Система управления типографией «Альтаир» (CRM+ERP)

В предыдущих частях этого славного труда мы обещали, что коммерческий запуск системы состоится в сентябре 2020-ого года. Несмотря на то, что в комментариях особенно никто не писал - мы получили много откликов от читателей, желающих познакомится с продуктом; кто-то даже негодовал - почему мы тянем с запуском.

Релиз постоянно откладывался из-за общих сложностей связанных с самим этим нездоровым 2020 годом а также из-за того, что мы не могли позволить себе опубликовать недостаточно качественный продукт. С каждым днём реальной работы в системе на протяжении года мы находили новые ошибки и сталкивались с существенными недостатками в логике. Конечно, это недопустимо, продукт должен быть полностью готов к употреблению, что называется - только разогреть. Чем я сейчас и занимаюсь ;-)

Если функционал сложен, требует больших усилий и много времени для ввода данных на всех этапах оформления и производства - то польза такой системы стремится к отрицательным числам в бесконечность.

По замыслу «Альтаир» планировался как простая, законченная и эффективная система. Главная функция - ускорять работу предприятия. Ошибки и алогичность - неприемлемы.

В общем - получилось.

Основное отличие от аналогов - это НЕ мультифункциональный комбайн требующий квалифицированной настройки, а небольшое, но готовое решение.

Если ваш производственный процесс уникален и включает в себя какой-то нестандартный этап производства, то разумно подобрать что-то более гибкое из перечня в предыдущей части статьи. Но если ваш процесс можно описать пятью стандартными этапами:

1. заявка

2. дизайн/препресс/макетирование

3. печать (или, там, для сувенирного производства - лазерная резка, например)

4. постпечать (сборка, резка)

5. упаковка

то "Альтаир" уже настроен под них.

Итак, теперь конкретно, вы получаете заявку:

«Добрый день, у нас предстоит мероприятие в конце недели. Прошу подсказать, сколько стоит:

1. Визитки двусторонние 200шт матовые. Макета нет. Есть гайд (во вложении). И фото готовой визитки - как должно быть, только имена и телефоны другие.

2. Баннер 2х3 метра для стойки. Макет есть

3. Наклейки 3 шт (на стулья) со словами «Кот» «Осёл» «Вымпел». Макета нет. Размер наклеек 30х50см.»

Начнём с того, что вы получаете это письмо прямо в «Альтаир». Хотя подобным давно уже никого не удивишь, но всё же - мы попробуем.

Прямо из под письма вы заводите заявку в систему (если требуется, создаёте нового контрагента). Не надо скакать между окнами. А самое главное - не закрывая письма вы в этом же окне калькулируете заказ! Ну разве не чудо?

К особенностям калькуляции вернусь позже, а сейчас все расчёты произведены -cохраняете заявку. В общепринятой терминологии вы создали Лид (а у нас, у россиян, это называется Заявка). Для работы с заявкой мы реализовали инструмент по взаимодействию с клиентом где в хронологическом порядке отображаются входящие и исходящие письма, напоминания, заметки, а особенно важную информацию можно зафиксировать вверху списка. Инструмент так и называется - Окно по взаимодействию с заказчиком.

Прям от сюда вы отправляете письма с коммерческим предложением (которое генерируется автоматически на основе шаблона).

Вы как следует по-взаимодействовали и клиент оплатил. Если на первоначальном этапе всё было скалькулировано верно и вся необходимая информация внесена, то достаточно запустить заказ в работу - техническое задание уже готово! Не нужно создавать отдельных инструкций и заказ-нарядов на производство, что-то объяснять устно или передавать записульки на бумажках. Особенность калькулятора заключается в том, что при выборе расчётной позиции вы обязаны заполнить все необходимые технические детали - то есть, вы сразу же заполняете техкарту на производство. Ооо, да.

Как человек здравомыслящий вы можете уже совершенно убедиться, на сколько оперативно и четко происходит обработка заявки и её запуск в работу.

Если заказ повторный, или оформлен тут же офлайн (как в старые добрые допандемийные времена) и клиент сразу же расплатился, то заявку можно мгновенно запустить в работу - техкарта уже готова, и сосредоточиться на следующем заказчике.

Быстро, да?

Итак, вспомним, что наша изначальная заявка была комплексной и включала в себя три вида продукции. Каждый из которых считается по собственной формуле. Прелесть «Альтаира» заключается в том, что для расчётов вы можете создавать сколь угодно сложные и длинные формулы - система поддерживает все основные математические операции, в т.ч. скобки. В формулах используются какие угодно вводимые данные. Более того, в формулах можно применять некоторые функции, такие как Округление и задействовать ряд переменных - например Количество. Это очень похоже на возможности Excel - только попроще и в среде «Альтаир».

Пример: вы считаете баннер, цена которого, допустим, за 1м.кв. 300.00руб. В характеристиках карточки продукции вы можете использовать параметры длинны и ширины. И их можно завести в формулу расчёта. Например, это баннер 2х2м. Система подтягивает введённые данные:

2х2х300=1200.00

Также, вы можете учесть в расчёте подгибы прибавив, например, по 4см на сторону:

(2+0,08)х(2+0,08)х300=1297,92

Вы можете учесть люверсы. Предположим, что люверс вы реализуете по 1.50 рубля и расчётный шаг установки - 30см.

Тогда вам нужно высчитать длину подгиба, для этого считаем периметр баннера. И делим на 30см - шаг размещения люверса. Результат умножаем на 1,50:

(2+2)х2/0,3х1,5=40.00

Окончательная формула будет выглядеть так:

(2+0,08)х(2+0,08)х300+(2+2)х2/0,3х1,5=1337,92

Итого: 1337,92

Это несложные вычисления, можно произвести и на калькуляторе. Но представьте, что заказчик решил изменить размер? Необходимо пересчитать всё заново. Сколько времени вы потеряете? Какова вероятность ошибки, учитывая количество вычисляемых величин? А заказ может и не состоится.

Но это был простой пример. Пример посложнее - расчёт стоимости визиток. Размер 5х9см. Стоимость визиток рассчитывается исходя из:

1. Непосредственно прогон (печать) одного листа формат SRA3 через принтер - какие ужасные прописные истины я говорю, но так надо, позже станет ясно зачем это.

2. Стоимость бумаги 300гр. SRA3

3. Порезка/порубка, приладка и пр - пока можно опустить.

Положим прогон у вас - 50.00 рублей.

И лист, положим - 15.00 рублей.

Сперва вам нужно определить оптимальное расположение на листе объектов - горизонтально или вертикально. Надо учесть припуски изделия. Размер листа с учётом полей под обрез. Когда вы это высчитаете и получите 24 штуки, вам нужно поделить тираж 200 на это количество. Вы узнаете сколько понадобится вам листов и уже сможете помножить на цену. Я не буду вдаваться сейчас в детали, но казалось бы такие примитивные расклады будут выглядеть в формуле вот так:

65*roundUp([amount]/max(roundDown(0,31/([HEIGHT]+0.004))*roundDown(0,44/([WIDTH]+0.004));roundDown(0,31/([WIDTH]+0.004))*roundDown(0,44/([HEIGHT]+0.004))))

Где:

функции roundDown и roundUp - округление вниз и вверх

функция max - выбор максимального значения

переменная amount - тираж

Что я хотел показать? Что вы можете описать формулой любой рассчёт, какой бы сложный он ни был. Или, вы можете комбинировать несколько позиций в одну. Блок и обложка, например. Холст и багет. При перерасчёте обложки блок останется неизменным.

И увидел я - что это прекрасно.

Упреждая возможный вопрос по поводу скидок от тиража или суммы - разумеется такой функционал реализован и замечательно работает.

Итак, вернёмся на мгновение непосредственно к расчёту: вот так выглядят карточки позиций при их заполнении. Обратите внимание на этапы производства - дизайн, печать, постпечать.

И вот в этом месте самое важное - после запуска заказ теряет целостность и попадает на производство отдельными независимыми позициями. Когда дизайнер работает над макетом визиток - баннер уже вовсю печатается, никто никого не ждёт. Когда стикеры попадают в печать, баннер готов, а визитки на постпечатной обработке. И это происходит автоматически - без участия менеджера.

Такой подход даёт два важных преимущества в работе:

1. Заказ перемещается по этапам производства не единым блоком, в котором одни задания постоянно задерживают движение других. Потому пока макеты не будут готовы для всех позиций - заказ не перейдёт в печать.

2. Печатник может объединять в печати на один носитель позиции из разных заказов - эта возможность актуальна для интерьерной и широкоформатной печати.

Примерно так легко и красиво менеджер способен быстро обрабатывать заявки.

В этом кратком обзоре я бегло коснулся решения самых тяжёлых моментов на печатном производстве - расчёт и согласование действий. Но функционал «Альтаира» гораздо шире - склад с автоматическим списанием материалов, аналитика, роли пользователей, фиксированные скидки по клиенту, расчёт заработной платы менеджера (процент с продаж), генератор документов, архив (из системы невозможно ничего удалить), задачи с напоминаниями и множество мелких возможностей в которых кроется дьявол.

Ах, да, возможно что кого-то напугает вид моих формул? Но не стоит бояться - потому что формулы расчётов вы вносите только единожды, заполняя номенклатуру. А кроме того формулы вы придумываете сами - поэтому можете придумывать их такими, какими вам кажется, что они будут хороши. Не нужны формулы? Пожалуйста - устанавливайте цену за единицу продукции. Не нужны цены - оставьте поле свободным и заполняйте цены произвольно в момент оформления заявки.

Подведём итоги:

Что здесь интересного?

– Раз вы это читаете, значит нуждаетесь в подобном инструменте, как когда-то нуждался и я. Раз я это написал сейчас, значит я так и не смог подобрать подходящий продукт и теперь могу предложить вам лучшее.

– Система уже настроена! Не нужно разбираться самому. Не нужно нанимать специалиста. Это готовое законченное решение.

– Она снабжена подробной мануалом по всем разделам системы - как видео, так и иллюстрированной текстовой онлайн справкой. Разумеется, техподдержка есть тоже.

Мы очень хотим получить от вас отклики и обсудить. Мы хотим сделать нашу систему удобнее и приятнее, а без вас - дорогие наши читатели - этого не выйдет. Пишите нам, задавайте вопросы, будем рады на все ответить.

Когда нашу систему можно будет испытать?

– 10 апреля 2021 (совсем скоро). Да, это новый срок. Но теперь это точный срок - мы работаем над последними штрихами - делаем сайт, готовим договор оферты, дописываем мануал. Оставляйте заявку на почтe: [email protected] и мы вам пришлём приглашение.

Когда следующая статья и что в ней будет описано?

– Как обеспечивается безопасность данных.

– Какая есть аналитика.

– И ссылка на пару обучающих видосов.

– 31 января 2021

И последнее - возвращаясь к тому с чего я начал: не верьте, когда вам обещают, что настроят и внедрят какую-то срм за неделю. Это всё равно что обещать сократить срок беременности с девяти месяцев до одного. А уж тем более не верьте, когда вас убеждают, что не профильную систему можно настроить для типографии (с профильными-то не так просто подружиться). Это невозможно сделать ни за какие деньги - потому что нет в них нужного функционала, а именно, инструментов расчёта.

Я гарантирую вам, даже с учётом того, что наш продукт не является универсальным комбайном, а полностью закончен, настроен и не может быть модифицирован - вы будете внедрять его не меньше месяца (в зависимости от масштабов предприятия и компьютерной прыти как руководства, так и коллектива). Но я ответственно могу пообещать, что это займёт не больше года.

P.S. Вам особенно прийдётся по вкусу «Альтаир» если вы умеете пользоваться и пользуетесь Total commander.

С вами был Влад Парголовоский, шеф Точки Печати на севере СПб. Подписывайтесь на наш ВК и Инстаграм, где вы от души посмеетесь.