По полочкам про запуск доставки товаров. Что нужно знать?

Есть несколько неочевидных вопросов, ответы на которые обязательно нужно знать, чтобы избежать ошибок и штрафов при запуске доставки.
Понадобятся ли кассы курьерам? Как распределять и отслеживать заказы? Как сделать так, чтобы о каждом новом заказе курьер узнавал без звонков и сообщений? Как принимать оплату в ПВЗ?
Все ответы — в этой статье.

Согласно 54-ФЗ ( п. 5.6, 5.7 ст. 1.2 ), курьерам не обязательно носить с собой кассу и выдавать бумажные чеки. Вместо кассового аппарата можно использовать приложение на смартфоне, которое связано с облачной кассой. А бумажные чеки заменяются электронными.

Важный нюанс! Одна касса всё-таки понадобится. Она может быть установлена в вашем офисе, магазине или пункте выдачи заказов. А может быть арендована в «облаке».

Если связать кассу с приложением на смартфонах курьеров, сотрудники смогут оформлять продажи в любом месте (это называется «удалённая фискализация» или «приём платежей вне места совершения расчёта»), а затем направлять покупателям электронные чеки на почту и по смс.Кстати, есть и ещё один способ передачи чеков клиентам — демонстрация QR-кода. В приложении можно сгенерировать код и показать его покупателю на экране смартфона. Отсканировав QR-код, клиент перейдёт на сайт, где размещён электронный чек.

Для подключения смартфонов к кассе, на ней должна быть активирована специальная опция — расшаривание ККТ. Говоря простым языком, эта опция превращает вашу кассу в облачную.Но если вы планируете арендовать кассу в облаке, расшаривание не понадобится.Для работы с ККТ на всех смартфонах курьеров должно быть установлено кассовое приложение.

При работе с облачной или расшаренной кассой вам не придётся:

• покупать для всех курьеров кассовые аппараты и фискальные накопители,
• заключать договор с ОФД на каждую кассу (подписка ОФД платная),
• ремонтировать и обслуживать технику (если арендуете облачную кассу, за ремонт отвечает арендодатель).

Вы можете выбрать удобное курьерское приложение и расшаривание кассы (или аренду облачной ККТ) у разных разработчиков. Однако тогда нужно будет доплачивать программистам, чтобы связать несколько программ и опций. Гораздо выгоднее и удобнее обратиться к разработчику, в арсенале которого есть все программы, необходимые службе доставки. Компания-разработчик «БИФИТ Касса» предлагает набор решений: приложение для курьеров «Касса Курьер», лицензию для расшаривания вашей кассы, сервис для аренды облачной ККТ, программу для магазина или ПВЗ. Все решения управляются через единый личный кабинет в браузере. Следить за заказами и выручкой можно с любого устройства и в любое время.

В мобильном приложении для курьера сотрудники будут видеть список заказов и всю необходимую информацию — адреса, контакты, время доставки, товары, сумму к оплате. В «Касса Курьер» им будет доступна история выполненных заказов. А при необходимости курьеры могут формировать чеки не только на оплату, но и на возврат.

Как только диспетчер назначит заказ, курьер получит уведомление. Сотрудник также сможет открыть список всех активных заказов и взять самый удобный.

Для использования приложения подойдёт не только смартфон, но и любое устройство на Android. Можно обеспечить курьеров компактными онлайн-кассами. Сотрудники смогут отправлять электронные чеки, демонстрировать QR-коды и пользоваться всеми опциями мобильного приложения прямо на кассе.

Кстати, приложение поддерживает работу с внешними устройствами — сканерами и принтерами. При желании вы сможете приобрести чековые принтеры и печатать фискальные документы.

Вот как происходит приём оплаты и формирование чека при передаче заказа с использованием специального кассового ПО:

• Диспетчер создаёт или получает с сайта новый заказ в специальном кабинете. Информация сразу же отображается в приложении у всех курьеров. При этом диспетчер может сам назначить исполнителя.

• Курьер получает уведомление о назначенном заказе в приложении, забирает посылку и отправляется к клиенту.
• При передаче заказа сотрудник может принять оплату от клиента, который не оплатил заказ онлайн. Если используется приложение «Касса Курьер», то доступен любой способ расчёта — полный, по предоплате, авансом, в кредит. Клиент может расплачиваться наличными, картой или с помощью любого устройства с NFC (смартфона, часов). Приложить NFC-устройство можно прямо к смартфону или кассе курьера. И пин-пад не понадобится.
• Затем мобильное приложение курьера передаёт информацию на вашу собственную ККТ или на арендованную облачную кассу.
• Касса формирует чек и отправляет его ОФД, а оттуда в ФНС. Данные о чеке возвращаются в приложение курьера и добавляются в QR-код.
• Курьер показывает QR-код, а клиент сканирует код и получает ссылку на электронный чек. Если покупатель при заказе или до оплаты указал свой email/номер телефона, то электронный чек может быть отправлен по указанным контактам. За отправку чека по смс оператор фискальных данных взимает комиссию, а выслать электронный чек на почту можно бесплатно. Если у курьера есть чековый принтер, он может выдать покупателю бумажный чек.
  
  Вот несколько скриншотов из приложения «Касса Курьер»:

Если у вас интернет-магазин, вам потребуется сервис для управления заказами, который можно связать с сайтом.
А если вы управляете розничной точкой или кафе и хотите запустить собственную службу доставки — понадобится программное обеспечение, чтобы создавать заказы вручную или загружать из CRM.

В решении от «БИФИТ Касса» есть удобный кабинет диспетчера, который можно подключить к любой популярной CMS ( WordPress, Joomla!, OpenCart, WIX ), связать с 1С, CRM или кассовой программой «Касса Розница». В кабинете вы будете получать заказы из внешних систем или добавлять заявки вручную, а затем назначать исполнителя. Там же будут отображаться все платежи — вы сможете просмотреть наглядную аналитику или составить отчёт.

С помощью веб-кабинета можно контролировать сотрудников: отслеживать местоположение курьеров и видеть проведённые ими операции. Вы сможете настроить права сотрудников, то есть запретить или разрешить им выполнять определённые действия в программе: отказываться от заказов, менять или удалять информацию и так далее.

Веб-кабинет — это облачное решение. За его работоспособность отвечает оператор сервиса. Вам даже не понадобится скачивать программы, вся работа ведётся в браузере. Находясь в пути или на совещании, вы сможете проверять показатели и отслеживать заказы даже со смартфона.

Помимо приложения для курьеров потребуется базовое кассовое приложение для вашего магазина или точки самовывоза. В программе будут отображаться заказы с сайта или из CRM/1C. Помимо выдачи заказов, можно будет продавать товары и выполнять все кассовые операции по 54-ФЗ.

Продолжим приводить в пример программы от «БИФИТ Касса». Для ПВЗ подойдёт решение «Касса Розница».

Приложение позволит принимать все виды оплат: наличную, безналичную, комбинированную, по QR-коду. А также рассчитываться всеми способами: полным, частичным расчётом, авансом, передачей в кредит. Вы сможете реализовывать маркированные, подакцизные и агентские товары и указать реквизиты покупателя при расчётах с ИП и юрлицами.

Неважно, вы только собираетесь открыть свою курьерскую службу или уже давно в деле, установка качественного софта облегчит вашу работу.

С помощью облачной кассы и мобильного приложения для курьеров вы сможете сэкономить на покупке техники и ремонте. А удобный сервис для связи с сайтом, базой данных, кассой в пункте выдачи и устройствами курьеров позволит управлять всей службой доставки в режиме реального времени.

В 2021 году использование кассового ПО — не просто способ соответствовать 54-ФЗ. Это — решение проблем предпринимателей (товароучёт, бухгалтерия, аналитика бизнеса) и возможность отказаться от покупки дорогих кассовых аппаратов в пользу смартфонов/планшетов.