Hackathon-as-a-Service: как мы сделали самую популярную платформу по организации онлайн-хакатонов в 2020 году

В 2020 году команда Russian Hackers начала предоставлять собственную платформу для организации онлайн- и офлайн-хакатонов внешним организаторам. Только за последние три месяца она была использована на семи хакатонах, а с момента её создания через неё прошло более 14 тысяч участников.

Наша платформа экономит время в организации хакатона от этапа сбора заявок до подведения результатов и поиска нужных данных даже спустя месяц после мероприятия: она позволяет оцифровать резюме участников хакатонов, следить за их прогрессом в командах, организовать работу менторов и собрать результаты в максимально удобном, но при этом полностью кастомизируемом под ваши задачи формате.

Мы используем эту платформу на своих мероприятиях уже три года, а сейчас предоставляем кастомное SaaS-решение для сторонних организаторов.

• Наша платформа цифровизует все процессы по организации хакатона.
• Вы получаете максимально персонализированное решение — от внешнего оформления вроде шрифтов и креативов до возможности собирать от участников любые данные — те, которые нужны именно вам.
• Все данные хранятся на отдельном сервере или в облачной инфраструктуре вашей компании.

Мы предоставляем только ту функциональность, которая решает реальные проблемы организаторов:

• Собрать полный профиль пользователей и отобрать нужных участников — здесь мы предлагаем не только физическое решение, но и делимся своей экспертизой, как оптимизировать этот процесс исходя из задач хакатона.
• Создать дополнительные каналы привлечения трафика — реферальная программа и другие онлайн активности.
  
• Помочь участникам с поиском команд.
  
• Автоматизировать трекинг команд и упростить работу менторам.
  
• Возможность вернуться ко всем собранным данным спустя любое время.
  

Мы команда Russian Hackers — основатели хакатон-сообщества, которое меняет представление о создании ИТ-проектов в СНГ. Участников хакатонов мы обучаем выигрывать международные награды, а компаниям помогаем решить свои бизнес-задачи, организуя авторские мероприятия.

Вся наша команда активно участвует в хакатонах с 2016 года, а первый раз мы стали организаторами в 2017 году. Тогда, агрегируя информацию об участниках в Google-таблицах и формах мы еле-еле переварили хакатон на 150 человек, а если говорить о тех данных, которые остались у нас после этого мероприятия... не будем о грустном. Профили, проекты и команды канули в лету.

Мы осознали, что нам нужно решение, которое позволит собирать, обрабатывать и хранить данные без каких-либо проблем и, при этом, такое решение должно быть максимально легким.

Тогда Максим Дьяков, СТО Russian Hackers, предложил идею — взять open source – проект, допилить напильником и опробовать его на следующем ивенте. Так, в начале 2018 года впервые мы опробовали первую версию HackeR на Hack.Moscow v1.0.

Мы взяли за основу Open-Source проект студентов MIT, которые использовали его для проведения собственных хакатонов. В отличие от множества сервисов вроде devpost, actum.online, codenrock, мы не предоставляем «лишний сервис» — только регистрация на хакатон, которую можно подключить к Tilda, Readymag и любому другому сайту — мы разворачиваем ее прямо на сервере заказчика или на любом хостинг-провайдере.

На практике мы переписали большую часть проекта и добавили функциональность, отвечающую текущим вызовам организаторов. И продолжаем это делать благодаря постоянной обратной связи от клиентов.

Регистрация в один клик подойдет, если вы делаете онлайн-магазин, но это точно не позволит вам отобрать качественных участников под задачи хакатона. Мы верим, что если участник не готов потратить времени на регистрацию, то вероятность, что на него можно расcчитывать на хакатоне — крайне мала.

• Создать аккаунт — логин и пароль.
• Подтвердить почту.
• Заполнить анкету.
• Получил приглашение на хакатон.
• Подтвердить участие.

Такой подход позволяет организовать нужную вам воронку участников и более точно предсказать их количество на самом хакатоне

Хакатон — командное соревнование. Половина участников хакатонов приглашают своих друзей участвовать. Хакатоны стали известны и популярны по всему миру благодаря сувенирам, которые на долгое время запоминаются хакерам. Мы соединили два позитивных опыта участия — за приглашение друзей и участие в жизни хакатона в онлайне участники получают памятные призы от организаторов.

Топ работающих механик:

• Пригласи трёх друзей и получи стикерпак.
• Приз за пост в соцсетях «я и хакатон».
  
• Неформатный конкурс: CTF-чемпионат
  

На выходе любой организатор получает рост вовлеченности аудитории и до 50% экономии в лидогенерации.

Один из самых распространенных запросов среди участников — найти команду или найти недостающего члена команды. Мы и сами сталкиваемся с такой болью на хакатонах других организаторов, поэтому для нашей платформы мы реализовали фичу тимбилдинга.

Отдельный участник или команда заполняют информацию о себе, после чего им становится доступна доска объявлений, где они могут найти себе сокомандников.

Когда мы проводили Hack.Moscow v3.0, на котором было более 200 команд, мы поняли, что чем ближе количество людей на площадке к 1000 человек, тем нереалистичнее становится сбор обратной связи и трекинг команд. В онлайне это проблема стоит еще более остро при любом количестве участников.

Мы решили её с помощью системы проведения чек-поинтов: организатор определяет ключевые точки, где он собирает срез о статусе команд + собранные данные позволяют облегчить работу менторов. На основе техник agile и нашего практического опыта мы создали следующую механику проведения чекпоинтов:

1) Командам предлагается заполнить короткую форму

• Какой текущий прогресс?
• Какие ваши следующие шаги?
• Какая именно помощь нужна вашей команде?
• Какие менторы требуются команде?

2) Далее организаторы понимают, какие команды нужно взбодрить, каких менторов отправить какой команде, а сами менторы получают доступ к трекшену

3) По итогу хакатона, команда загружает финальную версию проектов в систему по формату Product Hunt. Все данные, включая презентации, также будут храниться на собственном хранилище — так мы минимизируем потерю доступа к файлам, которые участники размещают в облаке.

Наш продукт — нишевый, и его рынок весьма ограничен. Тем не менее, это его огромный плюс — можно стремительно завоевать к себе доверие. На каждом этапе: от создания нашего сообщества до масштабирования платформы мы максимально трепетно относимся к сообществу, и это дает результаты.

Первый костяк подписчиков в Telegram-канале мы привлекали, многократно посещая офлайн-хакатоны, вручали мини-призы и стикеры всем желающим. Всегда находясь на одной волне со своим сообществом, мы остаемся в курсе того, что ему интересно и какой функционал действительно важен — именно поэтому наша команда активно участвует в хакатонах. Мне кажется тот урок, который мы извлекаем в процессе улучшения платформы — это делай продукт для себя, а затем на тебя обратят внимание клиенты.

Далее — узнаваемость + личный бренд позволяли предлагать организаторам попробовать платформу. В конце 2019 года мы выкатили новый билд для своих хакатонов и тут к нам постучался Covid-19 — наш огненный мотиватор в продвижении платформы. Помимо бренда Russian Hackers плюсом было размещение нашего логотипа на самой платформе. Такая небольшая деталь органически приводит к нам хорошее количество запросов в месяц.

Стоимость использования HackeR зависит от выбранной лицензии на использование. Наша модель допускает использование white-label платформы, дополнительной кастомизации под ключ. На второй стадии проекта мы будем добавлять функционал, который позволит давать спец. возможности участникам и мотивировать их доводить проекты до конца, а затем трекать их прогресс — таким образом мы станем привлекательнее для венчурных фондов.

Для некоммерческих хакатонов мы предоставляем 100% скидку на проведение ваших ивентов.

Количество пользователей нашей платформы превысило 14000 разработчиков. Наша платформа подходит для небольших локальных мероприятий, так и для мега-хакатонов с тысячами участников.

Например, на ней уже проходили ивенты от Phystech.Genesis, Ростелеком и РАЭК, КРОК, Wallet One и ФНС России, хакатон от Росатома. Мы не проходили никаких акселераторов, делаем продукт микро-командой, которая состоит из хакеров с более 20 выигранными хакатонами по всему миру за плечами и любимое сообщество Russian Hackers.

Нам помог контент — чем больше ты разбираешься в нише, тем лучше ты можешь предложить продукт. Мы рекомендуем следующие ссылки:

• Актуальный календарь хакатонов
• Как организовать онлайн-хакатон — рекомендации сообщества хакеров
• Советы по созданию стартапов на конвеере: как мы организовали хакатон для самозанятых
  
• Что такое хакатон и зачем он нужен вашему бизнесу
  
• Ликбез: как поставить задачу по Data Science на хакатон. Какие они бывают, как правильно составить и какой выхлоп ожидать
  
• Описание формата
• Ориентировочная смета
• Описание платформы и тестовый доступ
• 90% of Corporate Hackathons have negative ROI
• Physical or online? How to make your hackathons a success
  

А зачем прикручивать Hackathon-as-a-Service вместо использования общих платформ?

Все просто, получается максимально персонализированное решение — от внешнего оформления вроде шрифтов и креативов, до возможности собирать от участников все данные , которые нужны именно вам.

Плюс к этому — вы можете сэкономить на размерах команды, а все данные хранятся на отдельном сервере или в облачной инфраструктуре вашей компании. Среди участников хакатонов — есть 14000 человек, для которых наша платформа предлагает знакомый опыт, соответственно использование не вызовет вопросов. И это все — на вашем сайте, с только вашими логотипами, без продвижения сторонних площадок.

Мы с радостью ответим на вопросы про хакатоны в комментариях на vc.ru и по почте [email protected]

#хакатон