Офис свободного посещения: как Тинькофф трансформировал работу сотрудников

После окончания самоизоляции у компаний появилось три варианта, как работать дальше: остаться на удаленке, полностью вернуться в офис или выбрать гибридный формат, то есть приезжать в офис несколько дней в неделю.

Рассказываем, какой формат выбрали в Тинькофф и почему.

Когда началась пандемия, большинство компаний стали переходить на удаленную работу. Тинькофф начал переводить сотрудников на удаленку одним из первых: за три недели отправили 10 000 человек работать из дома.

Сложнее всего пришлось техническим специалистам и HR — нужно было организовать ноутбуки для всех сотрудников, настроить удаленный доступ и научить подключаться.

На удаленке бизнес продолжал расти, запускались новые проекты, даже эффективность сотрудников выросла. Однако надолго такой формат не подходил, и вот почему.

Даже лучшая техника не решит всех проблем. Например, у нас работает маркетолог, который живет в небольшой студии. В период самоизоляции его девушке тоже пришлось работать из дома. Чтобы не мешать друг другу на созвонах, одному из них приходилось закрываться в ванной — а созвон может продолжаться и час, и два.

Сотрудников у нас много и у каждого своя история: маленькая квартира, много детей, нет кондиционера, соседи весь день сверлят — какой бы мощный ноутбук мы не выдали, дискомфорт это не снизит.

Простые вопросы отнимают много времени. В офисе можно быстро что-то уточнить у коллеги за соседним столом, а на удаленке стучишься в чат и ждешь, когда ответят. Приходится созваниваниваться даже по мелочам или делать скриншоты, чтобы объяснить, о чем идет речь.

В офисе подходишь к дизайнеру и просишь: «передвинь вот это сюда» — сразу же поменяли. А из дома человек может не сразу увидеть сообщение.

Людям не хватает коллектива. Как бывает: придешь утром в офис, со всеми перекинешься «добрым утром», сходишь за кофе с кем-нибудь, пройдешь по коридору — услышишь интересный разговор. На удаленке всего этого нет, хорошо еще, если не один в квартире сидишь.

Чтобы поддерживать общение, мы устраивали онлайн-встречи, где ребята из разных отделов рассказывали о своей работе. Собирали группы по интересам, чтобы сотрудники могли встретиться в сети и пообщаться вне рабочих тем. Первое время это было интересно, но со временем активность стихла — не то.

На удаленке сложно генерировать идеи. Прорывные идеи чаще всего рождаются в живом обсуждении, на брейншторме или когда люди просто работают рядом и перебрасываются репликами. Такие ситуации невозможно спрогнозировать: сложно придумать что-то принципиально новое во время созвона.

Мы бы не смогли вернуться в офис в полном составе, даже если бы захотели — во время удаленки команда выросла, все сотрудники просто не поместились бы. Важно было понять, кому удаленка удобна, а кому — нет, и стоит ли расширять офис.

Поэтому мы решили посоветоваться с сотрудниками и провели опрос — кому важно вернуться в офис, а кто хочет работать из дома или готов приезжать несколько раз в неделю.

В результате опроса ⅔ сотрудников захотели частично вернуться в офис. Так мы остановились на гибридном формате: можно работать из дома, но несколько раз в неделю просим приезжать в офис — видеться с коллегами, вместе ходить на обед и штормить новые идеи.

Рабочие места мы сделали не персонализированными — сегодня может сесть один человек, завтра — другой. Раньше по такому принципу работал наш колцентр, а теперь все: хоть продуктологи, хоть разработчики.

Смысл в том, что теперь каждый сотрудник может выбрать время для приезда в офис и забронировать его за собой. Система контролирует, чтобы в один момент в офисе не оказалось слишком много людей, поэтому, если на завтра записалось уже много людей, система не даст забронировать место.

Например, 100 мест мы распределили так:

• 50 мест нельзя занимать из-за ограничений по ковиду.

• 5 фиксированных, для тех кто приходит в офис каждый день, или специфика работы требует своего стола. Например, бухгалтер работает со стопками бумаг, их неудобно каждый раз куда-то переносить.
  

• 10 мест, если кому-то нужно поработать с другой командой или человек приехал в командировку в этот офис.
• оставшиеся 35 мест занимают команды.

Пока считается только количество доступных мест на этаже, но скоро сделаем, чтобы можно было посмотреть какие именно места свободны и когда работают коллеги — это поможет собирать командные дни.

Даже если сотрудники работают по гибкому графику, мы советуем проводить командные встречи. Иначе сотрудники могут не совпадать друг с другом — кто-то приехал в офис утром, а второй заглянул под вечер. Чтобы получилась совместная работа, можно сразу запланировать дни так, чтобы в офис приходили несколько человек из одного проекта. Свой график всегда можно поменять в зависимости от того, с кем из коллег сейчас важнее общаться вживую.

Сейчас мы используем эту систему бронирования во всех наших региональных офисах. Вариант подойдет всем, кто хочет сэкономить на обслуживании рабочих мест.

В самом офисе тоже кое-что изменилось.

Общие места. Теперь каждое место оборудовано двумя мониторами, камерой для созвонов, клавиатурой и мышью. Всё это ежедневно дезинфицируют, и на каждом столе стоит антисептик.

Шкафчики-локеры. Кроме рабочего места можно забронировать локер. В нем хранятся личные вещи: чашки, зарядки, блокноты и что угодно. Специально подобрали размеры под ноутбук, чтобы можно было его оставить, если после работы захочется погулять или сходить в кино.

Указатели. Если сотрудник приехал в командировку или присоединился к новой команде, он сможет легко найти место по цветовому сектору, номеру ряда и месту.

Будки для звонков. Пока одна часть команды в офисе, а другая дома, приходится постоянно созваниваться. Чтобы не превращать офис в колцентр, устанавливали звукоизолированные будки для созвонов — они похожи на телефонные будки. Еще в них хороший свет, и на видеоконференциях все выглядят естественно.

Мебель со звукоизоляцией. Помимо будок, мы устанавливаем диваны и кресла с высокими спинками и “ушками” по бокам. Когда разговариваешь, сидя в таком кресле, звук не разлетается по всему офису, а изолируется перегородками.

Одно из помещений мы меняем полностью — специально разработали проект для гибридного формата. В этой зоне совсем не будет традиционных рабочих мест, мы ставим разную мебель, чтобы можно было работать за столом, за стойкой или на мягких креслах. Некоторые зоны сделали похожими на кафе, чтобы обсудить что-то в расслабленной обстановке. Освещение тоже продумали, можно поменять свет только для себя или для всего пространства, где вы собрались с командой.

К любым изменениям нужно адаптироваться, и каждый по-разному переживает этот период. Кто-то легко адаптируется к любым изменениям, но кому-то было сложно перейти на удаленку, а теперь привыкать к гибкому графику.

Система бронирования помогает организовать работу в гибридном формате. Мы мониторим отзывы сотрудников, анализируем, что еще нужно добавить, и постоянно дорабатываем систему. Скоро мы начнем предлагать ее другим компаниям — это будет продукт, уже проверенный в реальной рабочей обстановке.