Как ЦЕМРОС перевел 40 000 накладных в цифру. Кейс ЭТрН для строительного сектора
🖐Привет, я Денис Малышев. Отвечаю за направление транспортного ЭДО в экосистеме для бизнеса Saby.
В статье узнаете про уникальный кейс на российском рынке ЭДО. Мы первые провели апгрейд логистики в строительной сфере.
Холдинг ЦЕМРОС, о котором я рассказываю ниже, перешел от бумажных транспортных накладных в цифровой формат и обогнал конкурентов в своем отраслевом сегменте. Это было довольно смелое решение. Почему?
Бизнес обсуждает, когда переход на ЭТрН будет обязательным. Этот вопрос до сих пор в подвешенном состоянии. Сейчас по ЭТрН действует переходный период — можно работать как с бумажными, так и с электронными транспортными накладными. Но все держат руку на пульсе и следят за отраслевыми новостями, ведь государство охотно стимулирует к переходу на цифровые продукты.
👉Больше о законодательстве вы можете узнать в нашей статье всего за 3 минуты. Быть в курсе.
Но сегодня обойдемся без юридических уроков. Делимся опытом клиента, как перевести собственный автопарк и партнеров на ИТ-продукт, не испугать сотрудников и подружиться с требованиями ФНС.
Контекст ЦЕМРОС: как устроены перевозки груза в строительной сфере
Продукт ЦЕМРОС практически повсюду. Аэропорт Шереметьево, олимпийские объекты Сочи и высотные здания «Москва-Сити» сделаны из его прочного цемента. Стройматериал производится на 18 цементных заводах и поставляется в 70 российских регионов на крупные строительные проекты.
Цемент может поставляться железнодорожными путями, но это сейчас большая головоломка для производителей стройматериалов. Практически невозможно оперативно доставить груз в нужный пункт. Все из-за глобальной перестройки логистики в сторону Юга и Востока, специального режима работы железнодорожного транспорта и других объективных причин.
Альтернативой становятся автомобильные дороги. Груз с заводов ЦЕМРОС доставляется собственным автотранспортом, а также сторонними подрядчиками.
За 1 месяц отгружается 40 тыс. машин и 200 тыс. тонн цементной продукции.
Такую масштабную инфраструктуру почти невозможно обслуживать на бумажных документах, особенно в периоды роста спроса на продукцию. Это колоссальные расходы в бюджете. А если кто-то из цепочки перевозки груза теряет документ, бизнес платит налоговые или административные штрафы.
Страшный сон логистов: 40 000 накладных улетают из рук водителя
Почему невозможно уследить за бумажными накладными? Одна поездка — это минимум 4 документа. Экземпляр нужен отправителю, грузоперевозчику, получателю. Также понадобится экземпляр, возвращаемый отправителю с отметкой грузополучателя о доставке. Нередко используют 5-6 накладных в зависимости от того, какие службы заинтересованы в получении оригинала документа.
За месяц печатаются и оформляются 42 тыс. накладных. Это более 800 пачек, или более 2 тонн бумаги в месяц. Этот необъятный груз нужно хранить в архиве, который тоже требует бюджета на свое содержание.
А что делать с факапами на дороге? На середине пути у машины заглох двигатель. На посту ДПС водитель не найдет нужный экземпляр накладной. И масса других фобий, которых боятся логистические компании.
Как ЦЕМРОС отгружает цемент в 1 клик на телефоне
Мы провели предпроектное исследование, чтобы адаптировать трехсторонний документооборот под внутренние процессы ЦЕМРОС. Теперь у отправителей груза, водителей и получателей меньше проблем, быстрые решения для работы в телефоне, никакой бумажной нервотрепки.
⛔Раньше. При погрузке сотрудник-оператор ЦЕМРОС заходил в программу «Парус», чтобы распечатать накладную. Бумажные документы передавались водителю, а затем отправлялись грузополучателю. И тут начиналось самое сложное: получатели не спешили возвращать накладные обратно — бумаги терялись, задерживались, откладывались в долгий ящик.
Кроме того, бумажный документооборот — это огромные затраты👇
Всего за 1 месяц может накопиться до 400 тысяч листов А4, это почти 2 тонны бумаги. А затраты на печать обойдутся в 600–800 000 ₽. Но итоговую сумму придется преумножить, ведь на поездку нужно дополнительно распечатать 3–5 копий.
✅ Сейчас. Больше никто не ждет возврата бумажных накладных, а затраты на электронный документооборот обходятся бизнесу в 3-4 раза дешевле. Работа с ЭТрН сделана максимально простым способом.
Для операторов ничего существенно не поменялось. Накладная выпускается в учетной системе «Парус» и сама передвигается к каждому нужному человеку. Все отражается в системе Saby через API.
Водители ЦЕМРОС и подрядчики обрадовались обновлению сервиса. У каждого из них есть мобильное приложение Saby. Здесь они подписывают накладные, подтверждают приемку цемента, проверяют адреса погрузки и выгрузки, отслеживают параметры груза и контактные данные.
🧑💻Грузополучатель подписывает накладную прямо в телефоне — ему достаточно выйти к водителю, проверить груз и подтвердить получение в приложении. Это занимает считаные минуты.
🚚Перевозчик получает оплату уже на следующий день, а не ждет неделями, как при бумажном документообороте. Для транспортных компаний, у которых нет больших запасов оборотных средств, это критично: деньги быстрее возвращаются в работу, а расходы на перевозки снижаются. В итоге ускоренные платежи помогают сдерживать рост тарифов на перевозки.
От погодных условий до порчи груза: предусмотрели всевозможные факапы
Форс-мажоры на дорогах — дело обычное. Машина сломалась, получатель груза изменился, водитель заболел, грузополучатель внезапно сменился, а то и вовсе ДТП. Раньше ЦЕМРОС рисковал столкнуться с этими проблемами.
Представим ситуацию: водитель везет цемент на стройку в Подмосковье. Уже в пути он получает уведомление, что разгрузка переносится на другой объект, расположенный на 50 км дальше. Что делать?
Если отправитель перенаправляет груз на новый адрес или другому получателю, ему нужно сформировать уведомление о переадресовке. Saby оповестит других участников.
Все изменения данных ЭТрН фиксируется в специальных файлах — титулах.
Титулы в ЭТрН — это цифровые разделы документа, которые заполняют и подписывают участники перевозки. Титулы соответствуют требованиям ФНС и фиксируют статус груза на каждом этапе. В блоге мы сделали схему, чтобы вы не запутались с наименованиями.
Вот как работает переадресация 👇
Больше километров — больше денег. Как оперативно менять оплату ЭТрН
С проблемой переадресовки разобрались, но водитель проехал в несколько раз больше. Это означает увеличение километража и, соответственно, стоимости перевозки.
В этом случае сотрудник транспортной компании пересчитывает стоимость услуг перевозки с учетом дополнительных километров.
Далее открывает Saby и формирует титул 5 (Т5) — документ, фиксирующий изменения финальной стоимости перевозки. В нем указывается стоимость, реквизиты расчетного счета и банка. Документ подписывается и направляется грузоотправителю.
Водитель просто завершает маршрут, а грузоотправитель проверяет обновленные данные и подписывает титул в Saby.
В итоге перевозчик получает оплату за фактически выполненную работу без лишней бумажной волокиты и споров, а получатель — прозрачные расчеты и юридически корректное подтверждение расходов.
Логистика без бумаг: сэкономили на 2 тоннах документов
Благодаря ЭТрН ЦЕМРОС экономит около 2 тонн бумаги каждый месяц и не задумывается о лишнем помещении для архива. Изображение ниже — это реальный пример, как хранятся многотысячные бумажные накладные.
Выдача груза подставному лицу частая проблема в России. Но перевозки ЦЕМРОС под строгим контролем. Выдать груз подставному водителю или увезти его на другой адрес без уведомления отправителя не получится. Водитель подписывает накладную со своего смартфона электронной подписью. Все данные о перевозке передаются и хранятся в ГИС ЭПД.
«Это решение позволило нам избежать дополнительных расходов на роуминг между системами, так как многие наши контрагенты уже работают с Saby».
С Saby вы будете отгружать только свой продукт, а не тонны документов. Как это сделать?