Как Cloudwork делает прозрачным процесс принятия решений в компаниях

Много лет я работал в разных компаниях и везде видел одно и то же: люди пытались организовать в почте, чатах и комментариях в Word процесс принятия решений и согласования документов. Почти всегда это оказывалось неэффективно и становилось проблемой. Данные терялись, сроки принятия решений были непонятными, а если и были, то нарушались — ответственных не было. Мне захотелось сделать этот хаотичный процесс управляемым.

Мы собрали команду и сделали инструмент, который отвечает на боль с тысячей писем и миллионом версий файлов, раскиданных по папкам загрузок у всех, кто занят в процессе согласования. Расскажу, что это за инструмент и в каких случаях поможет.

Процесс согласования и обсуждение принимаемого решения или подписываемого документа происходит в разных инструментах. С течением времени невозможно найти все причины или аргументы принятых решений или подписанных условий сделок.

Время на переписку, изучение документов и решения — это тоже ресурс, и его нужно учитывать.

Я подумал, что нужно что-то несложное, что объединило бы людей, обсуждения и документы, иначе говоря — сервис для организации внутренних процессов принятия решений. Он должен быть простым и быстрым во внедрении и удобным в использовании. Это и есть Cloudwork.

Что можно делать в сервисе:

• систематизировать внутренний документооборот,
  чтобы ничего не терялось;
• упорядочить цепочки согласований,
  чтобы было видно, когда и кто принял решение;
• разделить роли участников,
  чтобы не спамить перепиской;
• посмотреть нужный документ вместе с комментариями в отдельной карточке;
• посмотреть отчет о скорости принятия решений.

❓Документы хранятся где попало, доступ к ним есть не у всех, а чтобы посмотреть договор полугодовой давности, надо перелопатить всю почту.

✅ В Cloudwork есть хранилище документов, их можно добавить, когда начинается согласование.

❓Потерялась часть обсуждений документа. Часть согласовали в почте, часть обсуждали прямо в комментариях к документу.

✅ Все обсуждения в одной карточке документа. Даже если подключается еще кто-то в переписку из 15 человек, его замечания не упустят.

❓Все уже забыли, почему вообще приняли какое-то решение.

✅ Отдельная цепочка согласований для каждого вида процессов, например, счета и акты для бухгалтерии или новый вид тарифа для коммерческого директора и отдела продаж.

❓Руководитель, директор или бухгалтер вынуждены читать все письма из переписки, чтобы ничего не пропустить.

✅ Генеральный директор получит не каждое письмо из цепочки, а готовое всеми подтвержденное решение.

❓ Непонятно, сколько времени занимают согласования

✅ В Cloudwork руководитель видит, как движутся согласования.

Сейчас для Cloudwork и маленьких компаний, перешедших на удаленку, подходящее время: бумажный документооборот умер, а электронный — дорого и долго внедрять. Здесь польза нашего сервиса будет максимальной.

Два месяца назад мы выпустили релизную версию и начали продажи. Десятки компаний уже тестируют Cloudwork и пишут отзывы.

У нас есть бесплатный тариф. В нем есть ограничение по количество пользователей и нет хранилища документов, но можно добавлять их ссылками. Подойдёт тем, у кого документы хранятся в облаке или на локальном сетевом ресурсе.

Попробуйте cloudwork.ru