Как анализировать продажи в кафе, если вы купили кассу Эвотор? Сложно

Для микробизнеса в стране сейчас не лучшее время. Из поддержки есть громкие обещания не повышать налоги и не кошмарить. На деле - непрямые налоги увеличиваются (онлайн-кассы, отмена вмененного дохода), ведение дел становится сложнее и дороже (маркировка товаров, требования к отчетности). А не кошмарят только потому – что рук не хватает.

В этой среде нужно как-то выживать. ИТ-системы стараются сократить издержки и улучшить работу предпринимателей. Я внедрял товарно-учетные системы, CRM и ERP а также профессионально владею Google Sheets - в одном проекте на нем создал систему автозаказов и весь учет. Поэтому решил применить навыки в небольшом кафе с очень хорошим владельцем. Наладил ему систему анализа продаж, изучил возможности , хочу поделиться с вами выводами.

Дано: кафе с оборотом около 10 тр в день. Система налогообложения УСН доходы-расходы. Оборудование - касса Эвотор 7.2. Продажи осуществляются не только в самом кафе, но и через сервисы доставки (Яндекс, Деливери). Организация работает около 6 месяцев. Владелец выполняет функции кассира/повара чистая прибыль приблизительно = 0. Система учета ведется "в тетрадке" и внутри кассового терминала.

Задача: за минимально возможные деньги (желательно за 0) доработать учет с целью

• поиска точек роста (активное время, средний чек, допродажи сотрудников)
• понимания отдачи от маркетинговых усилий (например оценить акцию «Кофе за 50% при покупке с булочкой»)
• ответа на вопрос: где и как вести учет продаж через службы доставки?

В первую очередь перед нами стоит жесткое ограничение по стоимости ежемесячного обслуживания. Хотя оборот для небольшого кафе неплохой, рентабельностью не пахнет, поэтому решения по учету стоимостью более 1000 р. в месяц не рассматриваются на этом этапе бизнеса.

Второй момент: должна быть возможность выгрузить чеки с номерами, содержимым продаж за несколько дней + важно отображение даты и времени. Эти данные помогут понять активные часы, состав чеков, результаты активностей.

Приступим к поиску решения.

В самую первую очередь нужно понять куда заносить продажи, сделанные через службы доставки. Кассовый чек по этим продажам не пробивается, так как это реализация от одного юрлица другому по безналичному расчёту. Все регистрации продаж желательно делать в одной системе, так как это экономит место, деньги и упрощает процессы. К тому же есть нюанс: эта касса «слишком умна» и не может работать как принтер чеков, то есть подключить к ней планшет и печатать чеки с него не получится.

Нужно найти способ вносить эти продажи в терминал Эвотор но без пробития фискального чека. Решение есть – приложение для кассы «Спецоплата» за 300 руб. в месяц. Теперь можно выбрать один из 3х способов оплаты

· Наличные

· Карта

· Спецоплата – при этом продажа записывается в Эвотор, но печати фискального чека не происходит. То, что нужно!

Теперь все данные хранятся в Эвотор, оттуда их нужно извлечь и обработать. Интересно что выгрузить данные из личного кабинета или кассового терминала в удобном виде нельзя. Нужно покупать дополнительное ПО. На мой взгляд это огромный минус: кафе платит за хранение и передачу данных, а получить доступ к ним не может.

Эвотор позиционирует себя как готовое решение для бизнеса: умная касса, масса приложений и вообще все для предпринимателя. Приложений действительно много, я нашел все основные учетные системы, которые существуют на российском рынке. Поиск решения будем производить в категориях "Товарный учет", "Кафе и рестораны", "Аналитика и отчеты о продажах"

Напомню критерии

1. До 700 руб в месяц (300 мы уже потратили)

2. Нужна выгрузка: чеки/номер продажи, содержимое, дата/время

3. Не потерять продажи через службы доставки

Товарный учет

Ни одна из программ нужной стоимости не дает нужной выгрузки. В основном суть их построена на удаленном управлении товарной матрицей и учете остатков. Также учтите, что при установке программ из этой категории есть большой риск повредить данные по учету товаров в кассе. В комментариях к ПО много негативных отзывов на эту тему + я столкнулся с аналогичными проблемами.

Справедливости ради хочу отметить техническую поддержку Subtotal. УТП, которое не увидел больше ни у кого.

Кафе и рестораны

Решения в этой категории строятся вокруг пречеков, передачи данных о готовке блюд на кухню и управлении посадкой гостей. Аналитика не развита, отчетности нет. Нам не подходит.

Аналитика и отчеты о продажах

Красивые графики, общие цифры, уведомления и просмотр чеков по одному. Вот что можно в этой категории. Нет детальной выгрузки чеков, часть программ «не видит» продажи в режиме «Спецоплата». И в этой категории решения нет.

После 10 часов поиска, проб и ошибок я уже практически отчаялся, но случайно наткнулся на программу «Обмен через Excel» в категории «Редакторы товаров»

Интересно что выгрузка, которой больше нет нигде, в описании указана достаточно скромно и понять, что она там есть и что из себя представляет можно только установив программу. Положительный момент – все программы имеют бесплатный пробный период, так что поле для экспериментов большое.

Программа сосредоточена на обмене данных по товарам между ПК и кассой, но главное – позволяет делать выгрузку нужного формата с полной детализацией

Данные в «сыром» виде, их нужно интерпретировать и делать понятные отчеты, но исходники есть абсолютно все.

Заключение

1. Нет недорогих решений ERP систем для кафе с функционалом выгрузки детальной информации по чекам и интерпретацией результатов – это удивительно.

2. Прежде чем покупать кассу стоит подумать о системе учета. На мой взгляд лучше купить «глупый» принтер чеков и небольшой планшет с установленным кассовым модулем. А управленческий учет и аналитику вести уже из облака.

3. Для дальнейшего налаживания системы учета требуется интерпретация данных в Excel или Google Sheets, если будет интерес – обязательно расскажу что делать дальше.