Штаб — новый сервис для совместной работы и управления проектами с контролем рабочего времени

Привет! Мы — digital-агентство Stik.

Наша команда приготовила к запуску «Штаб» — сервис для совместной работы в офисе и на удалёнке. Хотя мы пользуемся сервисом уже больше 8 месяцев, но будем считать 8 февраля днём официального релиза.

С 2016 в компании мы практикуем полноценную удалённую работу, поэтому знаем, с какими проблемами сталкиваются распределенные команды. Четыре года работы «на расстоянии» и попытки найти идеальный сервис для управления проектами вдохновили нас разработать еще одно приложение :)

Как и большинство студий, мы начинали работать небольшой командой из пяти человек: разработчик, пара дизайнеров, копирайтер и менеджер. Постепенно проектов становилось больше, в команде появились удаленные сотрудники. Нам стало трудно ориентироваться среди проектов по заметкам и электронным письмам. Появилась необходимость навести порядок в задачах, определять их приоритетность и отслеживать прогресс.

В начале было Trello. Мы перенесли все проекты в таск-менеджер и временно решили проблемы с организацией задач. Со временем функционала бесплатной версии стало недостаточно, а платная не давала никаких профитов полезных для нас — попробовали Битрикс24, но потом решили отказаться от громоздкого интерфейса в пользу более компактного Notion.

С увеличением штата мы перешли на систему с почасовой оплатой труда, чтобы оценивать работу более объективно. Попробовали сервисы Hubstaff и Monitask для отслеживания времени и остановились на втором, поскольку разница в стоимости была существенной, а половиной функций Hubstaff мы не пользовались.

Позже мы приобрели Jira для разработчиков, начали пользоваться базой знаний Confluence, завели переписку в Telegram и Mattermost, закупились пространством на облаке, чтобы хранить рабочие файлы в одном месте.

Далее мы перешли на следующий уровень хаоса — сервисов стало слишком много, а подходящих решений, способных заменить большую часть программ, не нашлось. Помимо неудобства одновременной работы с несколькими интерфейсами и потока уведомлений из разных источников, не радовала перспектива оплачивать каждый сервис отдельно.

В результате мы поняли: скорее всего, наши проблемы знакомы и другим распределенными командам. В сети опубликовано достаточно статей, где сравнивают сервисы управления проектами, а вывод в конце всегда один: «идеального инструмента не существует — попробуйте все и найдите подходящий именно вам».

Мы попробовали многие и решили разработать свой «идеальный» инструмент, отвечающий требованиям нашей команды и запросам других пользователей, которые по-прежнему остаются в поисках комплексного решения.

Сервис включает в себя систему управления проектами и задачами, аналитику по активности, учёт зарплаты, отчеты по проектам и план-факт, функцию отслеживания времени и облачное хранилище файлов.

В едином рабочем пространстве собраны все основные инструменты, необходимые для проектной работы малому и среднему бизнесу: рекламным агентствам, дизайн-студиям, IT-компаниям, консалтингу и другим распределенным командам.

Для наглядности мы поставили Штаб в один ряд с четырьмя популярными сервисами управления проектами и сравнили главные функции

Сервис работает в облаке и на десктопе — в любом современном браузере, а трекер на операционных системах: Windows, macOS и Linux.

При разработке Штаба мы руководствовались одной главной целью — сделать взаимодействие удаленной команды более комфортным. Поэтому отличительными чертами сервиса стали понятный визуальный интерфейс и простая реализация функций.

Особое внимание мы уделяем прозрачности в отношениях между удаленными сотрудниками — это не менее важная часть комфортной работы, чем гибкая рабочая среда.

Прозрачность процессов обеспечивает тайм-трекер Штаба. Функция отслеживания времени становится своеобразной страховкой для обеих сторон: руководитель может проверить добросовестность сотрудника, обратившись к скриншотам, а сотрудник — обосновать результат, используя статистику собственной активности.

Многих пользователей пугает перспектива работы по трекеру — они воспринимают такой формат взаимодействия как инструмент излишнего контроля. Мы хотим разрушить этот стереотип.

На самом деле у системы отслеживания времени есть масса преимуществ для исполнителей, команды и бизнеса в целом. И тем более такая система не навредит сотруднику, который честно выполняет свою работу. Также мы оставляем право каждой команде решать самостоятельно - делать скриншоты и блюрить приватный контент. Настройками можно управлять в личном профиле каждого сотрудника.

Для исполнителей

Зарплата сотрудников зависит от количества рабочих часов, поэтому исполнители могут рассчитывать на справедливую оплату и получать деньги за переработки, которые иногда сложно регламентировать и аргументировать.

Сотрудникам проще сосредоточиться на рабочем процессе, поскольку за результат не нужно отчитываться — весь ход работы прослеживается в скриншотах рабочего стола, статистике активности пользователей и выполненных «тасках».

Также мы подумали о безопасности личной информации пользователей и разработали функцию автоматической модерации скриншотов на основе машинного обучения. С вероятностью 97% система распознает контент мессенджеров, социальных сетей, электронной почты, Youtube, Twitch и многих других платформ и размывает содержимое, чтобы защитить личную информацию пользователей и дать возможность исполнителю быстро модерировать своё время.

Для руководителей

Руководители могут в любой момент убедиться, что работа двигается согласно плану, экономят собственное время и не отвлекают удаленных сотрудников лишними вопросами - Привет, как дела? В результате причины для беспокойства отпадают у обеих сторон.

Со статистикой проще анализировать эффективность команды, заметить и поощрить наиболее продуктивных специалистов, вовремя обнаружить чрезмерную нагрузку и предупредить профессиональное выгорание.

Также отчеты помогают понять необходимость расширения штата, определить более выгодные проекты и избавиться от недостаточно прибыльных, отнимающих неоправданно много времени.

Для менеджеров

На основе статистики трекера проектные менеджеры смогут точнее оценивать загруженность исполнителей и равномерно распределять задачи внутри команды.

Функция отслеживания времени также будет полезна при работе со «сложными» клиентами. Если компании рассчитывают бюджет проекта на основе ставки сотрудников и рабочих часов, значит регулярные правки гарантированно будут оплачены.

Для клиентов

Штаб развивается в сторону прозрачности и для клиентов. Скоро в программе появится возможность пригласить в проект заказчика с ограничением прав доступа. Клиенты смогут наблюдать за прогрессом и избавиться от лишних опасений за судьбу проекта. Любой проект — это синергия труда заказчика и команды исполнителей, только в этом случае можно достичь результата и превысить все ожидания.

Мы не хотим ограничивать Штаб текущим функционалом и продолжаем развивать сервис. Сейчас в разработке внутренний чат, база знаний, учет финансов и интеграции с банками, онлайн-сервисами, а также мобильные приложения для iOs и Android. Возможно мы добавим и другие решения, которые покажутся нам интересными по отзывам пользователей.

Заранее благодарим всех, кто попробует сервис со своими командами и поможет нам сделать Штаб лучше. Вы можете протестировать 90 дней в полной функциональности, а если вам всё понравится, то вы сможете получить бонус до 50% на годовую подписку: напишите развернутый фидбэк о работе сервиса в комментариях, на почту [email protected] или в Телеграм-канале https://t.me/shtabapp. Расскажите нам о плюсах и минусах сервиса, укажите на ошибки и недочеты, посоветуйте улучшения, которых не хватает лично вам и вашей команде.