Как юридический дизайн помогает бизнесу быть эффективнее

Юридический дизайн, это не модный аксессуар в обиходе юриста, а вполне рабочий инструмент. С помощью него можно повысить эффективность бизнес-процессов, например, ускорить согласование договоров.

Мы в нашей юридической компании «Воронин и партнеры» применяем юридический дизайн в проектах у клиентов. В этом материале расскажу как разрабатывали договор для мебельной фабрики «Redome» и что удалось улучшить.

Мебельная фабрика изготавливает изделия по индивидуальным дизайн-проектам. Компания сама разрабатывает эскизы будущей мебели, производит ее и собирает.

Договорную работу компания вела по шаблонным документам взятым у другой компании. Те документы не были адаптированы под процессы компании из-за чего вызывали сомнения у руководства об их правильности.

К нам изначально обратились для проверки документов. В среднем подобный запрос может звучать так: «Нам нужен договор, чтобы все риски учитывал и был грамотно составлен». Часто такой запрос предполагает не просто проверку текущего договора и запись в нем исправлений, а полноценную проработку договорной работы в компании. Этот случай был не исключение.

Обязательным этапом в подобных проектах будет сбор информации. Если кто-то считает, что юридический дизайн это настройка полей в текстовом редакторе и выбор шрифта, то он заблуждается. Юридический дизайн начинается с накопления необходимой информации по задаче. Информация помогает выбрать более эффективные инструменты, методы для решения задачи.

Для разработки договора и настройки договорной работы нужно получить информацию о внутренних процессах компании. Эти процессы станут базой для будущего договора, ведь его условия должны им соответствовать. Для этого провели встречу с руководством компании.

По итогам встречи определили, что у компании 3 этапа работы с клиентом и они составляют единый продукт. Также выяснили про их целевую аудиторию, особенности каждого этапа сотрудничества с клиентом, негативный опыт работы по договорам.

После чего нам передали 3 разных документа для анализа. Один документ применялся для разработки эскиза, второй для изготовления мебели и третий для ее монтажа. Все 3 документа объединяло одно — они не отражали в полной мере внутренние процессы компании. Ну, и конечно, слабые правовые условия, вязкий текст, неудобная верстка. Классический набор, когда взяли чужой договор и применяют как есть.

По итогам анализа документов и сбора необходимой информации, мы сформировали решение для компании.

Фабрика представляет единый продукт, хоть и разбитый на 3 этапа. До сотрудничества с нами этапы оформлялись разными договорами на свой этап. Нам виделось это нелогичным по отношению к презентации продукта перед клиентом. Мы предложили разработать единый договор и регулировать им все этапы работы.

Будущие документы должны учитывать целевую аудиторию компании — физические и юридические лица. Содержание должно быть понятным клиентам, структура документов логичной и удобной в использовании. С документами будут работать менеджеры и необходимо учесть их пользовательский опыт, сделать их удобными для рутинных задач.

Зачем нам информация о целевой аудитории и бизнес процессах? Целевая аудитория определит пределы проработки условий, а бизнес процессы правовую конструкцию. Про правовые конструкции в этом договоре можете спросить в комментариях, а на целевой аудитории остановимся подробнее.

Клиентов у компании два вида:

• Физические лица
• Юридические лица

Это важно учесть потому что при работе с физлицами нас ограничивает Закон «О защите прав потребителей» и зарегулировать все хочушки не получится. С юрлицами проще, нет жестких ограничений. С учетом разного правового статуса клиентов была необходимость некоторые условия проработать по-разному, например, ответственность. Клиент попросил сделать 2 разных шаблона — один для работы с юрлицами, другой с физлицами.

Структурно договор разделили на разделы с условиями по этапам работы с клиентом и на разделы общих условий. Это помогло выстроить логику документа в привязке к внутренним процессам компании и ускорить навигацию внутри документа. Как внутри документа, так и внутри разделов элементы расположили по порядку их применения. Связанность крупных и мелких элементов в документе помогает кратно увеличить скорость обработки документа.

Для удобства работы менеджеров вынесли реквизиты сторон на первую страницу. Это помогает быстрее искать нужный документ среди прочих и визуально выделяет документ на фоне других: )

Содержание условий писали понятным языком. Важно было учесть, что физические лица могут самостоятельно читать документы и специфический юридический канцелярит здесь не уместен. Это помогает увеличить не только скорость чтения, но и добиться увеличения эффективности понимания содержания условий. Кроме того, использовали действительный залог, чтобы текст читался живее.

Немного базовых правил верстки. Верстка помогает сделать текст удобным и визуально приятным в чтении. Обязательно на финальном этапе настраиваем документ и тестируем на бумаге.

По результату мы решили не только чисто бизнесовую задачу, т. е. дали правовой документ, где условия написаны «грамотно и в интересах бизнеса», но еще увеличили эффективность самих документов. Смотрите сами:

• Документ соответствует процессам компании. Менеджерам будет легче объяснить процесс сотрудничества с клиентом и отвечать на их вопросы. Если менеджер предварительно проговорил клиенту процесс, то клиенту проще воспринять содержание документов. Это увеличит скорость заключения договора.
• Документ написан с учетом портрета целевой аудитории. Предложения условий были написаны в таком стиле, чтобы клиент не чувствовал себя не в своей тарелке. Понятно написано, значит быстро прочитано и легко понято.
• Удобная навигация. Структура документа позволяет быстро искать нужную информацию, что экономит время при эксплуатации документа.
• Текст лишен бессмысленных условий. Документ разрабатывался индивидуально и все условия были направлены на регламентацию внутренних процессов. Меньше «настоящих договоров», «в соответствии с законодательством» и подобного, помогает облегчить текст, а значит добиться дочитывания документа до конца: )

Эффективность от такого проекта всегда можно померить. Нужно ввести договор в эксплуатацию и начать собирать обратную связь от клиентов. Договор должен поработать хотя бы 1 год. Когда накопится пул возражений, предложений от клиентов и сотрудников, тогда можно сравнить «было/стало». Текущий опыт обработать, отразить в новой версии договора и снова запустить в работу, чтобы собрать обратную связь.

Кстати, у нас в юридической компании «Воронин и партнеры» есть проект, когда мы сделали договор поставки для производства БАДов и спустя год на основе протоколов разногласий его переработали. Я проанализировал порядка 30 протоколов разногласий и выявил закономерности, которые увеличивали срок согласования договора. Если интересно, то пишите в комментариях, подготовлю материал.

------

Заказать разработку понятного договора можно на сайте нашей компании.