Как аптеке получить максимум от ОФД

Когда в 2017 году предпринимателей обязали пользоваться услугами операторов фискальных данных, они долго привыкали к перестройке бизнеса и видели в изменениях массу минусов.

За три года многое поменялось. Теперь компании воспринимают ОФД не только как дополнительную статью расходов, но и видят в них инструмент для развития бизнеса. Однако для части предпринимателей все возможности ОФД по-прежнему неочевидны.

4 октября наши специалисты из OFD.ru выступили на девятом аптечном саммите «Развитие фармацевтического ритейла в России и СНГ». Мы рассказали представителям аптечных сетей о том, как использовать все возможности операторов фискальных данных с пользой для бизнеса. В этой статье мы поделимся основными выдержками из выступления.

По Федеральному закону № 54-ФЗ «О применении ККТ» с 1 июля 2017 года организации на общей системе налогообложения начали работать по новым правилам:

• приобрели и установили онлайн-кассы;

• подключили каждую кассу к оператору фискальных данных.

ОФД нужен, чтобы продавец мог передавать фискальные данные в ФНС в режиме реального времени. Также с помощью ОФД он может отправлять электронные чеки покупателям на телефонный номер или на e-mail и даже брендировать их по своему усмотрению.

Все ОФД, которые работают на рынке, одобрены ФНС. К ним предъявляется ряд требований. Если оператор им соответствует, он получает специальное разрешение на обработку фискальных данных, поступаемых с касс с последующей их отправкой в налоговую.

Две основные задачи операторов:

• обеспечивать бесперебойную и защищённую передачу фискальных данных;

• не допускать внесения изменений в фискальные документы.

ОФД — не только ежегодный платёж за услугу передачи фискальных данных в налоговую, но и возможность сэкономить время на решение бизнес-задач.

• Избавиться от проверок ФНС

Так как все данные передаются в режиме онлайн, теперь проверки налоговой — целевые. Инспектор придёт, если обнаружит в данных с касс предпринимателя явные признаки налоговых нарушений. Для их выявления налоговая использует алгоритмы, которые учитывают множество факторов, в том числе «провалы» в формировании чеков. Например, в пиковые часы точка может перестать бить чеки, чтобы скрыть выручку, в то время как у соседних аптек они работают без перебоев.

• Сократить визиты в ФНС

Чтобы зарегистрировать кассу в налоговой, можно не ехать туда лично. Пройти процедуру можно на сайте nalog.ru или в личном кабинете клиента ОФД. Эта опция есть у многих крупных операторов. Юридических лиц, которые регистрируют кассы путем подачи заявления на бумаге, становится все меньше.

• Удалённо контролировать выручку и продажи

Данные о кассовых операциях появляются в личном кабинете, поэтому можно отслеживать, какую выручку получила аптека за определённый период и какие лекарства плохо продаются. Также по чекам можно отследить, как работают кассиры: когда открыли и закрыли смену. Для того, чтобы в любой момент можно проверить как работают сотрудники и узнать выручку, существуют отчёты. Они покажут, как идут дела в аптеке. По ним можно проверить, в какие часы кассир не бил чеки. Возможно, он выходит на обед на несколько часов вместо положенного времени. Помимо отчетов есть быстрые виджеты в личном кабинете и чат-боты, например в Viber. У крупных сетей всегда есть возможность интегрировать данные ОФД, как «сырые», так и агрегированные, через публичный API с любой ERP-системой аптечной сети.

• Узнавать статус касс

В личном кабинете операторов можно посмотреть, сколько касс работает или у скольких заканчивается оплата. А ещё узнать, есть ли ошибки на кассах, в том числе связанные с их несвоевременной прошивкой. Можно настроить уведомления о неисправностях и оперативно реагировать на сбои в работе техники.

• Сортировать кассы по папкам

Это удобно, если у предпринимателя их много. Например, можно объединить кассы по той логике, которая привычна аптечной сети и давно устоялась в компании: по брику, почтовому индексу, улице, части города и тому подобное.

• Узнавать статус ФН

Некоторые ОФД предлагают функцию отслеживания графика замены фискальных накопителей. В этом разделе можно увидеть, когда закончится срок действия ФН или когда он заполнится. Так предприниматель всегда будет знать, когда пора поменять ФН и избежит проблем с остановкой работы кассы.

• Заходить в личный кабинет через мультилогин

Если у предпринимателя несколько юридических лиц (до одного миллиона), он может удобно переключаться между аккаунтами внутри одного личного кабинета и даже получать объединенную статистику.

Ещё одна задача для всех аптек — настроить работу с маркировкой. Уже с 1 октября 2019 года необходимо маркировать лекарственные препараты из перечня высокозатратных нозологий. Остальные группы лекарств на стадии эксперимента, но с 1 января 2020 года маркировка станет обязательной для всех препаратов. Аптеки могут начать готовиться уже сейчас. Для этого нужно обновить кассовое программное обеспечение и приобрести 2D-сканер. Также надо внимательно изучить тарифную политику ОФД - понять, включена ли отправка данных о маркированных товарах Оператору маркировки в базовый тариф услуги ОФД, или нет.

ОФД — посредник между продавцом и ИС МДЛП. Оператор сообщает системе, что товар купили и он выбыл из системы мониторинга.

В личном кабинете ОФД клиент увидит:

• коды маркировки и информацию о товаре из тега 1162. Тэг 1162 — код товарной номенклатуры, который нужен для идентификации единицы товара (тег, в который кладется код маркировки);

• актуальный статус по кодам маркировки;

• информацию о продаже каждого товара: наименование, дата и время продажи, цена, ссылку на чек.

Из личного кабинета можно скачать отчёт в формате XLS и найти маркированный товар по параметрам: дата, время, наименование, код маркировки, цена. Любые отчеты также доступны для получения по API.

Операторы регулярно создают новые продукты и услуги. Часто они основываются на больших данных. ОФД агрегируют данные с чеков и формируют аналитику, которая помогает в развитии бизнеса. Это возможно, только если клиент дал согласие на анонимное использование его данных.

На рынке есть решения, которые помогают выбрать оптимальное место для открытия аптеки. Расскажем, как это работает.

Вот что можно узнать

• на основе данных покупательской активности в близости к локации достаточно точно прогнозируется выручка любого ритейл-бизнеса, включая открытие новых аптек или аптечных пунктов. Так как затраты на аренду тоже указаны внутри сервиса, к ним будет достаточно добавить операционные расходы и капитальные затраты на открытие точки. Так, «не вставая с кресла», можно понять маржинальность локации.

• Численность проживающего и работающего населения в пешей доступности. Так можно узнать, какое количество людей будет посещать аптеку, а также оценить формат торговой точки: какое количество кассиров потребуется, какая площадь необходима.

• Количество конкурентов поблизости. Предприниматель узнает, сколько потенциальных покупателей он получит с учетом загруженности локации конкурентами. Например, аптека с одной кассой в среднем обслуживает одну тысячу человек за неделю.

• Есть ли бизнес- и торговые центры поблизости, расстояние до ближайших. Благодаря этой информации можно оценить дополнительные источники трафика.

• Где находятся остановки общественного транспорта и какое количество маршрутов на них, какое расстояние до метро. Этот параметр важен, если предприниматель хочет открыть аптеку, ориентированную на транзитный трафик.

• Какие рядом объекты инфраструктуры. С такими данными можно узнать, где рентабельнее разместить аптеку. Например, рядом с поликлиникой или продуктовым магазином.

Благодаря таким данным предприниматель сможет выбрать площадку для аптеки без финансовых потерь, связанных с открытием и последующим скорым закрытием точки.

Чтобы просчитать все риски, понадобится информация о населении. Для аптечной отрасли важны показатели аудитории по доходу и возрасту.

Допустим, предприниматель узнал, что рядом с выбранной торговой точкой живет много молодых семей со средним доходом. В этом случае стоит дополнить ассортимент широким выбором детских товаров, витаминов и натуральной косметикой. Кроме того, информация об аудитории помогает разработать маркетинговую акцию в зависимости от уровня дохода населения и оценить ее эффективность. Например, пожилые люди, которые живут рядом, не смогут купить дорогие импортные лекарства за полную цену. Скидки и акции будут для них актуальны.

Так же ОФД может составить потребительскую корзину ваших будущих клиентов. На её основе проще оценить, как часто будут повторные покупки и сколько новых клиентов можно привлечь при проведении промо-акций.

После того, как предприниматель выбрал точку для открытия аптеки, нужно определить, что продавать. В этом также помогут большие данные.

С их помощью предприниматель:

• подберет ассортимент, оптимальный с точки зрения контрактов с производителями;
• учтёт инфраструктурное окружение: есть ли рядом больницы, клиники;
  
• узнает, какие товары чаще всего покупают вместе. Например, одновременно с корвалолом чаще всего берут настойку пиона.
  

ОФД — не только помогает соблюдать 54-ФЗ.

• У многих ОФД широкие возможности личного кабинета. Там можно контролировать выручку и продажи, смотреть отчёты и вовремя реагировать на неблагоприятные изменения. Также доступна информация о работе касс, статусах фискальных накопителей. Так предприниматель может контролировать бизнес из любой точки планеты.
• Можно подготовиться к маркировке: пройти процедуру выбытия препаратов в личном кабинете клиента OFD.ru и наладить рабочие процессы. В личном кабинете ОФД можно будет анализировать данные о товарах, промаркированных кодами формата Data Matrix.
• С помощью сервисов на основе больших данных можно выбрать рентабельную точку продаж, которую не разглядели конкуренты, и получить новую прибыль.