{"id":13503,"url":"\/distributions\/13503\/click?bit=1&hash=a6a620b0b3e1c075f1e83feddacf93e193aeb4143fb6c4c0845bea8392031afd","title":"\u0414\u043e\u0440\u043e\u0433\u0438\u0435 \u0433\u043e\u043b\u043e\u0441\u043e\u0432\u044b\u0435 \u0440\u043e\u0431\u043e\u0442\u044b vs. \u043d\u0435\u0434\u043e\u0440\u043e\u0433\u0438\u0435 \u0433\u043e\u043b\u043e\u0441\u043e\u0432\u044b\u0435 \u0440\u043e\u0431\u043e\u0442\u044b","buttonText":"\u041a\u0442\u043e \u043f\u043e\u0431\u0435\u0434\u0438\u0442?","imageUuid":"f51d1df3-c90f-5d41-a4ff-0d0fa66a34ac","isPaidAndBannersEnabled":false}
Трибуна
Riverstart

Как мы не нашли нормальный трекер финансов проекта и сделали его сами

Рассказываем о сервисе для контроля финансовых показателей: как следить, сколько денег принес конкретный проект, сколько компания потратила на сотрудника в разрезе каждого проекта, и сколько времени он отработал. То, что нужно владельцам компании и менеджерам.

Привет от команды Riverstart! В этом посте делимся собственным опытом отслеживания финансовых показателей компании.

Кратко об отчетности проектного бизнеса

Мы digital-агентство, ведем одновременно более 100 клиентских проектов.

Каждый проект приносит выручку — оплаты от клиентов. Расходы складываются из времени, которое каждый участник команды потратил на задачи по проекту. От затраченного времени зависит его зарплата.

Себестоимость проекта зависит от всех этих показателей. Ее нужно знать, чтобы отслеживать проекты, которые приносят меньше всего прибыли, а тратят кучу сил коллектива.

Также мы сразу видим, сколько денег для компании приносит каждый менеджер, потому что понимаем рентабельность каждого его проекта. Это помогает правильно мотивировать команду управленцев и видеть прибыль по всем проектам и подразделениям в реальном времени.

Добавим сюда постоянно-переменные расходы на функционирование компании – офис, налоги, связь, HR и так далее, и перед нами появляется понятная управленческая отчетность проектного бизнеса. 😎

Как мы контролировали окупаемость проектов

Руководству нужно знать, как соотносятся доходы с затраченным временем сотрудников и расходами на зарплаты.

Сначала мы пробовали по старинке вести учет в гугл-таблицах, оказалось неудобно:

  • сложно оценить себестоимость конкретного проекта — нужно заводить кучу таблиц и переключаться туда-сюда;
  • мелкие задачи не попадали в счет для клиентов и вели к расходам компании;
  • таблицы разрастались и долго загружались, приходилось мотать в конец до актуального;
  • большие файлы с гугл-скриптами висли, формулы расчетов слетали и приходилось забивать их заново;
  • нельзя разграничить доступ: либо сотрудники проекта заходят в общую таблицу и видят данные коллег, либо менеджер проекта сам бегает по сотрудникам, собирает инфу и вносит ее в таблицу.
Учет времени в Google Таблице

Короче, нам не понравилось. 😕 После таблиц пробовали сервисы, их функций тоже не хватало для полного контроля финансов. Встречались существенные минусы из этого же списка.

Мы не нашли сервис, поэтому сделали свой

Искали сервис, который бы нас устраивал по всем параметрам, и не нашли. В итоге мы решили разработать его сами. Так появилась Liana.

«Не можешь найти лучшее решение — сделай его сам». 🤷‍♂

Liana — онлайн-сервис для попроектного учета финансов. Она не подходит, чтобы ставить задачи, но помогает следить за работой и деньгами компании, приводит в порядок отчетность и считает точную прибыль по каждому проекту и всей компании. А также с помощью сервиса все сотрудники приучились вести хронометраж своего дня (да, даже бухгалтер 😉).

В Liana есть роли для владельцев бизнеса, менеджеров, аккаунтов проектов и сотрудников. Для каждой роли своя функциональность:

Что делает сотрудник:

  • Выбирает проект, вводит задачу и указывает время, которое он потратил.
  • Видит, сколько времени он отработал, и сколько за это получит.
Внесение задачи занимает не больше 5 сек

Что делает менеджер:

  • Согласовывает выполненную сотрудником задачу или отправляет на пересмотр времени или результата.
  • Вносит поступления от клиента в систему (интеграции с банками пока нет, но скоро будет).
  • Контролирует распределение времени сотрудников на каждый проект, может посоветовать заняться чем-то более приоритетным.
  • Видит, где случились просадки: забыли выставить счет за доп услугу, не указали транзакцию, клиент отказался от привычной услуги.
  • Может согласовать премию сотруднику, если видит продуктивную работу.
Приход/расход по всем проектам
Отчет сотрудника по всем проектам

Что делает Liana:

  • Сразу считает суммарные часы работы каждого сотрудника по конкретному проекту.
  • Считает зарплату, учитывая разные форматы работы: оклад за месяц, фиксированная ставка за час, договорная сумма за задачу, комбинированный вариант.
  • Считает себестоимость проекта: соотносит затраты компании с оплатами клиента, выводит дельту.
  • Разграничивает доступы: у ролей «руководитель», «менеджер» и «сотрудник» разный интерфейс и возможности.
  • Мотивирует сотрудников отчитываться: добавление отчета занимает не больше 10 секунд, зато можно посмотреть, сколько часов жизни отдал проекту и сколько уже заработал.
Отчет по загруженности персонала

Что делает руководитель:

  • Контролирует все, что делается в компании.
  • Задает разные фильтры и условия в интерфейсе и смотрит по ним отчеты.
  • Может делать прогнозы и планировать развитие компании и каждого проекта по отдельности.
Сводка данных по менеджерам для руководителя
Сводный отчет по проектам

В итоге сотрудники знают, сколько времени трудятся на работе и сколько за это получают. Проект-менеджеры контролируют распределение времени между разными проектами и следят за проплатами. Руководитель видит себестоимость, просадки и прибыльность каждого проекта в отдельности.

Отчет по загруженности сотрудников и отделов — это не прихоть директора-контролёра, а способ эффективно распределить время.

Можно увидеть, как загружен каждый сотрудник, он перерабатывает или недорабатывает. Можно увидеть загруженность по компетенциям. Например, мы хотим узнать, есть ли у нас свободные дизайнеры, владеющие AfterEffects, или Senior C# разработчики, для этого выбираем фильтры и видим профиль нагрузки всех людей в компании с этими компетенциями.

Сейчас мы пользуемся Liana сами и вывели ее на рынок

Получился сервис со сложной начинкой из формул для вычислений, но простой по интерфейсу. Руководитель видит данные в понятной форме и держит все под контролем. 👍

Больше года мы пользовались Liana как внутренним сервисом: исправляли ошибки, улучшали интерфейс, проводили ux-тестирования. И наконец выпустили на рынок.

В первую очередь сервис будет полезен IT-компаниям, мы изначально делали его под IT-задачи. Но Liana будет полезна и любому проектному бизнесу из других сфер, которые хотят знать точную прибыль в месяц, себестоимость проектов, контролировать распределение времени сотрудников и упорядочить отчетность.

В общем, мы в Riverstart любим свою Liana. 😇 Если вам интересно попробовать сервис, напишите Егору в Телеграм — он подключит неделю бесплатно. Захотите потом перейти на Liana — выделим личного менеджера и поможем перенести данные в систему.

0
9 комментариев
Написать комментарий...
Станислав Назаров

Классная штука!

Ответить
Развернуть ветку
Ruslan Tazhetdinov

Спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Мехман Агаев

Сделайте калькуляцию по пользователям...я бы купил, но у меня всего 4 человека)

Ответить
Развернуть ветку
Ruslan Tazhetdinov

Напишите нашему менеджеру Егору в Телеграм (https://t.me/ekhohrin), он в курсе. Придумаем что-то для вас)

Ответить
Развернуть ветку
Маргарита

По описанию и интерфейсам очень похоже на Everhour. С другой стороны, почему бы и нет, конкуренция это всегда хорошо.

Ответить
Развернуть ветку
Ruslan Tazhetdinov

Да, Liana имеет много общего с Everhour)

Нашу Liana затачивали под контроль времени и финансов по проектам. У нее много возможностей для построения отчетов по финансам. Everhour видится больше для контроля расписания, отслеживания "пожирателей времени" и выработки нормы.

Интерфейс на самом деле похож — это самый удобный вид сервиса для использования его функций, мы не стали изобретать велосипед и переучивать пользователей.

Из интересных фишек — у нас можно ввести задачу без времени, за фикс, или указать время вручную. В Everhour можно автоматически трекать время по щелчку на таймер.

Не сказать, что у нас или у них удобнее. С одной стороны, автоматически — хорошо, не нужно следить самостоятельно. С другой, неудобно считать перерывы и разделять время, когда занимаешься несколькими задачами параллельно. Так что все равно придется вручную проверять, сколько часов насчитал сервис.

Liana — сервис из РФ, так что точно с рынка не уйдет. У нас русскоязычная поддержка и менеджеры, которые помогут перенести проекты. С нами проще коммуницировать)

Цены в рублях, отечественному бизнесу Liana обойдется дешевле: у нас за 20 пользователей 5 тыс рублей, у них около 10 500 (в зависимости от курса).

Правда, у нас минимальный тариф сразу на 20 человек, а у них можно купить от пяти. Если у нас будет спрос среди малочисленных команд, тоже придумаем какой-то тариф)

Ответить
Развернуть ветку
Alexandr Svetlov

коммуницировать...

Ответить
Развернуть ветку
Maxim Lunegov

Подложите под номер что-нибудь, во время листинга иногда перекрывается фоном.

Ответить
Развернуть ветку
Ruslan Tazhetdinov

Спасибо за замечание)

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 9 комментариев
null