Автоматизация торговли собственными руками, или как я увеличил выручку на 400% за два года

Небольшое предисловие: торговая точка, прилавочная торговля (все элементы стандартного сельпо), находящаяся в 15 километрах от крупного города, семейный бизнес, который долгое время был мне неинтересен.

Непонимание руководства, как вести работу и отчётность, кражи персонала, растущая дебиторка, — всё это делало торговую точку похожей на ещё тысячи магазинчиков на территории нашей родины. Фотографии магазина прилавочной торговли не сохранились, но там был ад и ужас.

Примерно за год я сделал то, что помогло увеличить выручку и стабилизировать бизнес.

Первое — автоматизировал торговую точку (внедрил автоматизированный учёт).

Фотография более позднего периода

Это произошло не по щелчку пальцев, а растянулось на несколько месяцев. Я пришёл к мысли о необходимости автоматизации и внедрения учёта уже очень давно. Пытался обращаться в компании, которые уже предоставляли такие услуги на рынке нашего города. Изучал предложения, но цены, предложенные компаниями, меня порядком шокировали.

Тогда мне приходит мысль, почему бы не попробовать это сделать собственными силами. Опыта в автоматизации у меня на тот момент не было вообще. Но были опыт системного администрирования и большое желание разобраться.

Я начинаю изучать программные решения, доступные на рынке. Перебрал более пяти разных решений. Основные критерии:

  • простота в эксплуатации для конечного пользователя (кассира, продавца);
  • невысокая цена;
  • возможность самостоятельной поддержки;
  • отзывчивые техническая поддержка и комьюнити.

Я наткнулся на продукты компании Microinvest, благодаря бесплатному демопериоду в 60 дней, форуму, практически моментальной реакции техподдержки, я принял решение внедрять у себя эту систему. Сначала был долгий, порядка двух месяцев, период изучения возможностей системы. Затем — поиск оптимального пути выстраивания бизнес-процессов при внедрении.

Небольшое отступление про перфекционизм

Все мы немного подвержены этому, я оттягивал старт проекта, пытаясь сделать идеальное решение, пробовал разные конфигурации, тестировал ПО и железо. На стенде всё было отлично! Внедрение было разбито на два этапа:

  1. Набор номенклатурной базы (сначала поставщики, потом товарные позиции) — товаровед создавала все приходящие товары в базе в течение двух недель. Удобная функция «СкладПро» — база с названиями товаров в интернете (так названия заполняются автоматически).
  2. Установка кассового узла и начало работы. После установки ПО начало зависать после каждой продажи, персонал недоволен, покупатели недовольны, я словил дикий стресс, успокоился, включил голову, начал отключать оборудование по-одному.
    Методом тыка нашел причину — дисплей покупателя на RS232. Я его проверил на тестовом стенде и отключил, оказывается, проблема была в переходнике с USB на RS232.
    И вот тогда я понял, что нужно делать минимально работоспособный продукт, тестировать его в полях, а позже доработать.

Цели, которые я ставил перед собой:

  • сокращение воровства персоналом;
  • оптимизация складских запасов;
  • создание гибкого управления ценами;
  • внедрение систем лояльности (скидки, акции, бонусные карты);
  • увеличение скорости обслуживания, уход от архаичных методов учёта.

Я понял, что нужно быть готовым к диверсиям при подготовке персонала к внедрению. Были ультимативные заявления с его стороны: «Если будет компьютер, я уйду». Но нужно твердо стоять на своём и понимать, для чего это нужно.

Быть готовым к сложностям и проблемам. И главное — использовать метод «окно Овертона» для персонала. Чем старше мы становимся, тем более мы консервативны, тем сложнее нам принять новое. И если вы сегодня скажете своим сотрудникам о нововведении, а завтра его сделаете, будет очень много недовольных.

У меня период внедрения растянулся на три месяца с момента начала изучения ПО. Работа по оптимизации процессов ведётся до сих пор.

Есть одна очень умная мысль: примите несовершенство вашей организации. Как только вы это поймёте, вы будете знать, что нужно делать, чтобы стать лучше.

Что нам дало внедрение учёта:

  1. Выручка в течение месяца увеличилась на 10% за счёт сокращения времени на поиск цен продавцом.
  2. Пропала путаница с ценами: товар продавался по той цене, которую установил администратор торговой точки.
  3. Уменьшилось время на операции взвешивания (данные о весе с весов передавались на кассовый компьютер).
  4. Поставив интегрированный банковский терминал, мы сократили время на обслуживание покупателей с банковскими картами.
  5. Стандартизация ценников: теперь все ценники стали читаемыми и одинаковыми. Это повысило лояльность покупателей к торговой точке.
  6. Анализ продаж: мы чётко поняли, какие товары продаются, в каком количестве и какой товар нам приносит наибольшую прибыль.
  7. Красивые чеки с логотипом компании, на которых прописаны купленные позиции. Это повышает лояльность покупателя к торговой точке.
  8. Позже мы добавили второй монитор, на котором транслируется реклама. Он заменил дисплей покупателя.

Технические подробности

Всё оборудование покупали на Avito и барахолках, большая часть по-прежнему работает и обслуживается.

Кассовое место

  • ПК (Core 2 Duo CPU E7500, 4 ГБ оперативной памяти, жёсткий диск на 80 ГБ, ОС Windows 7) — 4800 рублей.
  • 15-дюймовый монитор — 1800 рублей.
  • Программируемая клавиатура Posiflex KB6600 — 2600 рублей.
  • Принтер чеков Fprint 55 — 5600 рублей (позже модернизирован до «Атола 55Ф» в связи с 54-ФЗ).
  • Многоплоскостной сканер штрих кодов Honeywell QuantumT 3580 — 4200 рублей.
  • ИБП APC Smart-Ups 1500VA — 2800 рублей с мёртвыми аккумуляторами, которые заказали позже за 3600 рублей.
  • Денежный ящик с электрозамком — 1200 рублей.
  • Весы Cas AP-15 у меня были, но их цена на рынке — около 2000 рублей. Их плюс — в наличии RS-232, и они надёжны.
  • Терминал Verifone 820VX предоставил банк.
  • Дополнительно купили весы «Масса-К ВПМ-Т 15.2» — с чекопечатью и возможностью наклейки этикеток на фасуемый товар. Цена — 10 тысяч рублей.
  • Мне достался USB-ключ, который я приобрёл на Avito за 2000 рублей, на нём были записаны: Microinvest SkladPro Light (кассовое ПО), Microinvest ArchiPro — архивация базы данных и заливка её в облако, Microinvest UtilityCenter, прикладное ПО с разными утилитами — сжатие базы данных, загрузка весов по расписанию, отправка SMS-поздравлений клиентам.
  • MSSQL Express 2014 — бесплатно.

Из всего вышеописанного за четыре года сломался только монитор, у весов пришлось поменять термоголовку, всё остальное регулярно обслуживается и работает.

Рабочее место товароведа

  • ПК (Intel Celeron G540, 2,5 Гц, 4 ГБ оперативной памяти, жёсткий диск на 320 ГБ) — 3300 рублей;
  • 17-дюймовый монитор LG — 2200 рублей;
  • сканер штрих-кодов Motorola Symbol LS2208 — 2400 рублей;
  • китайский беспроводной сканер — 1200 рублей (товаровед выходит на склад, сканирует товары, чтобы не таскать всё к себе);
  • клавиатура и мышь — 400 рублей;
  • роутер Microtik RB951UI-2ND — 2800 рублей, бухта UTP-5e — 1200 рублей, горсть коннекторов — 200 рублей;
  • программное обеспечение: Microinvest SkladPro — 5500 рублей, Microinvest BarcodePrinter — 3300 рублей (для печати ценников) «ЕГАИС Менеджер» — 3200 рублей (наиболее удобная программа для работы с алкоголем и системой ЕГАИС).

Итого: 62 700 рублей для магазина на 70 м².

Также установили видеорегистратор Annke на 16 каналов и 16 камер AHD. Купили его на AliExpress за 28 тысяч. В комплекте: кабель, обжатый под колокола с питанием. Работает уже более пяти лет, нареканий нет. Дисциплинирует сотрудников, помогает в раскрытии краж. Есть возможность подключиться с приложения на телефоне и наблюдать за происходящим.

Дополнительно заказали корпоративную одежду, и стоит она дешевле, чем халаты из 1990-х, которые все покупают.

Создали правила для персонала, ввели кураторство, добавили современные методы продаж (crosssale, upsale, downsale), пересмотрели зарплату персонала, уйдя от фиксированной и сделав fix + flex.

Изменили маркетинговую политику, стали плотно работать с поставщиками — у нас стали появляться акции и распродажи. Добавили накопительную программу лояльности и соцнагрузку в виде скидок пенсионерам в утренние часы.

Начали вести группу во «ВКонтакте», но потом поняли, что эффект от этого никакой и получаем меньше, чем тратим.

Открыли ещё две точки, для одной сами строили здание на кредитные деньги, что, в общем, было ошибкой: слишком длинные деньги получаются. С нынешним опытом можно получить прибыль гораздо быстрее.

Создали базу знаний на OneNote — долго думал в сторону Wiki, благо собственный сервер на Ubuntu есть, но решил, что это будет сложно поддерживать.

Были мысли даже про Confluence, так как нужна была система управления проектами, но вовремя взялся за голову

Внедрил Trello, у всех сотрудников на мобильных стоит приложение, и они получают уведомления о задачах.

Доска для одного из магазинов

Планы на ближайший год:

Интернет-магазин и система доставки товаров на дом в радиусе ближайших пяти километров. Это эксперимент, не факт, что он получится. ПО позволяет без дополнительных затрат выгружать ассортимент в магазин на OpenCart.

Самый большой бич малых предприятий — неквалифицированные сотрудники, в связи с этим на точках часто возникает затаривание либо, наоборот, нехватка товаров.

Хотим написать систему автозаказа, для чего ищем программистов, бюджет большой не осилить, пытаюсь сам учить Python в свободное время и писать на T-SQL. Если кто-то готов дать рекомендации или помочь мне с данным решением, буду рад пообщаться.

P. S. Все ИТ-решения я поставил, настроил и обслуживаю в одиночку, графическим дизайном и оформлением занимаюсь тоже я. На какое-то время пришлось забыть, что такое сон. Но это был классный опыт.

Я веду небольшой бложек во «ВКонтакте», пишу про бизнес, делюсь своим опытом — иногда на отвлеченные темы, в последнее время всё больше занимаюсь SMM и маркетингом в рамках другого проекта.

Большая часть из этих достижений стали возможны благодаря моей семье, потому, что помимо описанного, был ремонт здания и внутренняя отделка, операционные задачи часть которых с меня сняли - дали мне время на продумывание стратегии развития.

Самая большая боль и страх для нас сейчас - это крупный ритейл, если рядом встанет магнит: нам тяжело будет с ними конкурировать.

0
129 комментариев
Написать комментарий...
ctqwa

В таких историях всегда опасаешься, что завтра открывается рядом Пятерочка и все старания на свалку - сколько не автоматизируй, а ценник ниже не поставишь. Или это какое-то совсем глухое место, куда крупняк не пойдет?

Ответить
Развернуть ветку
Степан Капуста
Автор

Поселок городского типа, по правилам X5 и АО Тандер для них это не формат, я это прекрасно понимаю, уже приняты меры по диверсификации финансовых потоков, открыто еще одно направление.

Ответить
Развернуть ветку
Yakovlev

у нас в пгт (2 тыс чел.) спокойно магниты/дикси/пятаки строят. это Рязанская обл. еще тема пошла, если рядом с большой деревней есть оживленная трасса/дорога, то стоят для водителей на обочине, попутно окучивая деревню. последнее время прям тренд. А формат Фасоли не рассматривали?

Ответить
Развернуть ветку
Степан Капуста
Автор

Конечно, но условия кабальные, я читал условия договора.

Ответить
Развернуть ветку
Анатолий Внук-Карпов

Вспомнился WalMart - они тоже почти так же начинали примерно лет 100 назад и тоже целили в маленькие городки сначала (до дисконтной системы) а конкурента так же как и сейчас не обращали внимания.. так почему бы не делать сеть по малым городам, с учётом сложной логистики конечно ....

Ответить
Развернуть ветку
126 комментариев
Раскрывать всегда