. Для спикеров поездка в регион ― это возможность обкатать свой доклад, получить новые впечатления и связи, и в некоторых случаях получить заказ. Особенно это важно для начинающих докладчиков, чтобы пополнить «портфолио».

Соорганизаторы

Одному сделать большое мероприятие не под силу. Мне повезло, и я в лице Рекламного Агентства «Белая Ворона» нашел надежных партнеров. Опыт проведения мероприятий у них просто огромный. Я со своей стороны занимаюсь всем, что касается сайта, программы и спикеров, продажи билетов. Коллеги из агентства ― оформлением и работой на площадке, размещением докладчиков, поиском волонтеров и всеми прочими функциями «эвентологов».

Партнеров ищем сообща. Всего в подготовке мероприятия принимает участие 5 человек и 15 (включая волонтеров) в день конференции.

Основные затраты

Вот то, что составляет почти половину нашего бюджета:

  • Аренда площадки

  • Дорога и размещение спикеров

  • Кофе-брейки

Площадка

Мы пробовали разные варианты. Коммерческие конференц-залы отличный вариант с точки зрения оборудования и комфорта гостей. Но дорого. Первое мероприятие мы провели в ресторане с условием выкупа обслуживания на определенную сумму.

Последние конференции мы проводим в областной библиотеке. Коллеги из IT-кластера помогли заметно опустить стоимость аренды. К тому же больших доступных залов с просторными холлами в нашем городе просто нет.

Если есть возможность заручиться поддержкой власти либо организаций поддерживающих предпринимателей ― обязательно воспользуйтесь. Сэкономит время и деньги.

Дорога и размещение спикеров

Один из вариантов сэкономить ― пригласить выступить местных экспертов. Но тут есть один минус: как правило, все местные эксперты давно известны и доступны по телефону или на бесплатных мероприятиях. Поэтому большой вопрос, захотят ли люди платить за это?

Еще один лайфак: некоторые «гиганты» уровня ВКонтакте, Яндекса сами оплачивают дорогу и размещение своим сотрудникам. Это полезно и с точки зрения экономии, и участники теплее реагируют на громкие названия.

Кофе-брейки

В регионе можно поискать партнеров, которые готовы будут привезти «плюшки» за рекламу на конференции, в соцсетях и на сайте.

На чем еще можно сэкономить без потери качества

Обед

Покормить одновременно 300 человек без очередей и негатива достаточно сложно. Плюс полноценный выездной обед обойдется в 350-400 рублей на человека. Причем, обедать хотят не все.

Мы для себя выбрали вариант рекомендовать участникам рестораны поблизости, а на площадке сделать кофе-брейк.

Кофе-брейк

Качественные кофе и чай стоят дорого (даже если договориться с партнером по себестоимости). Но в перерыв напоить гостей горячими напитками необходимо. Мы решили для себя этот вопрос так: хороший растворимый кофе и пакетированный чай бесплатно плюс качественный вареный кофе от партнеров платно.

Раздатка

По опыту прошедших мероприятий стало ясно, что содержимое раздатки ― это первое, что летит в помойное ведро (я веду речь об эконом-мероприятиях). Все промо-коды и бонусы от партнеров оптимально высылать по электронной почте.

Сайт

Наш сайт http://penza.marketing сделан на конструкторе. Главные его задачи ― описать, для кого конференция, где и когда она пройдет, показать программу и спикеров, дать возможность купить билет. Регионы не богаты на digital-события. И альтернативы у участников нет. Сайтом будут пользоваться, даже если он сделан «на коленке». Отображается корректно? Билеты онлайн купить можно? Факты не искажены? Вот и ладно.

Привлечение участников

О конференции начинают говорить после накопления «в эфире» достаточной информационной массы. Когда вы везде ― на радио, в журналах, местном ТВ, в интернете ― вас начинают узнавать. И относятся внимательнее. В случае с «Продвижением без пафоса» мне повезло с партнерами из «Белой Вороны». За плечами у коллег масса мероприятий, и огромное количество связей с инфопартнерами. Рекламный охват мы получаем от региональных СМИ, которых указываем в качестве партнеров на ресурсах конференции.

Что еще работает: email-рассылка по базам местных предприятий и обзвон участников прошедших мероприятий. Интернет-реклама работает слабовато.

Спикеры и доклады

Как я уже писал выше, сейчас мы выбираем спикеров по докладам с топовых конференций. И отсматриваем видео выступлений. Так становится понятным, будет ли докладчик интересен нашей публике, или нет.

Отбор спикеров мы начинаем за полгода до конференции. И заранее согласовываем тему выступления. К сожалению, я столкнулся на многих digital-мероприятиях с ситуацией «приедь, что-нибудь расскажи, на тебя народ придет». В итоге до события остается 2-3 недели, а в программе напротив большинства докладов стоит «тема уточняется».

Хедлайнер. Он должен быть. Я упоминал, что уровень знаний участников конференции имеет очень сильный разброс. Больше, конечно, начальный. Поэтому посмотреть на условного «живого ВКонтакте» желающих очень много. И это несмотря на то, что обычно доклад звучит не первый раз и описывает базовые вещи.

Кстати, многие докладчики приезжают из любопытства. Город посмотреть. Имеет смысл составить для них «туристическую карту спикера», а гостиницу снять в пешеходной части города.

Как раскачать зал

Мы столкнулись с тем, что люди в массе боятся или стесняются задавать вопросы. Хорошо в плане раскачки действуют три составляющих:

  • Спикеры-шоумены
  • Чаты конференции с возможностью задать вопросы

  • Грамотные модераторы, которые не только следят за таймингом, но и умеют работать с аудиторией

Партнеры-спонсоры

Очень больной вопрос, когда заходит речь о партнерах-спонсорах. На первой конференции мы получили помощь только от одной организации. 10 000 рублей, которые мы заплатили ведущему.

Тема «просто прийти и попросить» умерла. Поэтому сейчас мы кроме информационного шума предоставляем партнерам место на выставке в день конференции и вариант короткого блиц-доклада со сцены на 15 минут. К примеру, это может быть кейс внедрения облачных технологий и автоматизации от партнера-провайдера.

Но и этого мало. Поэтому нужно рассчитывать бюджет и затраты так, чтобы зависеть только от себя.

Проблема роста

В самом начале я написал, что в Пензе есть порог по числу участников, выше которого сложно прыгнуть: 300. Поэтому рост возможен либо за счет расширения географии, либо за счет другого типа аудитории. В этот раз на конфе будет три секции: две для бизнеса и одна для агентств/специалистов. Рассчитываем за счет партнеров-сервисов привлечь гостей из digital-сферы. Все-таки интернет-маркетологи мобильнее и легче на подъем, чем их клиенты-предприниматели.

Модераторы/ведущие

Желательно, чтобы это были не просто профессиональные ведущие, но еще и люди «в теме». Это бывает полезно, когда спикер закончил доклад раньше, чем заявлено в программе, а вопросов из зала нет. Можно попросить модератора составить список вопросов от себя и задать их. Важно избежать ситуации, когда люди из одной секции приходят на окончание доклада из другой. Неудобно и спикеру и участникам.

Факапы (то, что вспомнилось)

Совместное размещение спикеров

На одной из конференций меня по ошибке заселили в номер с моим земляком (на самом деле, он собирался с женой поехать). Да еще и с двуспальной кроватью. Вопрос разрешился быстро (спасибо организаторам), но реально некомфортно. Не делайте так.

Люди не читают

Это я про обзвон. Даже если вы уже в пятый раз делаете рассылку по базе зарегистрированных участников, они и половину информации не читали/не помнят. Звоните. Рассказывайте. Всегда.

Обед

Многие площадки либо не имеют своей кухни, либо не приспособлены для того, чтобы быстро накормить 200-300 человек. Мы от этой идеи отказались после разовой попытки. Лучше снизить стоимость билетов, рассказать, где ближайшие рестораны и организовать кофе-брейк. Так можно избежать очередей и ситуации, когда чей-то обед по ошибке съели и человек остался голодным. Да, я в курсе, что на CyberMarketing организаторы умудряются накормить 1000 человек. Но это реально боль.

Тайминг

Проблема многих мероприятий. Его соблюдение критически важно, когда у вас несколько секций. Кроме того, что описал выше в блоке про модераторов, некоторые участники и спикеры приезжают не к началу конференции. И если выступление, например, после обеда, а его задержали/закончили раньше, возникает не очень приятная ситуация.

Изменение порядка выступлений в программе

На мой взгляд, допустимо менять доклады местами только в крайнем случае. И обязательно извещать об этом и участников и спикеров. Неприятно, когда ко времени ты приезжаешь на нужный доклад, а спикер его уже прочитал. Вдвойне неприятно спикеру в подобной ситуации выступать в полупустом зале.

Замкнуть все инфопотоки на себя

Бомбануть может везде: спикер не приехал, кейтеринг подвел, аппаратура не готова и т.п. Поэтому все информационные потоки от спикеров, соорганизаторов, сотрудников площадки и прочего лучше замыкать на себя. Это позволяет быстро решать возникшие проблемы, грамотно перенаправив потоки и связав нужных людей.

Пройти путь участника

Своими ногами. От входа (парковки или даже вокзала в случае гостей) на площадку по всем точкам, где будут находиться участники. И представить, что и где ваш гость будет делать, как будет двигаться поток на кофебрейке. Успеет ли участник за отведенное время дойти от секции до другой секции и так далее. Весь путь, который пройдут ваши гости, важно пройти самому. И будет счастье.

Вместо заключения

Надеюсь, вы не зря потратили время, и нашли для себя полезные моменты. Напоследок дам еще один совет: ездите по чужим конференциям. Внимательно наблюдайте и фиксируйте все плюсы и минусы. Кроме полезного опыта связи наработаете и вживую оцените интересных спикеров.

0
15 комментариев
Написать комментарий...
Aleksandr Denisov

Надеюсь, и до Ижевска когда-нибудь дойдёт этот тренд!)

Ответить
Развернуть ветку
Павел Берсенев

Возьмись, и сделай) Никита Антонов за 1,5 месяца собрал конференцию на 200 участников.

Ответить
Развернуть ветку
Никита Антонов

Отличная статья! Для себя несколько моментов записал.

Ответить
Развернуть ветку
Daniil Khanin

когда-то владел интернет-рекламным агентством и тоже делал конференцию, которая в итоге выросла (с другими организаторами, которых я знаю) в болшой проект http://gorod.it

Ответить
Развернуть ветку
Павел Берсенев

Круто! Сколько предполагаете участников и какие регионы?

Ответить
Развернуть ветку
Daniil Khanin

ох, уже делаю не я, при мне мы довели до 650, сейчас вроде как сильно больше. Регионы Сибирь.

Ответить
Развернуть ветку
Павел Берсенев

У нас есть своя айти-конференция SECON . В Томске ее знают)

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Trudov

Мероприятие вышло отличное, до сих пор приятные воспоминания

Ответить
Развернуть ветку
Павел Берсенев

Спасибо! Круто, что к нам издалека приехать решился

Ответить
Развернуть ветку
Елена Туранова

Достойная статья и вдохновляющая история. Спасибо

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Паньшин

Отличная статья!

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Павел Берсенев

Имеете в виду, только онлайн?

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Павел Берсенев

Было бы интересно посмотреть на афтепати такой конференции.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Павел Берсенев

Большая тусовка сейчас?

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Павел Берсенев, Пенза

Отстрелялись. 3-я конференция прошла на ура. http://penza.marketing/
http://www.penza-online.ru/tekhnologii/index.php?ELEMENT_ID=23379

Ответить
Развернуть ветку
12 комментариев
Раскрывать всегда