База знаний Weeek: российский аналог Notion — c чего начинали и куда идём

В каждой компании есть «хранители знаний», почти магические существа, у которых хранятся ключи к информации по конкретной зоне работы. Они с большим удовольствием передают свою мудрость коллегам из уст в уста, а ещё выполняют тонны своих задач.

*звук обратной перемотки кадра*

На деле, у «хранителей знаний» давно дергается глаз и идёт пар из ушей от постоянных однотипных вопросов. А ещё они сильно устали, что их дёргают и отвлекают от основных задач. Поэтому в какой-то момент, чтобы сохранить их нервную систему здоровой, принимается решение перенести всю их мудрость на страницы электронных документов, где ей самое место, и где каждый нуждающийся может в два счёта добраться до нее.

Знакомая ситуация? Тогда ты понимаешь не хуже меня ценность этого инструмента для каждой компании. В базе знаний хранится вся информация, которая не должна замыкаться на одном человеке:

— корпоративная культура: регламенты;

— адаптация сотрудников: руководство по продукту, который предстоит;

— продавать, команда и контакты и т.д.;

— обучение сотрудников: гайды, вебинары, полезные статьи т.д.;

– описанные процессы работы над задачами;

— важные моменты в управлении командой

— философия компании: ценности и миссия;

С ростом компании очень важно структурировать все полезные знания в одном месте, потому что в какой-то момент не получится просто пойти и спросить у кого-то. Плюс, команде нужен единый описанный стандарт, на который можно опираться — иначе хаоса в коммуникациях с клиентами не избежать.

Весна 2021 — нам нужен MVP Базы знаний

В лучших традициях стартапов мы постоянно докручиваем позиционирование продукта, стараемся выделиться на фоне конкурентов, ищем свой сегмент рынка. Весной 2021 года мы снова сели обсуждать ценность нашего продукта на рынке. Проведя небольшое исследование нашей целевой аудитории мы поняли, что основная проблема для пользователей бизнес-сервисов в том, что приходится прыгать из продукта в продукт — где-то ведут задачи, где-то планируют свой месяц, отдельно ведут клиентов в CRM, отдельно — базу знаний.

Мы поняли, что интересным решением для нас и полезным для пользователей будет создание мультисервисной платформы.

Сегодня WEEEK — растущая мультисервисная платформа, в разных разделах которой постоянно используется ввод текста: создание задач, документов, сделок, ввод текста в чатах, комментариях и т.д. При этом, нужна возможность не просто ввести текст, но и добавлять к этому какие-либо кастомные элементы: заголовок, ссылка на участника воркспейса, т.е. требуется инструмент, который будет переиспользован в разных частях платформы и в каждом конкретном месте нести в себе только требующиеся составные части редактирования текста.

Поэтому первый сервис, который решили запилить — База знаний. Мы потестили решения, которые есть на рынке. Поняли, что Notion для многих стал синонимом слова «База знаний». У других команд тоже неплохие решения, но по факту Notion предлагает самый гибкий редактор. После анализа конкурентов мы немного офигели от предстоящей работы над собственным редактором, но от идеи создания мультисервисной платформы не отступили.

Первый шаг. Тестим гипотезу — делаем MVP, выкатываем в WEEEK и смотрим на обратную связь от пользователей.

За основу взяли принцип обычного блочно-текстового редактора, готовое решение — Editor.js, немного подкрутили и добавили в WEEEK.

Кстати, впервые такой формат редактора я увидел на vc. Мне показалось это супер удобным подходом работы с текстом, поэтому и для WEEEK мы выбрали именно такой.

Editor.js — отличное решение, позволяющее гибко проектировать желаемый результат. Но для для WEEEK в таком решении есть ограничения. А именно: разработчики столкнулись с проблемой внедрения новой функциональности — требовалось подружить между собой предлагаемое редактором решение и хотелки проекта.

И всё ещё оставалась проблема — нам нужен корневой набор инструментов, который будет применяться в каждом из сервисов WEEEK, но будет иметь уникальную реализацию в конкретном месте, т.е. нужна очень гибкая система. Но подробнее об этом позже.

Первая база знаний выглядела, как простой текстовый редактор с боковым меню-навигацией по документам:

— создание документов с вложенной структурой

— поиск

— редактирование текста и блоки: тестовый + видео (по ссылке)

Осень 2021 — поняли, что сервис работает и пользователи активно тестируют его

Второй шаг. Собрали первый фитбек. Немного доработали решение — убрали небольшие недочеты. Продолжили собирать обратную связь и наблюдать.

Пока пользователи тестировали и внедряли Базу знаний, мы добавили в сервис ещё MVP CRM. Подробнее про CRM мы расскажем в следующей статье.

Добавив эти два сервиса, мы изменили своё позиционирование:

WEEEK — мультисервисная платформа для вашей работы: таск-менеджер, База знаний, CRM и другие сервисы для комфортной работы твоей команды.

Декабрь 2021 — поняли, какой функциональности не хватает в Базе знаний

За предыдущие месяцы мы собрали развёрнутую обратную связь у пользователей, поняли какие именно возможности приоритетны, собрали список «хотелок» и приняли решение написать свой текстовый редактор, чтобы в дальнейшем его масштабировать внутри продукта. Потому что масштабировать готовое решение, которое мы внедрили до этого оказалось невозможным.

Январь 2022 — на волне оптимизма сели пилить свой редактор

Тогда мы ещё не до конца осознавали, сколько работы предстоит и какие ресурсы для этого потребуются.

После двух месяцев работы, мы поняли, что текстовый редактор — сложный набор функциональностей, который имеет очень много подводных камней. Начиная от выделения кусочка текста заканчивая преобразованием из блока в блок.

В итоге в конце февраля мы решили взять готовый движок. Подробнее про это попросил рассказать нашего разработчика:

Спустя два месяца работы мы выкатили новую версию Базы для наших пользователей. Мы доработали интерфейс Базы знаний и редактор текста. В боковом меню по прежнему осталась возможность создания вложенной структуры документов, а также поиск по всем документам. Появилась корзина, возможность сделать документ избранным, а также печати документа прямо из WEEEK.

В ближайшее время мы выкатим следующие возможности:

• Большее количество горячих клавиш для удобной работы
• Drag and drop (уже есть, просто немного доработаем)
• Возможность загрузить файл в один клик
• Возможность оставить ссылку на пользователя из воркспейса
• Возможность создать задачу прямо из выделенного контента
• Возможность совместного редактирования
• Возможность выделения цветом (есть уже сейчас, просто добавим еще несколько цветов)
• Возможность пошерить свой документ с теми, кто не пользуется WEEEK
• Возможность быстро создать полную копию документа

Мы знаем, что недавно Notion начал блокировку российских аккаунтов. Поэтому все пользователи, которые привыкли к удобному хранению информации, и теперь столкнулись с выбором нового инструмента — приходите тестить😉

В этой статье постарались подробно описать возможности нашего сервиса, но если у тебя остались вопросы — велком на бесплатное демо🤝 Быстро покажу сервис, отвечу на вопросы, помогу с переездом! Также мы подготовили быстрое сравнение WEEEK и Notion.