Teamon.live - сервис для удаленных сотрудников

Привет, мы команда Teamon.live! В статье расскажем как мы перешли на удаленную работу, обнаружили ее недостатки для компаний и сотрудников и разработали сервис, способный обеспечить комфортную работу на удаленке.

Весной 2020 года большинство компаний были вынуждены принять решение о переходе на удаленную работу. Наша команда перешла на удаленку за 2 недели до официального приказа об этом. Стоит отметить, что часть наших сотрудников всегда были на дистанционке, а часть работала в офисе. Занимаемся мы разработкой программного обеспечения для российских и западных заказчиков.

В процессе перехода на новый режим мы должны были решить следующие вопросы:

• как обеспечить взаимодействие сотрудников на офисном уровне?

Сотрудники на удаленке должны поддерживать контакт с коллегами для обсуждения идей, решения задач, общения.

• как ставить рабочие задачи сотрудникам и видеть процесс их выполнения?

В офисе, как правило, все задачи обсуждаются посредством живого общения. Любой вопрос по заданию можно задать руководителю, либо показать ему, что именно не получается выполнить в текущей задаче.

• как контролировать деятельность сотрудников?

Большой страх руководителя - не знать чем занимается сотрудник в рабочее время. Если в офисе деятельность работника хоть как-то отслеживалась, то на удаленке сотрудник может заняться решением своих личных дел.

По статистике сотрудник минимум 30% времени занимается отвлеченными от работы вещами. В условиях удаленки этот процент растет за счет расхождения временных режимов сотрудников, вопросов согласований и т.п. При зарплате в $2000 в месяц и 10 сотрудниках в штате в год работодатель теряет $72k или 5.4млн рублей. на которые можно закрыть глаза в обычное время, но не в условиях пандемии и миллиона обанкротившихся компаний. Дополнительно к этой сумме добавляется затраты на офис, налоги, маркетинг и т.д.

• как обучать новых сотрудников?

За 10 лет своей работы мы обучили массу сотрудников, многие из которых работают в международных или топовых российских компаниях. Пытливый джуниор очень быстро растет в команде других разработчиков, но что делать на удаленке?

Сейчас существует достаточное количество различных сервисов для удаленки: ПО для онлайн-мониторинга за сотрудниками, менеджеры задач, платформы для создания онлайн конференций и мессенджеры. Если внедрять все инструменты по отдельности, то у сотрудников к их основной деятельности добавляется работа в новых сервисах, на освоение которых сотрудникам потребуется время, а некоторым немало времени. Также использование различных сервисов создает лоскутность информационной инфраструктуры компании, что делает бизнес-процессы еще менее прозрачными. Отсюда, вытекает еще одна проблема, которую мы захотели решить:

• как не нагружать сотрудников десятками новых сервисов и создать единую информационную экосистему.

Кроме того, острой проблемой при переходе на удаленку для многих компаний становится утечка конфиденциальных данных. Сейчас, многие сотрудники хранят данные там, где придется. Многие из этих данных чаще всего хранятся в открытом виде ввиду бесплатности скриншот-сервисов. При взломе подобного сервиса, а иногда и просто подбором адреса, приватная, в том числе и финансовая, информация может попасть в чужие руки. Так, мы можем выявить еще одну проблему, которая требует решения:

• как обеспечить безопасность передаваемых бизнес-данных.

Для решения данных проблем мы и разработали Teamon.live - программное обеспечение направленное на управление удаленной компанией из любой точки мира.

Это SAAS платформа, которая обеспечивает комфортный переход большинства бизнес процессов компании в онлайн режим, позволяя не только поддерживать нормальную рабочую деятельность компании, но и увеличить ее производительность.

Сейчас доступны следующие решения:

• Скринер приложение (Win, Linux, Mac) позволяет в один клик поделиться своим экраном с кем угодно в интернете;

• Онлайн-мониторинг экранов сотрудников;
• Коммуникация удаленных сотрудников (Виртуальные комнаты, Чаты, Звонки, Групповые звонки, шеринг экрана);
• Контроль рабочего времени сотрудников(Тайм трекер с отчетами в разрезе задач и записи экрана);
• Менеджер задач(интеграция с Trello и Jira);
• Облачное хранилище;
• Запись видео с экрана - круто работает для онлайн-инструкций.

Данные паттерны рабочего процесса мы делали в первую очередь для себя и сейчас готовы поделиться ими с миром, чтобы компании смогли быстро освоить удаленный формат, внедрить инструменты в свою деятельность, а люди оставшиеся без работы могли стать востребованными на удаленном рынке труда.

Процесс регистрации в сервисе представляет собой создание реальной компании. Пользователь осуществляет регистрацию, создает свою компанию, приглашает туда сотрудников и распределяет сотрудников по комнатам. Комната является прототипом настоящего офиса. Там отображаются экраны сотрудников, их статус и чат компании.

Основную часть команды составляют разработчики. В частности, над реализацией проекта работают backend, frontend и machine learning разработчики, в общей сложности 7 человек из компании www.zavode.ru.

Работы по созданию программного обеспечения начались в марте и продолжаются до сих пор. В общем, на данный момент, на реализацию проекта затрачено порядка 2.5 человеко-года программистов. Также, уже сейчас забюджетированы следующие 4000 человеко-часов на осуществление следующих задач, которые уже есть в нашем Roadmap, включая искусственный интеллект.

Проект мы разрабатывали прежде всего для себя, чтобы оставаться продуктивными в нынешних условиях пандемии. Когда пришло время, чтобы поделиться нашей разработкой с другими компаниями, мы поняли, что продукт будет достаточно сложен в использовании для организаций, спецификой которых не является ИТ.

Изначально, мы внедрили сложную систему распределения сотрудников по комнатам, в виду того, что помимо этих комнат существовали также и команды. Схема была такой: создание компании - приглашение сотрудников - распределение сотрудников по командам - распределение сотрудников по комнатам - распределение комнат по командам.

Сейчас схема распределения сотрудников упрощена: создание компании - приглашение сотрудников - распределение сотрудников по комнатам.

Мы упростили систему регистрации, но оставили и расширенный вид для компаний, которые захотят разобраться в механизме работы комнат и команд.

Наши решения подойдут для любых компаний, которые в своем штате содержат сотрудников, работающих на компьютере. Это SAAS продукт, поэтому начать пользоваться им можно сразу же после регистрации, используя бесплатный пробный период. Для корпоративных клиентов мы также предлагаем развертывать наше облако в их закрытой серверной инфраструктуре.

У нас есть план на следующие 9 месяцев. Значительное количество запланированного времени мы хотим уделить машинному обучению и искусственному интеллекту, чтобы внедрить новые решения, благодаря которым часть ручных задач заменится машинными, а начинающие специалисты смогут еще быстрее вливаться в рабочий процесс. Мы позиционируем продукт, как конвейер по созданию новых удаленных специалистов, позволяя экономить значительный бюджет.

На данный момент мы стараемся сделать сервис максимально удобным для новых пользователей и компаний. Сейчас мы не ищем большого количества клиентов - достаточно будет 1-2 компаний для запуска пилотной версии программного обеспечения.

У нашей команды впереди еще много работы по улучшению сервиса. Задавайте ваши вопросы, оставляйте комментарии и предложения по доработке нашего проекта Teamon.live.

P.S.Также для читателей VC которые станут нашими новыми клиентами будет доступен бонус в размере бесплатного месяца на любые наши продукты. Для его получения достаточно после регистрации написать в техподдержку фразу “Бонус от VC”.