Кассы –какие бывают и какая нужна вам. Просто о сложном

Принятие поправок к Закону ФЗ 54 о контрольно-кассовой технике поставило перед торговыми компаниями и предпринимателями еще одну задачу, решение которой требует определенных знаний в области компьютерной техники и программного обеспечения.

Мой магазин не относится к объектам общепита, которым относительно повезло, некоторые смогут купить онлайн--кассу позже, до 1 июля 2019, поэтому мне пришлось столкнуться с серьезной проблемой выбора.

Естественно, что частник старается максимально сократить накладные расходы. Первое желание – купить недорогую модель со стандартным функционалом или модернизировать старый кассовый аппарат, что позволит быстро и с малыми затратами решить проблему.

Но, сначала нужно разобраться – в чем разница между стандартным кассовым аппаратом и кассой нового образца.

Сразу надо обратить внимание, какие параметры программного обеспечения помогут облегчить и ускорить работу и обучение персонала по каждому пункту характеристик онлайн-кассы. Важно, чтобы ПО было понятным, простым и учитывало все важные нюансы торговли.

На собственном опыте могу сказать, что хорошее программное обеспечение гарантирует бесперебойную работу любой, даже бюджетной онлайн-кассы. Поэтому в каждом пункте по выбору модели кассы буду отдельно рассказывать какой функционал существенно облегчает работу кассира, бухгалтера и директора магазина.

Основное отличие – фискальный ЭКЛЗ заменил фискальный накопитель, который будет передавать все данные товарооборота по сети в налоговую инспекцию. Суть замены фискалки – прозрачность продаж с передачей всех данных в ФНС. Принцип работы следующий:

· кассир пробивает чек на покупку;

· данные чека фиксируются на накопителе;

· накопитель подписывает чек фискальным крипто ключом и передает данные к выбранному оператору фискальных данных (ОФД);

· ОФД подтверждает, что чек получен и проверен, после этого передает данные в ФНС (один раз в сутки);

· данные по чеку могут быть высланы покупателю на электронную почту или на телефон смс сообщением.

Радость, вызванная тем, что теперь данные с накопителя будут «выгружаться» в сеть и можно сэкономить на регулярной замене оказалась преждевременной. Эти накопители также имеют срок действия – 13 или 36 месяцев (зависит от модели). После окончания этого срока нужна перерегистрация аппарата и замена фискального накопителя.

Так как ежегодное обслуживание онлайн-касс – обязательное требование ФНС, то можно при плановом обслуживании сразу ставить новый накопитель, но такая замена приведет к необходимости перерегистрации аппарата.

Возможности ПО для ФН которые нужны обязательно:

· мониторинг связи и передачи данных в ОФД с выводом на монитор кассира – важная функция, помогает избежать «зависания» кассы;

· поддержка ККТ АТОЛ, на несколько систем налогообложения – отличная функция для крупных магазинов;

· лёгкий переход на чек коррекции и чек возврата – у меня эти действия на кассе всегда занимали у кассира минимум 5 минут, теперь одна – две минуты;

· автоматическая настройка регистрации позиций и реквизитов кассира по ФФД 1.05, которая необходима с января 2019 – существенно сокращает расходы на прошивку фискального накопителя;

· окончание работы кассы только после отправки всех данных в ОФД – исключает сбои выгрузки данных;

· система напоминания и формирования всех необходимых отчетов – регистрационный, изменения в регистрации, начало смены, расчеты в режиме реального времени, окончание смены и закрытие ФН – исключает блокировку кассы при несданном отчете о закрытии в течение 24 часов.

Вывод первый – нужна онлайн-касса, работающая с ФН срок действия которого 36 месяцев. Три года работы ФН стоят дороже, но окупаются меньшей бумажной волокитой и необходимостью поиска нужной модели накопителя. Оптимальное ПО, которое исключает сбои и «зависания» - Frontol 6 (ИМХО)

Поправки в ФЗ существенных изменений в формирование чека не регламентируют. Основное требование – наличие QR-кода. Этот код включает все сведения о торговой операции, если код сканировать смартфоном, то на дисплее отображается электронный чек.

Если клиент отказывается от бумажного чека, получив электронный, то программа может отменить печать бумажного чека. Такой функционал серьёзно сокращает ненужный бумажный мусор и повышает производительность работы одной кассы.

Отлично, если ПО кассы позволяет вводить данные в кассовый аппарат с клавиатуры, путём сканирования QR-кода или штрих-кода товара, с применением карточек лояльности, интегрированных с внешними и внутренними системами лояльности.

Система лояльности, скидок и бонусов – мощный инструмент, который многие магазины используют пока недостаточно. Один из положительных моментов ввода онлайн-касс — возможность максимально использовать этот способ привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Функционал Frontol 6 обеспечил для моего магазина выгодные рекламные компании:

· простое обслуживание и учет, без дополнительных настроек ПО, товаров по сертификатам и купонам со скидками;

· продумать собственную интересную систему персональных накопительных скидок и бонусов, ориентированную по товарным позициям;

· интегрировать мой магазин с внешними дисконтными системами и бонусными программами.

Сначала я подключил Frontol Discount Unit, но количество интегрированных систем лояльности меня не устроило, их не так много - АСТОР: RS.Loyalty, Loymax, Manzana Loyalty 2013 SP1, RightWay, РИТМ 2000 CRM и Platius.

Больше понравилась интегрируемая система лояльности Frontol Priority API – обеспечивает подключение любой выбранной системой лояльности, в зависимости от колебаний потребительского спроса и масштабных рекламных акций крупных компаний.

Так как я купил два отличных кассовых аппарата последней модели, с подключением к сети Интернет, до внесения поправок в ФЗ, то вопрос модернизации на онлайн был актуален. Как происходит обновление кассы до нового стандарта:

· старый фискальный накопитель заменяют на новый ФН;

· устанавливают блок подключения кассы к сети, который передает информацию в ФНС;

· после установки ФН и блока обновляют программное обеспечение.

Важно. Обязательно надо, чтобы Вам выдали паспорт на обновленный ККТ с гарантийными обязательствами. После модернизации на корпус крепят бирку с наименованием кассы. Обратите внимание – в названии должна быть буква «Ф» (фискальная).

Стоит ли модернизировать кассовый аппарат до онлайн-кассы? В небольших магазинах, где необходим минимальный стандартный набор функций, такое обновление экономически оправдано.

К такому обновленному аппарату нельзя будет подключить сканер штрих-кода или прием банковских карт – только необходимый по ФЗ 54 минимум, но, для магазина с небольшим оборотом и количеством товарных позиций до 1000 такое обновление вполне оправдано.

Встроенный УТМ модуль – вынужденная необходимость для всех торговых точек, которые не хотят снижать прибыль, отказываясь от торговли алкоголем. В онлайн-кассах установка таких модулей предусмотрена.

Функции модуля ПО Frontol Alco Unit (входит бесплатно в подписку на год) – удобная и простая работа с комплектом документации по ЕГАИС 3.0. Решила поработать с этим модулем, так как все равно достался в подарок и приятно удивили возможности программы.

Функционал по достоинству оценит директор крупного магазина и небольшой торговой точки:

· по кассе проходят только те акцизные марки, которые зарегистрированы в модуле – посторонний товар касса не пропустит;

· загрузить базу алкоголя можно быстро и удобно из системы товарного учета, вбить с ПК отдельные позиции, ввести данные со сканера по штрих-коду;

· продажа дубликатов акцизных марок исключена. Если в базе есть информация, что эта акцизная марка уже продана, то чек не пробивается;

· предусмотрено два модуля УТМ – один на акцизный алкоголь, второй на пиво;

· учет продукции поштучно;

· приемка товара по ТТН ЕГАИС 3.0;

· удобное, быстрое списание позиций;

· отчет о закрытии смены;

· учитывается вскрытие тары, для продавцов пива важная функция;

· простая и быстрая инвентаризация и постановка на баланс.

Удобная интеграция с ТСД на складе и в торговом зале.

Так как в дальнейшем правительство РФ планирует ввод дополнительных систем контроля торговли, то при выборе онлайн-кассы такие инновации надо учесть заранее. Приобретение нового аппарата или прошивка старого ПО будет стоить существенно дороже.

С 2019 года продажа мясной и молочной продукции, рыбы, яиц должна быть привязана к системе электронной сертификации «Меркурий» Роспотребнадзора. Важно, чтобы ПО онлайн-кассы поддерживало интеграцию с этой системой.

С марта 2019 планируется ввод обязательной маркировки на отдельные группы товаров – постельное белье, табачные изделия, одежда и обувь, вся линия парфюмерной продукции. Желательно, чтобы ваша онлайн-касса поддерживала функцию загрузки данных из программы учета товаров, так как коды маркировки по группам будут выгружаться из общей базы.

Установка ПО Frontol 6 избавит от многих неожиданностей и лишних трат в дальнейшем при любых изменениях в законодательстве. Функционал рассчитан на обмен данными практически с любой учетной системой, достаточно сделать простую и быструю настройку – хороший сисадмин справляется с задачей максимум за полчаса.

Мне надо было покупать кассы для главного магазина и для трех филиалов. Как известно, оптом – всегда дешевле, поэтому лучше покупать кассовое оборудование у одной крупной компании, со статусом ОФД. Таких компаний в РФ на сегодня достаточно много

Самые крупные игроки на рынке онлайн-касс, как мне показалось кого я вижу чаще всего — Атол, Эвотор, Штрих-М и Петер-Сервис.

Какие возможности кассового аппарата надо обязательно оценивать при покупке:

· пропускная способность – максимальное количество чеков в день;

· количество текста, которое можно разместить на чеке;

· совместимость программ автоматизированного учета магазина с возможностями онлайн-кассы;

· качество интернет связи;

· возможность переключения на резервный источник электропитания при отключении электричества – такие ситуации бывают довольно часто в районах новостроек;

· количество товарных позиций в ассортименте магазина;

· наличие в ассортименте алкоголя и товаров, подлежащих обязательной маркировке – в этом случае в кассе должен быть предусмотрен модуль, обеспечивающий функцию списания остатков товара на конец рабочего дня.

Отлично, если продавец гарантирует сервисное обслуживание, установку и настройку ПО, а также заключение договора с ОФД и регистрацию кассового аппарата.

Выбор кассы определяется в первую очередь удобством ее использования в условиях работы конкретного магазина. Для торговых точек с большим, постоянно пополняющимся ассортиментом товаров, необходим многофункциональный, мощный кассовый аппарат с набором необходимых функций – ЕГАИС, обмен остатками со складом в режиме реального времени, аналитика продаж, возможность подключить разные системы лояльности, скидок и бонусов, возможностью подключения терминала оплаты и считывателя штрих-кодов.

Мобильное решение, которое подойдет и для небольшого магазина, и для зала крупного супермаркета – смарт терминалы. Полная аналогия с привычным смартфоном. Такая онлайн-касса не занимает много места и всегда под рукой. При покупке надо взвесить все «за» и «против» - важно предусмотреть дальнейшее расширение торговой точки и возможные модернизации.

Небольшое устройство с ограниченным функционалом. Работает от аккумулятора. Подойдет для выездной торговли, отдела службы доставки. Такая мобильная касса не требует подключения к компьютеру и сложной настройки программного обеспечения.

Подключение к интернету по вай-фай. Стоит недорого. В принципе – это небольшой калькулятор с кнопками, который может печатать чек и позволяет соблюдать требования ФЗ.

Про минусы – ограниченная база товарных позиций, неудобно настраивать каталоги товаров.
Их множество, в свете маркировки их даже не рассматривала. Сами легко найдете множество вариантов

Отдельный фискальный блок, пробивающий чеки, который надо подключать к смартфону или к компьютеру, чтобы им можно было пользоваться как полноценной кассой.

Модельный ряд регистраторов позволяет подобрать функционал, который соответствует потребностям конкретной торговой точки – поток покупателей, скорость печати чеков, дополнительные возможности.

Достоинства - простая интеграция с товарной базой на компьютере и удобная настройка каталогов товаров.

Этот вариант – удобное и выгодное решение для соблюдения новых поправок в законодательстве и быстрой модернизации торговой точки с минимальными затратами.

Минусы – без подключения к компьютеру или телефону регистратор не работает.

Здесь на меня со всех сторон наваливались со всех сторон ATOL Sigma и Эвотор

Это удобный планшет, который может печатать чеки, со встроенным фискальным накопителем. Современное решение онлайн-кассы с удобным сенсорным дисплеем. Можно сказать, что это усовершенствованная автономная касса. Если выбирать между моделями мобильных онлайн-касс и смарт-терминалом, то в плане удобства смарт предпочтительней.

Понравилось, что на такой аппарат можно установить любое программное обеспечение и интегрировать его для загрузки и выгрузки с базой товаров на ПК в 1С. Операционная система Android просто и легко настраивается, практически так же, как на смартфоне.

Цена вполне доступна, в пределах 12 – 15 тысяч, большое количество удобных приложений, поддерживает ЕГАИС и другие базы.

Что не понравилось – для большого магазина с серьёзным потоком покупателей такая касса не подходит, хотя в торговом зале мобильный смарт может стать настоящей палочкой выручалочкой.

Полноценная стационарная касса, которую можно собрать из блоков, ориентируясь на потребности конкретного магазина. Состав можно варьировать – системный блок ПК или POS-компьютер, монитор, ящик для денег, клавиатура, фискальный регистратор, видеонаблюдение, терминал для приёма карт и сканер штрих-кодов.

Выбор составляющих зависит только от финансовых возможностей и потребностей торговли. Понравилось, что все выбранные блоки интегрированы в единую систему и есть возможность комбинировать набор возможностей.

Единственный минус – серьёзные финансовые затраты.

Мы купили несколько самых простых ККТ, без сенсорного экрана, чтобы продавец мог спокойно пользоваться аппаратом на выездной торговой точке. Стоят такие модели недорого, нужны только для печати чеков. Главное – обеспечивают требования ФЗ.

Если поток клиентов небольшой и не требуется скорость обслуживания, то вполне достаточно онлайн-кассы с функцией считывания штрих-кода и встроенным модемом, работающим от сети Wi-Fi или мобильного интернета с симки смартфона.

В такой кассовый аппарат можно интегрировать программы отчета по продажам, систему анализа спроса по отдельным товарным позициям, объединить кассу с программой 1С и «Склад».

Установка ПО Frontol 6 на все кассы существенно облегчает жизнь – сбор всех данных по филиалам в конце рабочего дня, выгрузка баз по товарным позициям на каждую точку, бесперебойный мониторинг информации из единого центра.

Работа по сети Интернет с одной базой, централизованное управление и мониторинг в режиме реального времени по всей кассовой линейке, просмотр остатков товара по всем магазинам – очень удобный функционал.

Если надо пробивать до двухсот чеков в день и не создавать очередей, то нужна касса со следующими параметрами:

· экран монитора большой – кассиру проще найти нужный товар и быстро выбить чек;

· возможность установки терминала для приема пластиковых карт. Заметила, что устройства с вводом пин-кода и суммы клиентов раздражают, лучше этого избежать;

· функция учёта остатка товаров на складе – кассир может заранее сообщить на склад или в центральный офис, что товар заканчивается;

· функция «отложенного чека» в небольшом магазине – очень удобное решение. Часто клиенты вспоминают, что забыли что-то купить и кассиру приходится пробивать новый чек.

Важно предусмотреть и дальнейшее расширение торговой точки – добавление маркированных или акцизных товаров, алкоголя. Поэтому лучше сразу устанавливать гибкое ПО с возможностью дальнейшей модернизации.

Для этих целей необходима онлайн-касса со встроенным модемом, которая сможет работать от мобильного интернета и аккумулятором большой ёмкости, обеспечивает продавцу мобильность, так как он не зависит от источника электропитания.

Важно, чтобы кассовый аппарат поддерживал функцию «отложенного чека», в больших складах магазинах оптовой торговли или розницы формирование заказа в торговом зале с выгрузкой на кассу – удобное решение. Клиенту на кассе достаточно назвать номер сформированного в торговом зале заказа, и оплатить чек.

Программное обеспечение Frontol 6 можно настроить, исходя из особенностей торговой точки – убрать или добавить нужный функционал, объединить сбор информации с касс в режиме реального времени.

При покупке кассы Вам сразу установят базовое программное обеспечение и предложат заключить договор с ОФД из списка компаний. Без такого договора касса работать не будет. Сразу уточняйте – нужно ли будет оплачивать ежемесячно программное обеспечение онлайн-кассы, которое уже установлено.

Я столкнулась с тем, что многие продавцы заключают договора с разработчиками ПО, а ежемесячная оплата не предусматривает скидок и бонусов. Это просто невыгодно.

Почему я выбрал для своего магазина и филиалов Frontol 6 и рекомендую это ПО всем пользователям онлайн-касс? Да потому что просто намучилась с неудобными программами, с которыми надо долго разбираться, сложно быстро обучить персонал в «полевых условиях» без риска сбоев в системе учёта.

В этой программе все полностью автоматизировано и предусмотрена масса полезных и нужных функций. Итак, основные плюсы программы:

· разумная цена;

· быстрое обновление важных баз данных и моментальная интеграция с новыми системами учета и контроля – Меркурий, маркировка, ЕГАИС 3.0;

· не надо устанавливать несколько программ для отдельных товарных позиций;

· централизованное управление и мониторинг касс в режиме реального времени – помогает быстро определить остатки на складе, контролировать работу персонала, быстро устранять сбои и зависания;

· программа поддерживает практически все модели оборудования – принтеры, сканеры штрих-кода, весы с печатью этикетки, фискальные регистраторы, терминалы сбора данных;

· есть возможность подключить систему видеонаблюдения на рабочем месте кассира;

· предусмотрены все необходимые отчеты и возможность гибкой аналитики по товарным позициям.
·и самое главное уверена, что все что я захочу в будущем можно будет реализовать в Frontol (меня так уверили :)).

Что понравилось в этом ПО больше всего и чем Frontol 6 отличается от других программ:

1. Можно по чекам отследить и проанализировать всю кассовую линейку.

2. Гибкая, быстрая и простая настройка прав пользователя, которая занимает минимум времени и понятна даже новичкам. Очень упрощает обучение персонала без остановки продаж.

3. Есть возможность классифицировать базы данных товарных позиций по цвету, модели, коллекции и размерам, а также быстро осуществлять обмен данными между торговыми точками в режиме онлайн по FTP или ZIP архивом из одного общего каталога.

4. Можно настроить обмен данными автоматически, в определенный промежуток времени или вводить поправки в ручном режиме.

5. Поддерживает все формы оплаты – карты, наличка, аванс, сертификаты и бонусы, внутренний кредит.

6. Пересчитывает сумму в чеке по банковскому курсу на текущий момент, если нужно сопоставить несколько валют.

7. Программа позволяет комбинировать два и больше видов оплаты в одном чеке – это очень удобно и занимает минимум времени.

Буду рада, если мой опыт в выборе онлайн-кассы и программного обеспечения будет Вам полезен и поможет оптимизировать расходы на ведение успешного и прибыльного бизнеса.

П.С. Про другие аспекты розничной торговли, да и магазины - как-нибудь в другой раз. При очередной бессоннице :( И свободной минутке друга-дизайнера, которому мой пивной долг растет в геометрической прогрессии..
П.С.2. с чем не согласны или где ошибки пишите, поправляйте