В статье рассказываем, как транспортные компании могут сделать свою работу эффективнее с помощью CRM-системы.
• Какие проблемы решает CRM;
• Как эти проблемы влияют на работу транспортных компаний;
• Что делает CRM, чтобы эти проблемы решить;
• На что конкретно можно повлиять с помощью CRM;
• Как выглядит процесс внедрения CRM;
• Что меняется в компании с началом работы в системе;
• Чего ожидать от работы в CRM;
Если кратко, то CRM-система делает работу транспортной компании удобной, иногда упрощая её до пары кликов. Времени на работу с клиентской базой уходит на 30% меньше, ошибки почти исчезают, а контроль работы становится прозрачным. За 3 месяца можно увеличить прибыль на 30%.
Частые трудности транспортных компаний – разрозненность информации и человеческий фактор.
В сфере логистики всех проблем не перечислить, но мы попробуем. Они связаны с информацией, которая хранится везде: в облачных сервисах, электронных документах, в бумажном виде, передаётся в устной форме, что-то вообще держится в уме. В таком виде информацию приходится проверять и перепроверять на разных этапах работы. Разрозненность информации – первая головная боль сотрудников логистических компаний.
Другая часть проблем связана с человеческим фактором. У каждого человека свой подход к работе, свои стандарты, программы и требования. Из-за этого, случаются недопонимания. Это тормозит работу и множит ошибки.
Даже если ошибки не критичные, они всё равно губят работу компании.
Незначительные проблемы обычно не срывают работу. Они просто превращаются в часть рутинных процессов. Менеджеры продолжают оформлять заявки, создавать документы, искать водителей и так далее. Но среди всего этого случаются мелкие накладки, которые отнимают время и раздражают.
Времени на устранение погрешностей может уходить больше, чем требуется. Например, документ найден, но на это ушёл час. Документа вообще не было, но его создали – плюс два часа. Пришлось переделать формат таблицы – ещё пара часов.
Из-за всех этих манипуляций подвисла заявка с прошлого дня. Там давно пора было выставить счёт, а он и не посчитан. Тут уже и клиент возмутился и отказался работать. Такое обычно не только мешает компании приносить пользу и зарабатывать, но и по-человечески расстраивает тех сотрудников, которые уже успели включиться в работу, а она оказалась бессмысленной.
Иногда, сотрудники могут винить друг друга, ссылаться на человеческий фактор и будут правы. Но хорошая новость в том, что это решаемо.
CRM-система помогает собрать информацию в одном месте и автоматизировать процессы.
CRM система решает все эти проблемы. Во-первых, она помогает придать информации цельность. Помогает собрать её, адаптировать под один общий стандарт.
Во-вторых, CRM система помогает связать работу всех сотрудников в одну крепкую цепь. Каждая ячейка в неё может оставаться всё той же ячейкой, но не теряться, не мешать, а сцеплять соседние звенья и править работу. Для этого в CRM можно добавлять подразделения, роли и включать своих сотрудников. Можно сделать так, что для определённой должности будут доступны только те функции, которые нужны для работы.
В общем, задачи у CRM-системы три:
1 – Хранить информацию в одном месте.
2 – Ускорить и упростить работу с информацией.
3 – Автоматизировать процесс работы.
CRM-система позволяет на 30% сократить время работы с заявками.
Самое важное, что можно делать в CRM системе – быстро создавать заявки и вести базу клиентов. Для этого в CRM есть уже формы для заполнения базы данных и готовые шаблоны. В них труднее ошибиться, зато проще подгружать и находить. С их помощью можно сократить время на создание заявки, выставление счёта, считать среднюю стоимость ставки, оценивать невыгодные сделки.
Вот некоторые из документов, которые можно загрузить в CRM и создавать потом в один клик:
• Коммерческое предложение;
• Договоры;
• Заявки;
• Доверенности;
• Накладные;
• Счёты и счёт-фактуры;
• Акты сверки;
• Акты выполненных работ;
Внести можно даже электронную подпись и подписывать документы в один клик. Если сотрудник ошибётся при работе в CRM, все ошибки можно исправить. Чтобы ошибок было как можно меньше, в программе есть система авто-подстановки. Она помогает определять, куда и какие данные нужно вставить. Сотруднику же остаётся только согласиться или отказаться от подсказок системы.
Чтобы сосредоточить всю работу в одной программе, в CRM можно интегрировать сторонних участников рабочего процесса. Например, почту, банк, бухгалтерию и юриста.
Работа в CRM помогает сократить время оформления заявки примерно на 30%. То есть, где раньше менеджеры оформляли 3 заявки, теперь они будут успевать оформить 4. При этом, ошибок меньше, сотрудники и клиенты довольнее, а компания больше зарабатывает.
CRM-система упрощает контроль работы компании с помощью ленты активности менеджеров и системы отчётных документов.
Может сложиться впечатление, что почти все действия в CRM будут настолько автоматическими и быстрыми, что невозможно будет их контролировать, но это не так. Для руководящих ролей есть возможность воспользоваться лентой активности и отследить продуктивность менеджеров. В ленте можно увидеть, что менеджер уже сделал и над какой задачей трудится.
Каждый шаг в работе сотрудников можно детально рассмотреть. Узнать, сколько времени было потрачено на любой из этапов, какие документы были сформированы, какие звонки сделаны, сколько времени простаивает транспорт.
В CRM легко анализировать состояние дел в компании. Для этого предусмотрена простая система отчётности. В ней можно отслеживать крайние даты оплат, задолженности, убытки и прибыль. Удобное обращение к отчётным документам упрощает контроль и оставляет возможность принимать управленческие решения.
Первый месяц работы в CRM-системе – бесплатный.
Работа в программе начинается с регистрации. Работать в ней можно с любого устройства, в котором установлен браузер и есть доступ в интернет. За первый месяц пользования CRM — компания не платит ничего.
В начале освоения CRM могут быть трудности. Обычно, их три категории:
1 – Нежелание учиться новому;
2 – Необходимость осваивать новую информацию;
3 – Страх совершить ошибки.
Волноваться на начальном этапе внедрение CRM – это нормально. Мы понимаем это и делаем всё, чтобы волнения было меньше, а процесс обучения – проще.
Помогаем освоить работу в CRM с помощью техподдержки, справочных материалов и обучающих видео.
Во-первых, мы предоставляем справочные материалы. К ним могут обращаться те, кому комфортнее не спрашивать кого-то, а разбираться самостоятельно.
Во-вторых, всю работу в CRM мы объясняем с помощью видео. У нас готова программа с обучающими роликами. Она начинается с презентации и заканчивается конкретными разборами, куда нажимать, что и как вписывать. Видео остаются в компании и их тоже можно пересматривать.
Что происходит в компании, которая начинает пользоваться CRM.
Сначала мы рассказываем, что из себя представляет CRM и какие у неё функции. Потом демонстрируем, что в ней можно делать. Затем сотрудники компании сами пробуют работать в программе, а мы наблюдаем. Наблюдать продолжаем до тех пор, пока сотрудник не поймёт, как создавать заявки и вести клиентскую базу.
CRM-система гибкая и её можно дорабатывать. На начальном этапе мы смотрим, что в CRM стоит перенастроить под компанию. Если есть что – перенастраиваем. Если нет – просто оставляем за компанией такую возможность на будущее.
Если приложить усилия на внедрение и освоение CRM-системы — вы получите замечательный инструмент, который точно себя окупит на дистанции. Обычно, внедрение CRM в работу транспортной компании помогает увеличить прибыль компании на 30% за первые 3 месяца работы. Годовую подписку на программу отбивают примерно за 1 месяц.