Как мы помогли оптовому импортеру товаров из Китая стать системным и контролируемым бизнесом

Всем привет! Я — управляющий партнёр консалтинговой компании Explo Consulting и основатель еще нескольких бизнесов. Сайт в процессе доработок и наполнения, так что — сильно не пинайте).

К нам на консалтинг пришла компания «S». Компания занимается поиском товаров и поставщиков, организацией производства и поставкой товаров из Китая под ключ. Операционным управлением компанией занимался наемный директор, который был и руководителем отдела продаж в одном лице. Когда бизнес стал расти, собственник понял, что фактически у него есть хороший продавец, но нет руководителя.

Проблемы, с которыми столкнулась компания:

• Не было четкой и понятной системы мотивации и KPI для всех должностей. Часть сотрудников не понимала, как именно формируется их заработная плата, насколько правильно сформированы KPI — не смог ответить даже собственник.
• Не были описаны бизнес-процессы и не была внедрена CRM. Записи велись в локальных таблицах каждого сотрудника, и в любой ситуации, когда был необходим доступ к информации или сделке, а ответственного специалиста не было на месте — возникало настоящее ЧП.
• Не был введен регламент собеседований и приема на работу. Как следствие — эта работа делалась интуитивно. Кто как умел.
• Не была введена культура еженедельного подведения итогов и отчетности о работе за неделю/месяц. Собственно — вообще не было никаких отчетов. Нашлось всего парочка штук на email собственника, от бывшего директора, которые он писал в ситуациях, когда ставили под сомнение качество его работы.
• Не была введена управленческая отчетность. Что, логично вытекает из предыдущего пункта.

Мы проинтервьюировали каждого руководителя департаментов и ключевых сотрудников, провели исследование текущих процессов и разработали план действий, чтобы помочь компании улучшить управление бизнесом и стать системной и управляемой.

Шаг 1: Описание бизнес-процессов и внедрение CRM.

Мы провели анализ и оптимизацию текущих бизнес-процессов компании. Практически с первого дня занялись внедрением CRM. Это помогло избавиться от локальных табличек и уменьшить количество ошибок.

Шаг 2: Внедрение системы мотивации и KPI для всех должностей.

Разработали систему мотивации и KPI, которые будут действительно отражать эффективность работы для всех должностей. К примеру, для закупщиков - 3 основных KPI стали: количество проработанных SKU, количество утвержденных SKU, количество подписанных SKU.

Шаг 3: Внедрение регламента собеседования и приема на работу.

Мы составили для клиента профиль должностей, написали инструкцию по проведению собеседований, какие вопросы задавать и на что обращать внимание. Это помогло компании нанимать наиболее подходящих кандидатов и уменьшить текучесть кадров.

Шаг 4: Введение культуры еженедельного подведения итогов и отчетности о работе за неделю/месяц.

Здесь нужно сказать, что я сторонник еженедельной координации работы. Месяц, по моему мнению - невероятно долго. Мы ввели в компании культуру еженедельного подведения итогов и отчетности о работе за неделю. Короткий доклад на 5-7 минут о выполнении задач недели, факапах и успехах, планах на следующую. Была разработана единая система отчетности, которая помогала собственнику понимать текущее положение дел. Кроме того, система отчетности и результатов недели - помогла улучшить коммуникацию между различными отделами .

Наш клиент остался очень доволен результатами и предложил продолжать сотрудничество в формате консультаций 6-8 часов в месяц. Мы присутствуем на итогах месяца в компании и помогаем решать возникающие проблемы. Для меня это критерий одной из высших оценок работы.

Благодаря внедрению системы мотивации и KPI, CRM, регламента приема на работу, культуры еженедельного подведения итогов, управленческой отчетности и других решений, компания смогла стать более системным, эффективным и успешным бизнесом.

Если у вас есть вопросы по вашему бизнесу - связаться со мной можно в Telegram