KPIOrg.BI - Пора заменить Excel на Power BI

Excel появился очень давно, аж в 1985 году. И он очень удобный, нет, он больше чем удобный - он классный! Сейчас ему 35 и я думаю мы еще отметим его 50-летие.

Excel завоевал сердца финансовых аналитиков, бухгалтеров, руководителей и предпринимателей. С давних пор многие ведут управленческую отчетность в нем, от мала до велика. Около 36% среди опрошенных мной предпринимателей используют Excel как основной инструмент по ведению управленческой отчетности.

Как это зачастую выглядит: в организации имеется файл Excel. Иногда в нем много закладок по годам: 2010, 2011...2020. У некоторых вместо закладок используются файлы: Управленческий отчет 2010.xls, Управленческий отчет 2011.xls и множество закладок уже в них: "Доходы", "Расходы", ....

И в этот файл вносятся данные на регулярной основе, скажем, раз в месяц. Потом строятся диаграммы, высчитываются всякие показатели, формулы.

И вот, очередной отчетный период внесен в этот файл и его рассылают по почте нескольким сотрудникам. И эти счастливые сотрудники, открывают этот файл, и изучают управленку. Особо они бывают счастливы, открывая этот файл на мобильном - графики плывут, или файл не открывается на телефоне. А самым счастливым можно считать финансового аналитика, который этот файл делал, особенно когда ему говорят: "А давайте внесем еще вот такую статью расхода, будем разделять маркетинг на части". Вот тут финансист и говорит: "*опа! Сколько работы!".

Знакомо? Если да, читайте ниже. Если нет и у вас в компании не так - вы счастливый человек.

В этом абзаце короткая история о том, как я ушел из крупного бизнеса и запустил свой стартап. Это необходимо для жанра. Не буду оригинальным: был со-основателем платежной системы PayOnline, руководил ею с 2008 по 2017 годы. В 2015 году вместе с партнером продал компанию американцам с NASDAQ. Потом с начала 2018 до октября 2019 года проработал генеральным директором АТОЛ Онлайн. И в начале 2020 года решил, что пора из того что у меня получается хорошо, сделать свой проект, или как модно говорить - стартап.

Я разработал решение для ведения управленческой отчетности для малого и среднего бизнеса на базе Micorosoft Power BI как альтернативу Excel. Чтобы заменить его, отказаться и сделать людей, кому действительно нужно управленческая отчетность чуть более счастливыми. Я намеренно написал "разработал", не "придумал". До меня все придумали, и таких решений уже не мало, говорят есть у Tinkoff, есть много других разработок. Здесь я могу ответить заумно и просто: конечно таких решений много, там, где есть рынок/потребность и деньги, всегда будут конкуренты. Меня это не страшит.

Как выглядит разработанное мной решение?

1) Онлайн-таблица для ввода данных. Она хорошо структурирована, в нее вводятся параметры за отчетный период (месяц): доход, расход, дебиторская задолженность на конец периода, продажи план, продажи факт, расходы, сколько сотрудников на конец периода, покинули компанию и т.д. Всего около 15 параметров.

2) Собственно сам отчет в PowerBI, который из всего этого набора данных строит графики, вычисляет полезные для бизнеса показатели: рентабельность продаж, оборачиваемость дебиторской задолженности, параметры для оценки эффективности персонала.

3) В итоге получилось: три блока "Продажи", "Финансы", "Кадры". Есть основные цифры и показатели.

4) А еще в одном отчете можно "вести"несколько организаций: можно строить отчеты по всем организациям, можно по выделенным. Точно также можно сравнивать показатели компаний друг с другом, например, пиццерию на улице Пушкина и пиццерию на улице Лермонтова.

5) Еще в марте мы сделали интеграцию с YCLIENTS (пожалуй, самая популярная в стране CRM для салонов красоты). Для ее клиентов мы можем получать 80% данных через API. Я даже выложил простенькую интеграцию с YCLIENTS, написанную мной на C #, на GitHub.

6) Такие отчеты удобно смотреть на персональном ПК, на мобильном телефоне. Не нужно копаться в почте, искать файлы, графики не плывут, нет лишних исходных данных. Много интерактивных фильтров и сортировок: можно прям на оси X выводить или учетные организации, или периоды. Можно ткнуть в месяц на графике, и все остальные графики будут построены с учетом фильтра "Период = выбранный месяц".

7) Любая статья расхода или дохода добавляется в любом периоде и все отображается и считается корректно.

8) А еще можно научить Siri в iPhone на фразу "Сири, открой пожалуйста, мой план продаж" вызывать запуск приложения Power BI и открыть ваш отчет.

Картинки для лучшего представления.

Считаю, что начало неплохое. Продукт внедряется за один день, чтобы не начинать с нуля, мы еще за клиента вводим данные за последние 12 месяцев. Удобно, уже есть хоть какая-то история для клиента.

За два месяца работы к нам подключились 15 клиентов. Основные каналы продаж Instagram (@kpiorg.bi) и FaceBook.

Часть клиентов купила отчет as is, они нам платят по 3 тыс. в месяц. В стоимость входит то, что мы сами вводим за них данные - люди сами ленятся это делать. Потому мы решили в стоимость тарифа включить ввод данных. Данные нам присылают по-всякому, иногда это бывает выгрузка из 1С, иногда из банк-клиента. Помимо ввода данных, мы отслеживаем корректность расчета показателей, можем обратить внимание на падение рентабельности продаж, на падение параметра "оборачиваемость дебиторской задолженности" и т.д. Этакий "персональный" финансовый аналитик.

Среди клиентов есть производители хлебобулочных изделий, организатор конференций, автомастерские, платежные системы, строительные компании.

Другая часть клиентов заказывает у нас персональную разработку отчетов. В зависимости от сложности отчет стоит 25 - 35 тыс. Иногда отчеты принципиально другие и сложные. Здесь мы еще, как правило, выстраиваем учет у заказчика - как ему вводить данные. Далеко не все заказчики автоматизированы. Потому мы предлагаем им для ввода данных Google Sheet или Excel Online (с хранением на OneDrive) , структурированные таблицы, формулы. А потом под эту структуру данных строим персональный отчет.

Из самых интересных работ - небольшой нефтетрейдер. Мы им делали отчет по Cargo: выбираешь Cargo отчет выводит сколько было импорта и экспорта в количестве, в сумме. Сразу показывает загрузку по месяцам, клиентов, корабли. Можно кликнуть в клиента, и отчет начнет строится от него - в какие месяцы были закупки, на каких кораблях были перевозки и в какие порты. Данные собираются из нескольких файлов - каждый такой файл ведет один человек-трейдер.

Сейчас, в период кризиса, заказчиков стало меньше, появилось время написать эту статью. Критикуйте, дамы и господа, и пожелайте мне удачи. Заранее спасибо!

https://kpiorg.bi/