Кейс fresh connect: как стартап с российскими корнями помогает снизить расходы на аренду офисов до 50%

Привет! Меня зовут Елена Белошапкова. Я CEO и фаундер двух компаний: Fresh. Ideas for Offices и fresh connect.

Первая — производство и поставка красивой и инновационной офисной мебели. Два года назад про нас писали в РБК. Мы успели поработать с крупнейшими компаниями, среди которых Сколково, Росбанк, Schneider Electric, Volkswagen, Зарядье, Alibaba, — и заработали хорошую репутацию на российском рынке. Мы разработали 67 собственных линеек мебели и получили 7 патентов. Этот бизнес до сих пор развивается, с ним все отлично.

Идея fresh connect пришла ко мне после нескольких запросов клиентов мебельного производства. Они звучали примерно так: «Вы создаете современные офисные пространства. Но у нас нет возможности ими управлять. Нам очень нужен такой инструмент».

Я задумалась о том, чтобы реализовать эти проекты с помощью партнеров. Изучила предложение — нашла компании на рынке, которые занимаются разработкой похожих технологий, и связалась сразу с несколькими европейскими компаниями. Но подготовка коммерческого предложения затягивалась на месяцы — они даже не могли прислать простую Excel-табличку в течение 6 месяцев. Стало понятно, что нужно делать собственный продукт.

Я открыла компанию в феврале 2019 года в Бостоне. А уже в июне 2019 года мы показали первую версию продукта. Его презентация состоялась в Москве на конференции Future Offices. Но у решения был ряд недочетов.

Устройство работало по технологии IBeacon, для которой требуется батарейка. Даже самые качественные из батарей необходимо менять раз в 3 года. Это придавало устройству толщину в несколько сантиметров, их нужно было вручную врезать в столы, а портить мебель не хотелось. Клиенты не cмогли бы установить их самостоятельно — для этого нужно было бы посылать наших представителей. А еще устройства требовали пусть и редкого, но все-таки обслуживания.

Но даже с этими минусами спрос на продуктовую идею был огромным. Почти никого из посетителей выставки они не отпугнули, а продукт получил хорошие отзывы в прессе и запросы от клиентов. Но мы понимали, что эти недочеты точно смутят будущих клиентов и будут мешать нам масштабироваться. Мы с командой ушли делать работу над ошибками.

Второй прототип исключал недостатки первого. Мы полностью переработали устройство. Теперь его толщина — около 1 мм. Он не требует батареи или проводного подключения к сети. Если раньше его нужно было «врезать» в стол, то теперь датчик можно наклеить на любую горизонтальную или вертикальную поверхность — даже на подлокотники лаунж-кресел.

Процесс инсталляции стал в десять раз быстрее, достаточно направить эти устройства просто нашим клиентам курьером. Представителям fresh connect не обязательно самим приезжать в офис, чтобы их монтировать. Вместе с датчиками направляется инструкция, и клиенты сами все могут установить. Это так же просто, как приклеить стикер. Однако мы всегда рады помочь клиентам и полностью взять весь процесс установки на себя — бесплатно.

В октябре 2019 года мы представили усовершенствованный продукт в Нью-Йорке и привлекли внимание Bank of America, Корнелльского университета и других компаний из абсолютно разных сфер бизнеса. Нашим первым клиентом стал инновационный центр GSVlabs, на его территории находится известный инкубатор Techstars Boston.

Всего в пайплайне fresh connect 3800 компании из сфер IT, страхования, банковской среды, образования, FMCG и ритейла из США, России, Великобритании и даже Чили, Швеции, Бразилии.

Пандемия сильно изменила планы наших клиентов — всем стало нужно подобное решение, рынок вырос на 300% за несколько месяцев. Мы ежедневно общаемся с десятками клиентов, помогая им трансформировать их существующий офис в гибкое пространство.

Разработка проекта велась полностью на мои личные средства, а уже на стадии роста мы привлекли инвестиции и планируем закрыть seed round в ближайшие месяцы.

Как работает fresh connect

Наше решение помогает сокращать расходы на офисную аренду до 50% и повысить счастье сотрудников за счет эффективного использования пространства. Как это работает?

На офисную мебель размещаются специальные датчики, а все сотрудники устанавливают приложение fresh connect. Когда люди приходят в офис, они бронируют смартфоном рабочее место и переговорные зоны простым касанием датчика — так же, как если бы расплачивались в Старбаксе за кофе телефоном. Или они могут забронировать любую зону дистанционно — например, находясь в пробке на работу.

В админ-версии приложения административные директора получают информацию на интерактивных дашбордах в режиме реального времени.

Эта информация помогает проанализировать эффективность использования офисного пространства, сделать его более комфортным для сотрудников — повысить их удовлетворенность рабочим местом. Например, ответить на вопрос, нужны ли дополнительные переговорные, если они используются только на 30%. Может быть, нужно сделать больше отдельных маленьких кабинетов, чтобы люди могли туда пойти и просто поговорить по телефону? А может быть, имеет смысл отказаться от ненужного пространства и инвестировать эти средства во что-то другое?

Конечно, наше решение позволяет устранять не только глобальные (сократить, расширить или переделать офисное пространство), но и локальные проблемы каждого отдельного сотрудника.

Приведу пример. Бывает, что человеку на рабочем месте дует в спину кондиционер. Место зафиксировано, он не может пересесть за другой стол. Подавать жалобу очень долго, в корпорациях это может занять несколько недель. Работник ничего не может сделать, поэтому начинает злиться и ненавидеть компанию.

С помощью fresh connect такую ситуацию легко предотвратить. Административный менеджер увидит проблему на карте офиса и сможет принять меры. Это помогает удержать ценные кадры.

Мы хотим, чтобы компании улучшали свои офисы не только с помощью классных архитекторов и дизайнеров, но и использовали данные. К тому же архитекторы могут применять data driven подход для проектирования офиса — они очень рады, что мы можем предоставить им точные данные.

fresh connect состоит из трех компонентов:

1. Софт

С помощью мобильного приложения для iOS и Android сотрудники легко могут выбрать и забронировать рабочие места, переговорные или даже лаунж-зоны. В больших компаниях — находить коллег в огромных офисах и использовать для навигации. Например, вы первый день на работе и вам нужно пойти оформить документы к кадровику Марии Петровне. Но вы не знаете, кто такая Мария Петровна, где находится HR-департамент и, самое главное, где находитесь вы. Нажатием одной кнопки вы можете увидеть, где находятся ваши друзья или рабочая группа, чтобы вы могли присоединиться к ним.

У административных менеджеров есть доступ в админ-версию приложения. В ней в режиме реального времени формируются дашборды с данными об использовании офисного пространства. А на «тепловой карте» можно увидеть самые загруженные и, наоборот, недостаточно используемые площади.

2. Устройство

Это сами датчики, которые приклеиваются к мебели. Когда сотрудник прикладывает свой смартфон к датчику, он моментально бронирует рабочее место или любое другое пространство. После этого он может отойти на встречу или на обед — рабочее место никто не займет. Также это можно сделать удаленно.

3. Сервис 24/7

Детальное планирование, инсталляция, модификации и полная сервисная поддержка — всем этим мы занимаемся. А еще обучаем административных менеджеров клиентов и самих сотрудников.

Мы всегда что-то дорабатываем и выпускаем фичи, которые нужны клиентам. Добавится дополнительный функционал для HR-директоров, социальных опций и полезных интеграций. Все это будет выходить по мере готовности.

Команда

Сегодня в команде fresh connect 12 человек: разработчики, маркетологи, специалисты по интеграции. Со многими я знакома более 16 лет.

В обычное время мы работали в наших офисах в Бостоне и Москве. Но сейчас все трудятся из дома. Одно из наших ключевых отличий — нам не требуется физическое присутствие на объекте, мы можем направить устройства курьером и установить дистанционно.

Сколько стоит наше решение и чем мы отличаемся от конкурентов

Цена нашего решения иногда в 20 раз ниже, чем у конкурентов: Condeco, Robin, EMS и других. И это самое большое наше преимущество.

Средний чек нашего крупнейшего конкурента Condeco — €400 000. Это очень большая сумма, особенно для российских компаний. Некоторые компании берут 1900 евро в день плюс транспортные расходы только за то, чтобы подготовить коммерческое предложение. Кто-то проводит консультации за деньги — по 1900 евро за один рабочий день. Такая ценовая политика кажется мне абсолютно дикой.

У меня есть список с одиннадцатью конкурентами, который я показываю во всех презентациях. Я демонстрирую их решения и рассказываю, чем именно мы от них отличаемся, показываю цены всех продуктов, которые есть на рынке. Я считаю справедливым рассказывать обо всем честно нашим клиентам и партнерам.

В отличие от устройств других компаний, наши датчики «бесконтактные» — без тачскринов, они не требуют касаний руками, их не нужно подключать к сети или обслуживать. Не нужны специальные навыки, чтобы начать использовать fresh connect, не нужно ничего, кроме личного смартфона.

Эта технология запатентована, аналогов на рынке просто нет.

Наши цены: 2999 рублей для российского рынка — цена за одно устройство. Это единовременный платеж за датчик. Мы даем пожизненную гарантию на устройства. Количество датчиков легко рассчитать по количеству рабочих столов в вашем офисе.

Стоимость лицензии 375 000 рублей в год. В стоимость лицензии входит сервис от нашей компании — обучение, поддержка или помощь в установке датчиков.

У нас очень понятное ценообразование, которое можно посмотреть на сайте — с его помощью легко рассчитать стоимость наших услуг. Но если клиент не может этого сделать — мы с радостью поможем. Часто я могу озвучить предварительную стоимость работ уже на первом Zoom-звонке — мне нужно знать только количество рабочих мест. После этого в течение одного дня мы высылаем официальное коммерческое предложение. И, естественно, даем скидки.

Чтобы начать работать с клиентом, нам нужна только карта его офиса и список сотрудников для админ-версии приложения.

Все это дает возможность работать с самыми разными клиентами по всему миру.

Что будет дальше

Пандемия COVID-19 сильно скорректировала наши планы, и спрос вырос многократно. Мы ежедневно общаемся с десятками компаний, помогая им вернуться в офис. Многие из них уже приступили к работе, часть проектов находятся на стадии подписания контрактов и проведения пилотного тестирования. fresh connect — решение, которое необходимо большинству компаний при выходе в офис из карантина.

Мы выпустили гид для компаний по выходу в офис, в котором собрали рекомендации Центра по контролю и профилактике заболеваний (Centers for Disease Control and Prevention), и лучшие международные практики. В нем написано, какие меры действительно работают, какие нет, и как лучше адаптировать сотрудников к новому стилю работы, чтобы помочь им оставаться максимально эффективными.

Сейчас выпускаем enterprise-версию нашего продукта для работы с госкорпорациями. По внутренним правилам многие компании не могут пользоваться облачными приложениями. Специально для таких компаний мы сделали версию, которая будет обрабатывать все данные на собственном сервере клиента.

А еще у нас огромное количество запросов из стран, в которых fresh connect пока не локализован, — Европе, Южной Америке, Чили, Бразилии, Швеции. Команде предстоит перевести приложение на эти языки и разобраться в тонкостях местного законодательства. В ближайшем будущем мы будем готовы к выходу на новые рынки. В течение следующего года мы планируем открыть 5 дополнительных офисов.

0
25 комментариев
Написать комментарий...
Emil Khafizov

нашел несколько компании в этом бизнесе, в чем уникальность вашего так и не понял. по моему https://robinpowered.com представляет на много больше решений и выглядит лучше

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

У них действительно неплохое решение. Однако если сравнить стоимость $36/в месяц за каждое место + $200 (цена планшета на каждое место, без которого их решение не будет работать) против нашей $35 (единоразовый платёж на неограниченный период времени, и мы даём пожизненную гарантию), то даже в рамках 1 года без учета планшета мы дешевле в 12 раз. Плюс нам не требуется проведение проводов, что экономит деньги и время клиента. И мы бесконтактные, что важно в период пандемии.

Ответить
Развернуть ветку
Sergei Sumarokov

Отличная штука, озвучу еще идею которая занимает умы офисных жителей - сделайте такую же функцию для санузлов. Порой пока за 10 минут дойдешь до санузла в бизнесцентре, окажется, что он занят, грустно за потраченное время.
Всегда мечтал о дашборде, где автоматизированно их состояние отображается! ))

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

Для санузлов не просили сделать, но несколько раз запрашивали для парковок

Ответить
Развернуть ветку
Prolis Labkk

Как людям, добровольно ассоциирующими себя с женщинами, складировать туфли под столом?

Ответить
Развернуть ветку
Gregory Izmailov

А почему бы просто не использовать QR-коды и сканерование смартфоном? 

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

Мы рассматривали такой вариант и он неплохой. Решили не использовать так как надо чуть больше действий со стороны конечных пользователей. Мы старались сфокусироваться на качестве UX

Ответить
Развернуть ветку
Ваня Пупкмн

Елена привет, крутая статья. удачи вашему бизнесу ! Единственное я не очень понял, чем это отличается от гугл таблицы в которой я схематично нарисую столы и сотрудники будут отмечать кто где занимает место и как решается вопрос с релокацией оборудования с рабочего места ( не все пользуются ноутбуками).

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

Спасибо! В табличке не решается вопрос с предоставлением данных административным директорам, решением проблемы когда бронируют места/переговорные и не приходят, возможностью найти коллег в офисе и работать с ними в команде и т.п.

Ответить
Развернуть ветку
Ваня Пупкмн

Передача данных в управляющую кампанию - зашёл в гугл таблицу, посмотрел, ну апи можно сделать, интерфейс минимальный - решаемо.
Бронирование и не приход - вот тут не понял, проблема есть, как ваше решение её закрывает? Пока на вскидку я вижу решение, вешаешь камеру и смотришь - никто не пришёл в заданный временной интервал бронирования - снимаешь бронь. - решаемо
Ты ещё не ответила на вопрос с компьютерами, как их перемещать?

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

Предположим у нашего клиента 1000 сотрудников. В день 2000 бронирований. Их всех вручную через камеры отслеживать?
Насчёт стационарных компьютеров и ноутбуков - у всех компаний приняты свои правила. Кто-то все рабочие места оборудует стационарными компьютерами, у кого-то у всех ноутбуки, у кого-то часть мест оборудована стационарными, а часть сотрудников предпочитают ноутбуки. 

Ответить
Развернуть ветку
Ваня Пупкмн

Если много бронирований - пишешь простой скрипт для видео ряда, который фиксирует есть человек на месте или нет, также можно сделать точечную навигацию, с помощью того же смартфона. Вопрос был про бронирование и не приход - вот тут не понял, проблема есть, как ваше решение её закрывает?  

Если я правильно понял, за решение платит лендлорд. Сколько заработать/срезать костов он может с помощью такой системы? 

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

Это один из вариантов решений, но если посчитать стоимость видео камер + скрипта и контроля его косяков (например, человек пришел на место, положил вещи и ушел на кухню сделать бронь) - получится дороже. 
Мы закрываем через наши устройства как раз. Про то, как они работают написано в статье. 
За решение платит не ленд лорд, а компания. До 50% экономия. Минимум 20%, в среднем порядка 35% - очень сильно зависит от сферы деятельности клиента.

Ответить
Развернуть ветку
Ваня Пупкмн

Лендлорд не против, что компания будет клеить ваши датчики на столы? Когда компания поймёт, где у неё неэффективное использование площадей, а это месяц-два, они откажутся от вашего решения, они же уже всё оптимизировали, я правильно понимаю? И как датчик решает проблему брони, но не использования рабочего места?

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

Лендлорд не может быть против, столы ему не принадлежат, они принадлежат заказчику и он может оборудовать их по своему усмотрению. Устройство fresh connect решает и проблему бронирования, и проблему использования. Компания поймет какие площади не эффективны, откажется от них или предусмотрит им другое предназначение - например поставит лаунж зоны вместо лишних переговорных, или высокие столы вместо лаунж зон. После этого продолжит использование так как решение позволяет разместить большее количество сотрудников на меньшем количестве столов. 20% при полной занятости сотрудников (за счет того что эти 20% сотрудников будут на больничных, в отпусках, на внешних встречах и т.п.), до 50% - при том, что часть сотрудников часть времени работает из дома и приходит на неполный день.  

Ответить
Развернуть ветку
Вася Пражкин
 стартап с российскими корнями помогает снизить расходы на аренду офисов до 50%
 В обычное время мы работали в наших офисах в Бостоне и Москве. Но сейчас все трудятся из дома.

Как Вы удачно снизили расходы на аренду офисов на 100%. Полезный стартап.

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

Это да 😂 Но на момент выхода статьи мы уже успели вернуться в офис

Ответить
Развернуть ветку
Вася Пражкин

Елена, я к тому, что за последние 4 месяца мир круто поменялся в сторону удаленки стартапить лучше туда. А если еще вторая волна пойдет - то многие компании откажутся от большинства своих площадей и сделают удаленку по умолчанию.

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

Да, и это очень хорошо для нас. Офис становится не местом, куда приходят поработать в одиночку за компьютером, а местом для социализации, совместной работы и новых идей, встреч с клиентами. Это значит, что ускорился переход от офисов с фиксированными рабочими местами к гибким офисам, а ни один такой офис не возможно эффективно использовать без решения подобного нашему.

Ответить
Развернуть ветку
Лёха Литвинов

Интересная история. Из мебельного производства в настоящий стартап)

И пандемия сначала навредила бизнесу, а потом ему, скорее всего, поможет)

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

Да, все верно ;)

Ответить
Развернуть ветку
Валентин Колосов

Интересно послушать про инвестиции. Сколько и от кого)

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

Разработка продукта была на свои, а на стадию роста привлекали инвестиции, раунд ещё не закрыт. Из инвесторов - Rajiv Kapoor, Chai Angels.

Ответить
Развернуть ветку
Григорий Николаенко

Спасибо за статью у вас интересный продукт

Ответить
Развернуть ветку
Elena Beloshapkova

Спасибо, мы старались!

Ответить
Развернуть ветку
22 комментария
Раскрывать всегда