Как Тинькофф Бизнес упростил расчеты службы доставки с курьерами

В работе с самозанятыми главный документ для отчета перед налоговой — чек. Но бывает, что исполнители забывают его сдать, ошибаются или внезапно снимают себя с учета. Из-за этого в компании «Чекбокс» два менеджера проверяли статусы и чеки курьеров вместо основной работы.

Рассказываем, как компания научилась быстро и просто получать корректные документы от самозанятых.

«Чекбокс» — сервис доставки последней мили: это доставка уже готового продукта покупателю. Курьеры развозят товары торговых сетей и малого бизнеса, у которых нет своей системы логистики.

В компании много заказов, их доставляют больше тысячи самозанятых курьеров. Они работают на личных автомобилях, когда им удобно, и получают плату за выполненные доставки.

Компания переводит деньги самозанятому и получает от него чек. В нем — основная информация о платеже: сумма оплаты, ИНН заказчика и назначение перевода.

С помощью чека компания может отчитаться перед налоговой и уменьшить налог с доходов при УСН «Доходы минус расходы» и налог на прибыль на ОСНО. Для этого в чеке не должно быть ошибок в ИНН компании и сумме оплаты.

Например, компания перевела деньги за услуги, а самозанятый указал в чеке работы — это ошибка, такой чек не годится. Значит, платеж нельзя учесть в расходах и придется начислить на него НДФЛ и взносы.

Еще одно условие — статус самозанятого на день получения денег. Если он снялся с учета в налоговой, чек не сформируется и на платеж тоже придется начислить НДФЛ и взносы.

В «Чекбокс» приходило около 20% чеков с ошибками. Менеджеры каждый раз просили курьера переделать чек и тратили на это рабочее время. А еще курьер мог внезапно сняться с учета, и тогда компания рисковала остаться без подтверждающего документа. В этом случае приходилось заключать договор как с обычным физлицом, а на платежи начислять НДФЛ и взносы.

Чтобы компания не рисковала отчетностью, два менеджера взяли на себя контроль за документами по самозанятым.

Проверяли статусы перед платежом самозанятому. Перед выплатой менеджеры еженедельно составляли список курьеров и сумм на оплату и проверяли их статусы. Для этого заходили на официальный сайт налоговой, вводили ИНН каждого из тысячи курьеров и смотрели, стоит ли он на учете как самозанятый. Когда в компании тысяча курьеров, это работа на несколько дней.

Проверяли чеки от самозанятых после оплаты. Менеджеры следили, чтобы курьеры прислали чеки в течение недели после оплаты. По каждому чеку сверяли сумму гонорара, назначение платежа и ИНН своей компании. Если курьеры забывали про чек или ошибались, составляли список должников, напоминали или просили переделать. На эту работу тратили одну-две недели.

Такая работа действительно страховала от рисков. Но теперь два менеджера по развитию бизнеса тратили все время на выплаты самозанятым. Совмещать их с основной работой просто не успевали. Приходилось искать дополнительных работников или сверхурочно загружать штатных.

Чтобы освободить менеджеров от проверок, компания подключила сервис выплат самозанятым от Тинькофф Бизнеса. Благодаря сервису нет никакой ручной работы: он автоматически проверяет статусы, формирует чеки и уплачивает налог с доходов самозанятого в бюджет.

Не проходит оплата тем, кто снял себя с учета. Сервис ежедневно обновляет статусы самозанятых за счет интеграции с налоговой. Когда менеджер загружает список на выплату, он видит, есть ли там курьеры не самозанятые.

Если кто-то из курьеров снял себя с учета, ему платеж не проходит. Так сервис предупреждает компанию, что перевести деньги этому исполнителю надо как обычному физлицу — с начислением НДФЛ и взносов.

Чеки по каждому самозанятому — за 15 минут после платежа. Менеджер может скачать их прямо в личном кабинете сервиса — ждать от самозанятого не нужно. В итоге у компании всегда есть документы для отчетности.

Налог с доходов от компании автоматически уплачивается в налоговую. Платить налог должны самозанятые, но для них это лишняя работа. С помощью сервиса «Чекбокс» автоматизировал процесс. С согласия самозанятых сервис переводит 6% налога с оплаты на специальный счет, где он хранится до уплаты в бюджет. 13-го числа каждого месяца Тинькофф автоматически переводит его в налоговую. Теперь курьеры выполняют заказы и не занимаются никакой дополнительной работой.

Сервис выплат самозанятым разгрузил менеджеров. Теперь один сотрудник за день оплачивает работу всех курьеров и сразу получает документы для отчетности.

Вскоре в «Чекбокс» настроят интеграцию платежей по OpenAPI. Менеджеры не будут заходить в личный кабинет сервиса: статусы, платежки по списку и чеки будут подгружаться сразу в CRM компании. Платежи курьерам станут автоматическими: менеджеру не нужно будет каждый раз составлять и загружать списки в сервис.

Служба доставки «Чекбокс» теперь может нанимать больше курьеров и расширять бизнес: сервис проверяет все сам, а чеки для отчетности менеджеры скачивают одной кнопкой.

Безопасные выплаты самозанятым. Менеджеры занимаются основной работой и больше не проверяют вручную статусы тысячи самозанятых и чеки. Сервис делает это автоматически. Благодаря этому у компании всегда есть документы для отчетности.

Рабочее время — на задачи по развитию бизнеса. Раньше два менеджера занимались выплатами самозанятым все рабочее время. Теперь один менеджер тратит на это один день в неделю. Остальное время занимается развитием бизнеса.

Курьеры занимаются только доставками. За формирование чеков и уплату налога с доходов отвечали самозанятые, но иногда они зарабатывались и забывали про это. Теперь сервис автоматически формирует чеки и уплачивает налог за самозанятых с их согласия. Курьеры доставляют заказы, им не нужно делать лишнюю работу.