Как компания Furnitura32 разобралась с 3 складами в системе учета и автоматизировала процесс приемки и отгрузки товара

В этой статье мы поделимся опытом, как нам удалось с помощью терминалов сбора данных автоматизировать выдачу заказов покупателям с трёх складов, сократить ручной труд, снизить нагрузку на кладовщиков, полностью исключить пересортицу и втрое ускорить проведение инвентаризаций. И в дополнение к этому — поменять некоторые алгоритмы работы системы 1С заказчика.

К нам обратился крупнейший поставщик мебельной фурнитуры и материалов в Брянской области, эксклюзивный представитель бренда Boyard — Группа компания Furnitura32. Компания оптом и в розницу напрямую со склада реализует товары собственного производства и продукцию от партнёров-дистрибьюторов. Также оказывает услуги по обработке стекла и зеркал, дверей-купе и мебельных фасадов, раскрою ЛДСП и изготовлению мебели на заказ.

Директор компании Furnitura32 регулярно отслеживает тенденции рынка и старается удерживать лидирующие позиции среди конкурентов. Поэтому автоматизация склада была неизбежна. Ведь до этого все операции делали вручную — без заведения заказов покупателей в 1С. И это при том, что номенклатура превышает 30 тысяч SKU.

Далее, сотрудник нужного склада для сборки и выдачи заказа получал от клиента или менеджера свою часть накладной. Потом искал по ней глазами на складе стеллаж с нужным товаром, отдавал его покупателю, а в конце дня сдавал отчетные документы по отгрузке в бухгалтерию. То есть, точные остатки товаров на складе были видны только на следующий день. Разумеется, таже был риск, что покупателю положат не тот товар.

По такому же принципу работала приемка товара. Приносили накладную, по ней сверялся привезенный товар, потом машину разгружали и товар попадал в магазин. Сотрудник склада отдавал документ о приемке в бухгалтерию. Тут был риск неправильно принять товар (пересортица) и, опять же, данные в системе учета появлялись не сразу.

Еще больше проблем возникает с инвентаризацией, которую приходится проводить по бумажным спискам — это очень неудобно, занимает много времени и не вновь возникает риск пересортицы.

Вот самые распространенные проблемы, которые испытывала компания в части складской работы:

а) незаменимый персонал — только один кладовщик точно знает месторасположение всех товаров;

б) на сборку заказов, приемку товара и инвентаризацию уходит много времени;

в) ошибки персонала при сборке заказов;

г) на возмещение ущерба по рекламациям от клиентов приходится выделять отдельную главу бюджета;

д) лишняя трата времени на «беготню» за документацией по заказам, к руководству за подписью, к компьютеру для проверки данных в системе учета.

Наша компания специализируется на внедрении терминалов сбора данных. Эти устройства работают по следующему принципу: в системе учета в электронном виде создается заказ для сборки, который поступает на терминал. Сотрудник находит нужный товар, сканирует штрих-код, далее происходит списание. Если кладовщик сканирует не тот код, терминал сигнализирует об ошибке.

Точно так же это работает при поступлении товара или инвентаризации. На терминал приходит готовый список, остается только сканировать штрих-коды. А программное обеспечение терминала сделает все остальное: подсчитает и сверит с первоначальным списком. Таким образом, можно ускорить работу в несколько раз и полностью исключить ошибки при сборке и приемке.

При внедрении ТСД мы столкнулись с нетипичной ситуацией. У клиента было 3 физических склада: Фурнитуры, ЛДСП, Столешниц. А в системе 1С (работали в нетиповой конфигурации «1С: ERP 2.5») данные выводились в единую ведомость. То есть разделения на подсклады не было.

При работе вручную это не проблема — продавцы печатали 3 отдельные накладные, менеджер или покупатель отдавали их сотрудникам соответствующих складов. При этом у всех накладных в рамках одного заказа должен был быть единый номер.

Обследование, осмотр складов и ознакомление с алгоритмом движения товара показали нам несколько путей дальнейшей реализации проекта:

1.Перейти на систему ордерного склада.

Это позволило бы разделить финансовые документы от складских, проводить все приемку и отгрузку через ордера, увидеть остатки товаров в разрезе складов.

2.Перенести принцип физического разделения складов на подсклады Фурнитуры, ЛДСП и Столешниц в систему учёта.

Для этого необходимо было распределить товарные остатки в 1С соответственно помещениям.

3.Оставить всё как есть, но внедрить программное обеспечение «Клеверенс», выполнив ряд доработок в софте и 1С.

Сразу приступить к полноценному автоматизированному учету не получилось — отсутствие штрихкодов на большей части продукции просто не позволило этого сделать.

Ранее у заказчика не было необходимости запрашивать ШК у поставщиков или генерировать собственные, так как учет вели вручную. Поэтому программисту Furnitura32 пришлось организовать процесс перемаркировки товаров: часть кодов под загрузку в систему учета запросили от поставщиков, на остальное генерировали собственные в «1С: ERP». Через неделю можно было приступать к тестовому запуску, с использованием нескольких терминалов и прогоном приемки, отгрузки и других операций.

Также процессе внедрения мы обнаружили ошибку в интеграционной обработке программного обеспечения «Склад 15»: в связке с «1С: ERP 2.5» новые штрихкоды не сохранялись — этот пункт разработчик перепутал с обозначением полей. Мы переписали исходный код и устранили неполадки.

Для начала мы доработали ПО: в 1С заказчика нет разделения на подсклады, а выдача товара происходит из трёх разных помещений. Мы сделали так, что в момент загрузки документа на ТСД накладная автоматически делится на 3 части, но имеет один и тот же номер.

В это время система учёта уже знает, какому складу принадлежит тот или иной товара — в карточке товара автоматически проставляются «галочки». Кладовщику не нужно указывать количество отгруженного товара, достаточно просто отметить причину обработки документа — по факту, по заказу, по накладной — и подтвердить документ.

Если в процессе сканирования появляются расхождения, ответственный сотрудник возвращает электронный документ менеджеру, а бумажный экземпляр покупателю.

На сегодняшний день Furnitura32 использует в работе 3 ТСД Newland MT65 Beluga IV. После того, как весь товар будет полностью проштрихкодирован, заказчик планирует расширить парк оборудования и автоматизировать розницу и все филиалы.

Также мы провели выездное обучение работе с мобильными устройствами и «Клеверенсом» и написали подробные инструкции по каждой отдельной операции: как работает, как выглядит в системе и в приложении — с пояснениями и скриншотами из системы учёта заказчика.

Стоит только один раз поработать с терминалом сбора данных, как возвращаться к пересчёту товара вручную уже не хочется. Ведь ошибок становится в разы меньше или даже удаётся их полностью исключить. А вложения на покупку оборудования и внедрение окупаются в первый же месяц на одном только отсутствии рекламаций от клиентов.

Заказчик уже получил первые результаты:

• сократил пересорт товара на 50%,
• вдвое ускорил выполнение операций.

Теперь все документы поступления, перемещения и отгрузки менеджеры Furnitura32 создают в 1С и выгружают на ТСД для кладовщика. Когда сборка товара завершена, сотрудник склада проводит накладную и данные возвращаются в систему учета. Таким образом мы полностью исключили влияние человеческого фактора. А благодаря тому, что данные в системе регулярно и своевременно обновляются, персонал компании может всегда видеть актуальные товарные остатки сразу в момент передачи заказа покупателю.