Трибуна
Denn Loginov
97

Битрикс24 и автоматическое распределение нагрузки на производстве

Битрикс24 и автоматическое распределение нагрузки на производстве
В закладки

Поступил новый заказ

Руководитель оценивает его по ряду параметров, определяет сроки готовности, силы и средства, учитывает нагрузку, наличие и занятность сотрудников, порядок и очередность работ и еще много других параметров и условий.

Вопрос:

  1. Можно ли делегировать если не всю, то хотя бы часть этого процесса в Битрикс24?
  2. Какие возможности предоставляет Битрикс24?
  3. Какие особенности, технические ограничения и подводные камни есть на пути решения этой задачи?
  4. Какие методы решения мы предлагаем?

Зачем это нужно и какую цель мы преследуем?

  1. Освободить от рутины аккаунт-менеджеров (сотрудников Call-центра), они и руководители компании не должны постоянно перезваниваться между собой, чтобы выяснить реальную обстановку по заказам, кто над чем работает и когда освободится, сколько у сотрудников не обработанных заказов.
  2. Автоматически распределять новые задания в зависимости от реальной ситуации.
  3. Быстро, решительно пресекать и преодолевать предвзятое отношение сотрудников, их нежелание или отторжение при обращении «неудобных», «трудных» клиентов и заказов.
  4. Иметь возможность оперативно и гибко масштабировать производство, привлекать и контролировать внешних удаленных сотрудников и партнеров для решения производственных планов, и заданий.

Наше предложение:

  • Построить и отладить автоматический конвейер обработки заказов и распределения ответственных. Пусть ваши сотрудники ругаются на него, пусть он будет плохой и ужасный за то, что он назначил исполнителю новую сделку.
  • Ваш аккаунт менеджер и руководство компании будет защищено от такого потока «грязи».

Важно:

  • По нашей методологии все сотрудники работают с модулем «Задачи и проекты»
  • Все задачи имеют ответственных и сроки исполнения, которые служат основой для деления их по статусам и распределения по нагрузке.
  • Система автоматически без участия человека учитывает и анализирует изменение штатной численности сотрудников всех отделов, определяет их присутствие или отсутствие на рабочем месте, проверяет наличие свободных окон в их рабочих графиках.

С чего начать?

1. Необходимо научится учитывать количество задач (проектов).

  • Количество всех задач в работе.
  • Количество просроченных задач.
  • Количество закрытых задач.
  • Количество отложенных задач.
  • Количество выполненных задач, находящихся на утверждение у руководства.

2. Установить приложение FREE.FIX4.ORG

Откроем реальный портал Digital-агентства, смотрим как работает автоматическое распределение сотрудников:

  • CRM, раздел сделки, стадия «Заключить договор», в списке десяток новых необработанных сделок.
  • Обычная схема прохождения сделки: Нужно заключить договор, Подписать договор у клиента, Положить копию договора на общий диск, Выставить обычный счет, QR-счет, отправить счета клиенту, дождаться оплаты счета, Получить предоплату, Дальше подключается робот автоматики, который анализирует нагрузку сотрудников и назначает исполнителя.
  • Переведя вручную сделки и статуса «заключить договор» после отработки роботов и назначения ответственных на экране в режиме «Канбан» наглядно видно, как происходит автоматическое назначение ответственных и перемещение сделок в статус «разработка запущена».
  • В рассматриваемом нами проекте в качестве примера, кроме реализованного модуля автоматического распределения исполнителей в зависимости от нагрузки предприятия реализованы роботы расчета валовой прибыли и генерации счетов с QR-кодом. Эти процессы идут параллельно основному в фоновом режиме без участия человека. О том, как работают эти модули и приложения мы подробно рассматривали в других видеороликах, которые хранятся в архиве на нашем Ютуб канале.

Важно:

  • Анализ распределение нагрузки и назначение новых ответственных за заказами проверяет целый ряд параметров и также идет в фоновом режиме.
  • Этот процесс обычно занимает некоторое время и зависит от количества анализируемых параметров и загрузки портала
  • Минимальное время анализа и принятия действия системой в настоящий момент занимает около 10 минут.

Что делает приложение FREE.FIX4.ORG?

  1. Оно анализирует нагрузку на сотрудников
  2. Выполняет ваши конкретные инструкции о том, что делать с лидами и сделками на разных стадиях

Кто может установить приложение и где оно живет?

  • По умолчанию, установить приложение может сотрудник компании с правами администратора портала.
  • Приложение можно установить через маркетплейс, которое расположено во вкладке «Приложения» левого основного меню колонки корпоративного портала.
  • Найти приложение в маркетплейс можно с помощью поисковой строки если в ней набрать слова: конвейер распределение нагрузки или FREE.FIX4.ORG.
  • Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации. В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.

Настройка приложения:

  • После установки приложения в левом меню появится вкладка «Автоматический конвейер», активируем его.
  • Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями

Необходимо настроить работу приложения:

  • выберем сущность – Сделка или Лид.
  • назначим стадию анализа загрузки, например «разработка запущена».
  • определим поле – анализа, например – Исполнитель, возможен вариант анализа любого поля с типом привязка сотрудника, как системного, так и дополнительного.
  • Привяжем конкретных сотрудников в виде прямого указания или привязки к отделу.
  • Есть возможность исключения конкретных сотрудников.
  • Нажатая клавиша исключить без указания конкретного лица, означает автоматическое исключение руководителя выбранного отдела.
  • Опцию учета статуса дня.
  • Время – паузу обновления цикла проверок.
  • Опцию перехода сущности в другую стадию по результатам проверки.
  • Количество ограничений заданий, находящихся в работе у одного сотрудника.

Важно:

  1. После сохранения настроек приложение начинает работать автоматически.
  2. Контроль и демонстрация нагрузки на сотрудников (информация для руководителей отдела) в режиме реального времени очень информативно отображается в режиме экрана список.
  3. Вся полученная в ходе анализа информация хранится только на вашем портале.

В каких тарифах работает приложение?

  • Во всех, даже бесплатных!
  • Если нужна автоматизация и использование своей сложной логики, то по сценариям, то нужны бизнес-процессы и тарифы (CRM+, Команда, Компания или любая коробочная версия (корпоративный портал)).

Какие сценарии были реализованы в течение шести месяцев тестирования приложения?

  1. Автоматическое распределение лидов и сделок.
  2. Выборочное не равномерное распределение нагрузки на конкретных сотрудников компании в зависимости от сложности и длительности задания-проекта. Например, одному рядовому сотруднику направляется десять стандартных (быстрых) сделок, а специалисту узкой специализации всего по 2 но сложных (длинные проекты).
  3. Автоматическое назначение сотрудников для подпроцессов. Пример, когда сначала начинает работать сотрудник первой линии, а потом в зависимости от параметров заказ распределяется между сотрудниками бухгалтерии, доставки, производства, услуг, фрилансами…

Сколько стоит приложение?

  1. Все приложения, разработанные нами, работают бесплатно в течение 30-дней
  2. Стоимость аренды приложений обычно не превышает стоимости 1-2 чашек хорошего кофе в месяц.
  3. Все наши приложения работают бесплатно, если вы продлеваете лицензию Битрикс24 через нашу компанию.

Что будет дальше, какие дополнительные возможности появятся скоро у приложения?

  1. Во всех тарифах начиная с CRM+ приложение будет учитывать график отпусков.
  2. Приложение будет работать с экстранет пользователями (фрилансерами) ограниченными возможностями в облачной версии и без ограничений количества приглашенных в коробочной версии Битрикс24. Таким образом обычная коробочная версия для 12 пользователей сможет работать, например, с 100 удаленными сотрудниками.
  3. Будет сокращено минимальное время цикла запуска приложения для анализа. Сейчас минимальный промежуток времени (техническое ограничение) составляет 10 минут.
{ "author_name": "Denn Loginov", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 0, "favorites": 11, "is_advertisement": false, "subsite_label": "tribuna", "id": 123764, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 28 Apr 2020 18:35:10 +0300", "is_special": false }
Право
Семь настоящих причин зарегистрировать товарный знак в России
Хорошее название помогает компании защититься от подделок, покорить рынок и выйти за рубеж. Плохое может её обанкротить.
Объявление на vc.ru
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Прямой эфир