Возможности 1С:УНФ при работе с маркетплейсами
В типовом решении 1С:Управление нашей фирмой уже есть модули, которые позволяют автоматизировать некоторые процессы по работе с Маркетплейсами. Функционал работает с маркетплейсами Ozon и Яндекс Маркет и позволяет публиковать товары — то есть создавать карточки товаров и обновлять их из системы, выгружать и обновлять цены по товарам и обновлять остатки по товарам.
Обмен данными с маркетплейсами осуществляется по API, что позволяет синхронизировать изменения в учетной системе и на торговых площадках. Такая синхронизация становится максимально полезной при работе с разными торговыми площадками — селлеру не нужно дублировать из личного кабинета одного маркетплейса в другой товары, цены и остатки, а это в свою очередь существенно снижает риски продавца.
К тому же, 1С:УНФ за последние годы сильно модернизировали, сейчас она стала основной программой для малых и средних предпринимателей, в том числе торгующих на маркетплейсах. С помощью 1С:УНФ можно самостоятельно без бухгалтера формировать и сдавать отчетность, что особенно актуально начинающим селлерам. Все процессы организации работы сведены по разделам и подразделам, с понятными названиями категорий, объясняющие их функционал. Решение легко настраивается под нюансы организации учета и управления вашего бизнеса. Работа в 1С:УНФ позволяет в единой информационной системе вести базу клиентов, банковские и кассовые операции, расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом, учет заказов, материалов, товаров, продукции и затрат, торговых операций, включая розничные продажи и подключение торгового оборудования, учет заказов-нарядов, выполненных работ и оказанных услуг, учет имущества, учет доходов, расходов, прибыли и убытков, капитала. Индивидуальные предприниматели на УСН и ЕНВД могут готовить и сдавать в программе отчетность в ФНС, ФСС, ПФР.
Там же можно легко настроить журнал комиссионных продаж, чтобы в дальнейшем формировать отчет комиссионера. Зачем он нужен? Фактически, маркетплейс является посредником между продавцом и покупателем, получая свою комиссию, что попадает в разряд комиссионной торговли. Договор комиссии с маркетплейсом оформляется либо на конкретный срок, либо бессрочно. Важное условие - фиксация размера комиссии, эту же цифру необходимо будет указать в карточке договора с маркетплейсом в системе 1С:УНФ. В такой ситуации комиссионное вознаграждение будет рассчитано автоматически. Кроме того, при работе по схеме FBO, маркетплейс может взимать с селлера плату за хранение товаров на складе и доставку их покупателю.
В 1С:УНФ присутствует штатный механизм работы с комиссионной торговлей, а с помощью загрузки отчетов маркетплейсов через Excel можно работать с большим количеством данных. Благодаря этому, селлер может легко создавать отчеты комиссионера для учета продаж через маркетплейсы и корректного расчёта комиссии.
Интеграция 1С:УНФ с Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет и МегаМаркет. Что можно автоматизировать?
1С: Управление нашей фирмой — это простое и удобное решение для малого бизнеса, которое позволяет автоматизировать все базовые процессы торгово-производственной компании: закупки, склад, продажи, производство, финансовый учет, кадровый учет. Далее мы рассмотрим как автоматизировать обмен 1С:УНФ с маркетплейсами в версии 3.0.4 и выше
Основной предпосылкой автоматизации работы на маркетплейсах является, конечно же, невысокая рентабельность в этом канале, а также достаточно большая конкуренция. Иногда бывают исключения, но сегодня рассмотрим массовый случай. Многие компании находятся в поисках решений для автоматизации процессов оперативного обновления остатков, обработки заказов и ведения взаиморасчетов с маркетплейсами. Это нужно для того, чтобы сократить число сотрудников, которые заняты в рутинных операциях.
Рассмотрим схему FBS, ведь именно при ней у продавца возникает достаточно большой объем ручных операций, а также много точек, где потенциально можно допустить ошибку.
Какие основные операции можно автоматизировать, исходя из возможностей API-методов, предоставляемых маркетплейсами для схемы FBS (отгрузка со склада продавца). И какие для этого есть объекты в УНФ.
- Передача остатков по площадкам
Если у компании много каналов продаж или большое количество товаров, то ручное обновление остатков на каждой площадке может стать большой проблемой. При совершении продажи в любом канале вам потребуется обновить остатки во всех остальных вручную. Это может привести к тому, что вам придется отменять заказы на маркетплейсах, ведь товар, на который пришел заказ, отсутствует на складе. Особенно это становится проблематичным, когда на складе остается ограниченное количество товаров. Решение – автоматическое обновление остатков посредством API-интеграции, что позволит в режиме реального времени обновлять остатки. Например, вам пришел заказ с площадки «А» система без участия пользователя может проверить доступный остаток и при создании документа «Заказ покупателя» тут же зарезервировать его на складе, чтобы было невозможно его продать куда-то еще. Доступные остатки в разрезе мест хранения можно посмотреть в отчете «Остатки товаров».
- Передача цен
Цены в УНФ устанавливаются документом «Установка цен». В этом документе можно подобрать номенклатуру и установить разные цены по типам цен (закупочная, розничная и тп.). В решении можно изменять цены по своим правилам: например, при повышении закупочной цены автоматически пересчитывать розничную цену. Также можно четко разграничивать права между сотрудниками и контролировать, кто внес то или иное изменение. Это помогает решить проблему с некорректными ценами на маркетплейсе, а как следствие – быстрым выкупом ботами всех имеющихся остатков по заниженным ценам. В практике мы разрабатывали механизм, который позволяет контролировать процент изменения цены от текущей установленной цены. Вы можете установить порог увеличения или уменьшения не более 5%, и если изменение больше, то программа запустит отдельный процесс визирования изменения. Если кто-то из сотрудников меняет цены, и они не соответствуют «пороговым» значениям, то эти цены не уйдут на площадку.
- Получение заказов в систему
Не менее трудоемким процессом по изменению остатков на каждой площадке и в каждом личном кабинете является процесс загрузки заказов покупателей в систему. По сути, эти процессы напрямую связаны: мы сначала выгружаем актуальный остаток и цены на маркетплейс, а затем загружаем документы в систему. Этот процесс является важным и потому, что в будущем каждый маркетплейс в своих отчетах о продажах будет ссылаться на номера заказов при расшифровке комиссий по логистике, хранению и тд. Да и сама трудоемкость создания документов достаточно высокая – на создание каждого нужно потратить в районе 1-2 минут. Когда количество заказов большое, то в этом процессе может быть задействовано несколько человек. Да и не забываем про человеческий фактор – сотрудник выбирает не ту номенклатуру, путает характеристику (цвет/размер/модель), и как следствие – вы получаете негативные отзывы от клиентов и дополнительные расходы, связанные с возвратом.
Заказы клиента здесь нужны, чтобы своевременно зарезервировать товар и показать селлеру корректные остатки.
- Работа кладовщиков по сборке и упаковке
Для всех наших клиентов одним из самых проблемных процессов является работа кладовщиков. Не всегда на складе работают сотрудники, которые заинтересованы выполнить свою работу хорошо и качественно. В этом процессе иногда нужно иметь возможность быстро, буквально на ходу, менять сотрудников, которые занимаются сборкой и упаковкой заказов. По разным причинам – от увольнения до банальных невыходов на работу. Но если процессу нужно долго обучать или нужны какие-то специальные знания, то это невозможно. Нам приходилось сталкиваться со случаями, когда кладовщики преувеличивали свою значимость для менеджеров, потому что знали где лежит товар и как его правильно упаковать. Конечно, такие процессы сильно влияют на качество, а иногда и на экономику работы в канале. Да и в целом сложно построить масштабируемую систему, когда при желании увеличить количество заказов мы должны закладываться на найм персонала. В типовом решении нет рабочих мест для кладовщиков, которые бы позволили четко видеть, какие новые заказы поступили, и какие нужно обработать и передать в доставку. Для этого мы в решении RDV Маркет разработали рабочее место для управления заказами, в котором можно увидеть с какими заказами что нужно сделать – упаковать, распечатать этикетки, ввести коды маркировки и тд.
- Работа с потоковой упаковкой заказов
Потоковая упаковка – это процесс, который направлен на полную стандартизацию упаковки большого количества заказов, от 500 штук и более. В типовом решении нет такого функционала, но когда у вас много заказов, то без такого инструмента не обойтись. В RDV Маркет мы реализовали рабочее место упаковщика, где полностью исключена какая-либо мыслительная работа оператора, который упаковывает заказы и печатает этикетки. Он берет товар, сканирует его и получает этикетку - все. Поток как на кассе в супермаркете. Такой процесс легко можно разделять на несколько линий и операторов, то есть система автоматически при старте упаковки заказа одним оператором блокирует этот заказ для работы других, что позволит избежать ошибок. При этом упаковочные линии можно разделять по маркетплейсам или по личным кабинетам.
- Автоматическое создание документов для передачи товара на комиссию для отражения в БУ
Для того, чтобы оформить фактическое выбытие товара со склада, нужно создать документ «Расходная накладная» с видом операции «Передача на комиссию». Методы, которые предоставляют маркетплейсы, дают возможность автоматически по изменению статуса заказа создать документ в учетной системе. Документ создается на основании каждого заказа, который вы отгружаете на маркетплейсы. Создание этого документа важно для полноценного функционирования комиссионной схемы торговли, потому что в финальный отчет комиссионера попадают именно те товары, которые были переданы на комиссию.
Остатки товаров, которые вы фактически отгрузили, можно посмотреть отчетом «Товары, переданные на комиссию».
- Отчет о продажах или Закрывающие документы
Кажется, что работа с маркетплейсами – это только про оперативный учет. Но на самом деле –это является большой головной болью и для бухгалтера.
Каждый маркетплейс в конце отчетного периода предоставляет селлеру закрывающие документы. Эти документы нужны для управленческого учета, чтобы вы могли рассчитать прибыль, выручку, расходы и рентабельность. А также для бухгалтерского и налогового учета, чтобы вы смогли сформировать регламентированные отчеты.
Маркетплейсы работают по разным схемам – как комиссионеры и как платежные агенты. И отражать отчеты о продажах приходится по-разному. У Ozon и Wildberriesнеобходимо создавать документ «Отчет комиссионера», у Яндекс Маркет и МегаМаркета – делать продажу непосредственно на розничного покупателя.
Усложняется процесс отражения закрывающих документов ещё и тем, что у каждого из маркетплейсов свои причуды – продажи в страны ЕАЭС, продажи юридическим лицам, доплаты, программы лояльности, частичная компенсация брака или потерянного товара, штрафы за нарушения правил. И все эти операции отражаются по-разному, поэтому тут нужно использовать понятную методологию, которая не противоречит правилам бухгалтерского и налогового учета.
Рассмотренные операции практически полностью закрывают ежедневный процессинг заказов у продавца. Действительно, когда бизнес только пробует этот канал, когда количество заказов небольшое, то автоматизация избыточна, но когда количество заказов переваливает за 50 в день, то уследить за всеми операциями человеку становится сложно, а на собственников и руководителей ложится большая ответственность за стабильное функционирование направления.
Использование типовых методов для интеграции с маркетплейсами плюс разработанные нами автоматизированные рабочие места позволяют увеличить эффективность процессов компании в некоторых случаях до 40%. При растущей конкуренции и борьбе за эффективность, очень важно снижать операционные расходы и искать новые методы снизить себестоимость обработки заказов с маркетплейсов.