Автоматизация оптовой торговли

Тема оцифровки и автоматизации бизнеса сейчас на слуху, но ситуация с автоматизацией в малом бизнесе еще только в зачаточном состоянии.
В основном для ведения дел и коммуникаций используют Excel, Google Sheets, почту и мессенджеры. Так работает при маленьком ассортименте и обороте, при увеличении оборотов и/или ассортимента возникают трудности в виде потери времени на рутинные операции, ошибки. Тормозится дальнейшее развитие предприятия.

Сейчас на российском рынке ПО для бизнеса в основном используется решения на базе платформы 1С. Для разработки B2B портала используется 1с в связке с CMS 1с-Битрикс. На этой платформе собран большой опыт автоматизаций предприятий. Но бюджет разработки (от 150 тысяч рублей) и стоимость последующей поддержки сдерживает малый бизнес от использования данной системы. Так же на рынке присутствуют решения в виде облачных сервисов и собственные разработки ПО внутри компаний.

Мы, команда разработчиков, тоже занимаемся автоматизацией деятельности на базе собственных разработок уже много лет. Есть свой облачный сервис для ведения учёта и CMS для создания порталов для взаимодействия с клиентами. Ведение учёта в компании, автоматизация бизнес-процессов, интеграция со сторонними системами. Возможна реализация индивидуальной функциональности под требования компании. Готовы выдерживать высокие нагрузки.

К нам обратилась оптовая компания. Ниша кондитерские изделия. 400 дилеров по России и СНГ. Задача:

• Автоматизировать формирование счетов на оплату дилерами, при этом учитывать наличие на складе и уже зарезервированный товар, чтобы можно было выставить счет только на тот товар, который можно приобрести.
• Автоматизировать ведение управленческого учета и формирования P&L
  
• Организовать складской учет и автоматизировать расчет валовой прибыли (маржи).
  

Для реализации проекта использованы веб-приложение для складского учета и «управленки» TradeMaster и разработан интернет-магазин на базе опенсорс CMS WebSpace Engine.

Реализован каталог с актуальными ценами и наличием. Наличие товара показывает реальное наличие на складе за минусом товара в актуальных счетах на оплату. Например: в наличии есть товар в количестве 100 штук, но уже выставлены счета на 30 штук в сумме, то на сайте отображается 70 штук для возможности выставления счета на оплату.

Дилер формирует список для покупки, который в учетной системе появляется как счет на оплату или как коммерческое предложение список товара для брони.

При отправки заказа система проверяет наличие товара для выставления счета и если товара достаточно, то выставляется счет. Если же оказалось что уже не достаточно наличия, то предлагается заказ скорректированный до возможного количества.

После этого в корзине у дилера появляется открытый счет, он может продолжить резервировать товар, пополняя этот открытый счет. Когда же дилер планирует оплачивать и забирать товар, то нажимает на кнопку «Закрыть заказ» и в программе происходит выделение этого счета. Таким образом менеджер получает сигнал для согласования оплаты и передачи заказа на сборку на склад.

Синхронизация между CMS и учетной системой происходит на двух уровнях. Первый уровень — информация по ассортименту, такие как названия, фото, цены. Синхронизация происходит по нажатию кнопки в админке CMS. Второй уровень — получение информации по наличию товара происходит при каждом отображении страниц сайта. По API делаем запрос по нужным товарам в учетную систему и, получая информацию, рисуем его на сайте. Таким образом, учетная система нагружается минимально.

При формировании заказа автоматически добавляется услуга по доставке товара до транспортной компании в заказ. У менеджеров в приложении есть возможность вручную редактировать счета и, например, при необходимости может убрать данную услугу со счета, если заказ забирают самовывозом.

В складском учете используется партионный учет по методу списания партий FIFO, что позволяет точно считать маржу по каждой сделке.

В системе ведутся остатки касс, фиксируются расходы по аналитикам. В итоге возможно формирование отчетов P&L и CF и прочих.

Для оптовой компании данное решение предоставляется «под ключ». Решения находятся на наших серверах и компании не нужно задумываться по обслуживанию ресурса. Нагрузки на данный момент оказываемые 400 пользователями компании, которые очень активно ежедневно пользуются системой выдерживаются легко.

Данная система позволила систематизировать работу менеджеров и склада. Экономия времени и энергии сотрудников, минимизация ошибок по причине человеческого фактора. Оптовая компания до внедрения была вынуждена прекратить подключение новых дилеров, так как не успевали обслуживать существующих. После внедрения системы компания планирует продолжить увеличивать число дилеров и объемы продаж.

Предлагаю обсудить тему автоматизации учета в оптовой деятельности в комментариях.