Что делать, если процессы завязаны на одном сотруднике. Регламенты в Пространствах

Незаменимые сотрудники — это проблема для владельцев бизнеса, руководителей… и для самих сотрудников! Чтобы решить эту проблему, мы добавили в наш сервис регламенты.

Привет! На связи команда Пространств. Знакома ли вам ситуация: сотрудник ушел, а на следующий день весь отдел пытается ему дозвониться, чтобы узнать пароль от почты, где документы по проекту и что делать с оставшимися задачами? Вот и нам она знакома.

Незаменимый сотрудник — это человек, который обладает какими-то специальными навыками или знаниями. Такие специалисты есть во многих компаниях. Они выполняют узкоспециализированные задачи или отвечают за целое направление.

Если не повезет, то этот сотрудник окажется токсичным человеком, с которым тяжело общаться. На все нововведения и изменения у него будет один ответ — «нет». Уволить просто так нельзя, так как его отсутствие может обернуться для компании настоящей катастрофой. Короче, незаменимые сотрудники — головная боль для руководства.

Из-за незаменимых сотрудников у компании может возникнуть целый ряд проблем:

• Неспособность адаптироваться к изменениям рынка. Требуется много времени на внедрение инноваций.
• Отсутствие систематизации работы подразделений и бизнеса. Кто-то что-то делает, результат есть, но как этим управлять — никто не знает.
• Снижение эффективности большинства бизнес-процессов. Сотрудник работает как удобно ему, а не как удобно компании.
• Риск полной остановки работы — «Вот уйду, и все у вас тут рухнет!»

Само появление незаменимых сотрудников говорит о том, что в компании отсутствует прозрачность рабочих процессов. Сотрудник творит какую-то магию, и всех все устраивает.

Можно подумать, что незаменимые работники меркантильные, жадные и корыстолюбивые. Они используют компанию в своих целях, и им плевать на ее процветание. Специально пытаются закрепить за собой часть работы и не хотят делиться знаниями с коллегами. Но это далеко не так.

Любой сотрудник может стать незаменимым. Происходит это не из-за алчных желаний человека, а просто потому что компания неосознанно закрепила определенные задачи за одним единственным работником.

Как-то мы столкнулись с такой проблемой, что в команде разработчиков только один человек мог выложить релиз. И вот наш дорогой разработчик Дима ушел в отпуск, а нужно выпустить новый билд. Что мы сделали? Конечно же позвонили Диме! В офисе все довольны — одной задачей меньше, а вот Диме вряд ли было весело.

Регламенты представляют собой инструкции с тестами. Разработали мы их как раз для того, чтобы исключить завязки на конкретных людях. Регламенты позволяют каждому сотруднику выполнять работу, просто следуя шагам, описанным в тексте.

На практике большинство инструкций просто не работают. Часто они спускаются сверху и отражают только видение начальства, а точнее говоря, как оно хочет видеть рабочие процессы. Такие инструкции не могут показать, как человек работает по-настоящему.

В Пространствах регламенты создают сами сотрудники. Они доступны всем участникам, и каждый при необходимости может их дополнить и отредактировать. Таким образом, все наши регламенты живут своей жизнью. Создание и редактирование регламентов — это творческий процесс, в котором участвуют все сотрудники компании.

Помимо исключения зависимости рабочих процессов от конкретных людей, у регламентов есть и другие преимущества.

Упрощают делегирование задач. Опытные сотрудники смогут передать часть задач младшим специалистам и сосредоточиться на выполнении тех задач, которые могут выполнить только они.

Обмен опытом. Каждый узнает что-то новое в процессе работы. Информацией можно поделиться с коллегами и принести пользу команде.

Систематизация информации. Во-первых, это полезно для компании в целом, так как управлять обучением персонала станет проще. Во-вторых, это помогает сотрудникам структурировать свои знания.

Сохранение опыта внутри компании. Если есть регламент, то куда бы не ушел «незаменимый», его задачи выполнит другой. Все наработанные практики и знания можно будет передать.

Рост продуктивности. Когда есть инструкция, задачу выполнить намного проще.

В компанию пришел новый сотрудник, а это значит, что за ним нужно закрепить более опытного коллегу, который расскажет, покажет, а в случае чего поможет. И это вместо того, чтобы выполнять свои задачи. Еще хуже, если на нем завязаны какие-то процессы (ох уж эти незаменимые сотрудники!).

Кроме того, работник может просто привыкнуть к такому порядку вещей. Классно, что кто-то обязательно исправит твой косяк, что можно выдернуть другого работника для решения своих задач. Кому нужны несамостоятельные сотрудники?

Чтобы не допускать таких ситуаций, для каждого отдела у нас есть общий регламент. Благодаря этому мы смогли добиться того, что новые сотрудники могут показать себя и выдать готовый результат уже в первый день.

Регламенты создаются на уровне пространства и их можно группировать по колонкам. Мы объединяем регламенты по блокам, чтобы сотрудникам было проще ориентироваться в них. Более опытный специалист сможет быстро найти нужный ему регламент, а новые работники могут проходить обучение постепенно, переходя от одного блока к другому.

Редактор регламентов обладает всеми необходимыми функциями для создания структурированного текста. Можно создать подробную инструкцию со скриншотами, видео и кусками кода.

В конце можно добавить тест с вопросами. После успешного прохождения регламент отмечается как пройденный, поэтому легко отследить, кто прошел, а кто нет.

Если вы заинтересовались регламентами, то приглашаем вас в Пространства 🙂 Для команд до 10 человек сервис полностью бесплатный.

Если вы уже используете Пространства, напишите о своем опыте работы и расскажите, каких функций не хватает вашей команде.

Подписывайтесь на нас в телеграме и ВК, чтобы больше узнать о работе сервиса.