Как провести опрос так, чтобы ваши сотрудники захотели рассказать всё

Привет, мы команда TalentTech, и мы создаем решения, которые помогают компаниям управлять персоналом. В том числе — продукт «TalentTech Опросы», единую платформу для HR-исследований в компании. В этой статье мы хотим поделиться советами по подготовке к проведению эффективного опроса персонала о том, как работается в компании.

В текущий, весьма турбулентный период для бизнеса, работающего в России, многие компании поняли, что не знают, насколько сотрудники вовлечены в работу и какие у них настроения. А ведь вовлеченность персонала напрямую связана с успешностью бизнеса и удовлетворенностью клиентов. Последнее исследование Gallup показывает: высокий уровень вовлеченности работников повышает производительность на 22%. Уже сейчас опросы говорят, что 47% российских работодателей будут работать над вовлеченностью персонала, а спрос на проведение подобных исследований постоянно растет.

Как же измерить вовлеченность? Самый действенный способ — это опрос. Сбор обратной связи от сотрудников позволяет оценить их лояльность, узнать честное мнение по поводу происходящих в компании процессов. А также понять, какие корректирующие мероприятия стоит реализовать.

Самые распространенные проблемы при проведении опроса вовлеченности в компании:

• Как создать опросник? В свободном доступе вы встретите много анкет для опросов вовлеченности, но большинство из них не адаптированы под реалии современных цифровых компаний и могут содержать некорректную методологию.
• Как распространить опрос? Найти формулировки в интернете и запустить опросник несложно (можно использовать бесплатные инструменты типа Google Forms), а вот замотивировать сотрудников давать честные ответы, следить за активностью прохождения и добиться высокой статистики прохождения требует серьезной коммуникации с персоналом и подготовки к исследованию
• Как вовлечь сотрудников в опрос? Как показывает практика, сотрудники редко с энтузиазмом берутся за него. На работе они выполняют свои основные обязанности, а вдумчивое прохождение опроса отнимает время. Важно также понимать, что, несмотря на анонимность таких исследований, многие боятся дать «неправильные» ответы.
• Как обеспечить скорость и точность обработки выводов? Сбор данных вручную очень сложен. Но это еще полбеды, а вот инфо о том, как правильно методологически рассчитать индексы тех же вовлеченности и удовлетворенности, еще нужно поискать. В итоге анализ данных по отделам и по всей компании, оформление презентации может занять от месяца.
• Как правильно интерпретировать ответы? Именно это позволяет точно определить слабые и сильные стороны компании, зоны роста и разработать план корректирующих мероприятий. Но с какими факторами работать в первую очередь и как грамотно расставить приоритеты?

Чаще всего подобные опросы в компании проводит HR-отдел. По сути, есть два подхода к проведению опросов, в том числе вовлеченности:

Вариант 1. Создание опроса в бесплатных сервисах (самостоятельное составление, распространение опроса и анализ данных). Иными словами, вы сами разрабатываете анкету и заносите формы.

Плюсы: стоимость исследования будет складываться из стоимости времени сотрудников компании, задействованных в проведении опроса (при использовании бесплатных планов онлайн-конструкторов).

Минусы:

1) Способ подходит для организации простого исследования не более чем на 50 сотрудников. Microsoft Forms или Google Forms могут просто «упасть» и не вывезти большего потока. Как следствие, падает и мотивация сотрудников проходить опрос.

2) Если вы хотите провести качественный, методологически верный опрос — этот способ не для вас. Он больше подходит для коротких исследований: например, собрать какую-то обратную связь от сотрудников, их мнения, провести голосование.

3) Конструкторы не нацелены на HR-исследования и не обеспечивают полной анонимности. Когда клиент сам проводит опрос, сотрудники не верят в анонимность и понимают, что их легко вычислить. Даже если ссылка будет общей для всей компании, вычислить, кто давал ответы, с помощью СБ или IT-служб не составит труда. Сотрудники это понимают и либо дают социально желаемые ответы, либо игнорируют исследование вовсе.

4) Нет помощи с интерпретацией результатов и дальнейшими шагами. С чем в первую очередь начинать работать, какие показатели считаются «плохими», что предпринять, чтобы та же вовлеченность стала в следующем году выше?

Вариант 2. При помощи платформ для проведения опросов.

Если же численность ваших сотрудников существенна, вы можете провести опрос при помощи цифровых решений. Когда мы создавали TalentTech Опросы, мы выделили проблемы, которые решили с помощью автоматизации:

• использовать магазин методологически выверенных опросов, созданных при участии методологов и социологов, а также прошедших неоднократную проверку фокус-группами;
• за несколько кликов запускать опросы и HR-исследования (возможность задать время начала и окончания благодаря встроенному графику опросов, видеть все те, которые запущены или только планируются). Это позволяет HR и руководителям управлять частотой проведения исследований и не перегружать сотрудников;
• отчет с результатами представлен в удобном формате дашборда;
• система позволяет определить приоритетные факторы, на которые стоит обратить внимание, чтобы поддерживать настрой у уже позитивно настроенных сотрудников и повышать вовлеченность у тех, кто не вовлечен. Искусственный интеллект анализирует все развернутые ответы респондентов, сортирует их по темам и эмоциональной окраске, определяет приоритетные факторы, работа с которыми обеспечит повышение уровня вовлеченности сотрудников;
• платформа может сама разослать всем приглашения на прохождение опроса через email или по SMS и напомнить о необходимости принять участие, если сотрудник еще этого не сделал;
• помощь с интерпретацией результатов: подсказки, приоритеты, тепловая карта, ML-анализ, HR-практики.

Мы реализовали функцию мультиязычности, и если у вас есть подразделения в других странах, для них можно провести исследование вовлеченности на родном языке.

Если, например, у вас англоязычная компания, то вы можете воспользоваться классными зарубежными решениями для проведения корпоративных опросов — такими как, например, knowyourteam.com.

В чем минусы: использование платформ не бесплатно, и вы передаете данные о сотрудниках и компании третьей стороне. Советуем обратить внимание на два фактора: запрашивает ли платформа персональные данные сотрудников, а если да, то осуществляется ли хранение по нормам ФЗ «О персональных данных» (данные должны храниться и обрабатываться на территории России, а решение — относиться к классу защищенности не ниже Tier 3).

Успешность опроса во многом зависит от внутренней PR-кампании — сотрудников необходимо убедить в важности исследования для развития компании, в том, что каждый голос будет услышан. Хотим поделиться с вами кейсом нашего клиента, ГК «Монополия», с которым мы совместно реализовали PR-кампанию предстоящего опроса на нашей платформе.

ГК «Монополия» начала коммуникационную кампанию за три месяца до проведения опроса, по сути «прогревая» сотрудников перед исследованием. Вот так выглядел план:

Хорошая кампания — та, в которой вы апеллируете к эмоциональной и рациональной составляющим. Коллеги использовали готовые коммуникационные материалы, которые заинтересуют сотрудников. Это плакаты, баннеры для социальных сетей, слайды для ТВ-экранов в корпоративном стиле.

Как вы заметили, в плане выше много инструментов посвящено объяснению ценности опроса. Для HR и руководителей клиентов мы готовим чек-лист — как подготовиться к опросу и ничего не упустить. Следуя плану, сначала коллеги разместили на портале статью, объясняющую, зачем исследование нужно компании и сотруднику. Ценность и важность прохождения опроса среди работников транслировались в email-рассылке и на стартовой странице опроса, а также с помощью системы умных напоминаний. Перед прохождением сотрудник получал на почту письмо о том, что ему доступен опрос. Помимо ответов на вопросы можно было оставлять развернутые ответы на открытые вопросы и обратную связь, которую можно проанализировать.

Важность опроса необходимо было донести и до линейных руководителей, которые, в свою очередь, являются лидерами мнений для подчиненных. Коллеги проводили для руководителей вебинары и выдавали методические пособия о том, как эффективно донести эту информацию до сотрудников.

Коллеги из компании выделили четыре этапа вовлечения линейных руководителей:

1) погрузите их в план работы с вовлеченностью;

2) обозначьте их роль в процессе;

3) покажите выгоду для управленческих процессов;

4) попросите каскадировать информацию об опросе своим командам.

В этой статье мы рассказали о примере подготовки к опросу вовлеченности персонала, но советы пригодятся для любых корпоративных опросов.

Давайте резюмируем. Специализированная платформа подойдет, если вам требуется провести сложное по структуре исследование с 50+ респондентами, необходима готовая методика исследования, нужны рекомендации для работы с результатами опроса и медиаподдержка. Медиаподдержка опроса критически важна для повышения процента прохождения. Готовясь к ней самостоятельно, проверьте, соблюден ли баланс мотивирующих и разъясняющих ценность опроса мероприятий.