Бот Dina помогает в управлении сотрудниками с помощью таблиц и мессенджеров

Многие тратят время на выстраивание регулярного менеджмента, внедряя системы учёта задач, заставляя работать в них исполнителей. Мы предлагаем решать эту проблему, используя два привычных инструмента: «Google Таблицы» или Excel и мессенджеры Telegram, Skype, WhatsApp.

Все знают: чтобы выстроить управление сотрудниками, необходимо выполнять регулярные процедуры PDCA (Plan-Do-Check-Act — планирование-действие-проверка-корректировка). Регулярность — самый важный фактор достижения целей, что давно известно.

Посмотрите даже на современные Agile-фреймворки, например, Scrum, где в основе управления лежат чёткие циклы (двухнедельный, ежедневный). Но как же трудно этого достичь!

Регулярность требует дисциплины как от менеджера, так и от исполнителей. Менеджеры, пытаясь поднять исполнительскую дисциплину сотрудников, внедряют системы учёта задач. Но сотрудники не любят эти системы, потому что нужно куда-то заходить, отмечать, отчитываться, эта сложность не улучшает их основную работу.

Некоторым сотрудникам тяжело осваивать системы учёта задач. Представьте лицо прораба на стройке, который должен освоить программу, чтобы отчитываться. Бедняга! Как сказал наш коллега автор Telegram-канала Project Management Club: «Почему не заходят таск-трекеры? Потому что для них нужны яйца. Чтобы каждый день заходить на доску проекта и видеть, что никто ничего не сделал».

И менеджеру приходится звонить исполнителям, писать им в чатах, спрашивать о том, в каком состоянии у них задача, какие проблемы, сколько потратили на задачу, ждать, когда ответят (!), и заполнять самому эту информацию.

В результате обе стороны тратят много усилий, времени, устают, им становится не до регулярности, так как наступает аврал...

Мы создали бота, который умеет считывать задачи из таблицы менеджера, самостоятельно и регулярно опрашивать по статусу задач исполнителей в мессенджере и заполнять таблицу менеджера собранными данными.

Менеджер экономит время, которое он тратил на опросы исполнителей и обновление своей таблицы. Исполнителям достаточно добавить в мессенджер нового «друга» и отвечать на его вопросы.

И всё это происходит с завидной регулярностью, так как бот по установленному менеджером расписанию начинает и завершает свою работу.

Расскажем коротко, как это работает.

Сейчас у нас есть несколько шаблонов таблиц (в Excel и «Google Таблицах»).

1. Таблица для контроля исполнения поручений

В неё менеджер (или администратор) вводит поручения, исполнителей, сроки и документы основания (приказы руководителя, поручения из протоколов совещаний и так далее). Бот запрашивает у исполнителей в мессенджере состояние поручений, комментарии к исполнению и записывает их в таблицу.

2. Таблица для отслеживания хода проекта

Она шире, чем предыдущая, и предназначена для руководителей проектов. Бот, кроме статуса задачи и комментариев, спрашивает также процент выполнения задачи и фактические трудозатраты на её выполнение. А по итогам опроса вносит эту информацию в таблицу.

3. Таблица для проведения ежедневных стендап-опросов участников команды

В ней перечислены участники и отчёт по итогам опросов. Бот каждому в назначенное время пишет в чат три известных Scrum-вопроса, собирает ответы и отправляет их в таблицу, которую в итоге рассылает всем участникам.

Кстати, ответы на вопросы можно вводить голосовыми сообщениями, которые бот превращает в текст, чтобы заполнить таблицу!

Есть также простой чек-лист задач команды, и сейчас мы готовим таблицу для контроля воронки продаж. Но на них не будем останавливаться.

Вот простые шаги, чтобы начать регулярный менеджмент:

  • Менеджер подключает в мессенджер бота.
  • Выбирает через меню бота нужный ему шаблон таблицы.
  • Открывает таблицу и заполняет в ней свои задачи или поручения, исполнителей, сроки.
  • На странице «Настройки» в таблице менеджер заполняет: расписание в разрезе дней недели (когда боту собирать информацию), тайм-аут опроса исполнителей, список исполнителей, которых необходимо опрашивать.
  • Отправляет таблицу боту (если это «Google Таблицы», то и отправлять не надо) и запускает опрос (либо он будет по расписанию).
  • Дальнейшая работа бота: собрать в нужное время информацию с исполнителей, по итогам внести её в таблицу менеджера и прислать ему в чат.

Итак, мы получаем регулярный менеджмент на основе двух простых инструментов: таблицы и мессенджера. Будем благодарны за обратную связь!

PR-менеджер компании «Динабот», Динара Павлич.

0
49 комментариев
Написать комментарий...
Олег Павлич

Когда-то я описывал подобного бота с Google таблицами для учета задач https://vc.ru/services/48933-kak-bot-soedinil-skype-s-google-tablicami-i-podruzhil-nas-s-podryadchikami

Ответить
Развернуть ветку
Nathan Zachary

Абсолютно случайное совпадение фамилии с автором, абсолютно...

Ответить
Развернуть ветку
Динара Павлич
Автор

Здравствуйте! а мы и не скрываем, что мы муж и жена и работаем в одном стартапе

Ответить
Развернуть ветку
Nathan Zachary

да, ребята, извините, мальчишество, сглупил.
а по теме - очень полезная штука, поставил в закладки себе, обязательно буду тестировать. к сожалению, не удается наладить контроль в команде, всё прям как по учебнику - время уходит, результата нет, отчет грустит.
ещё раз - спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Динара Павлич
Автор

спасибо Вам большое за обратную связь!!! ничего страшного))))))

Ответить
Развернуть ветку
Игорь Коновальчик

Наконец-то кто-то взялся за api google sheets

Ответить
Развернуть ветку
Yan

Бот назван Диной в честь PR-менеджера компании Динары? Или как?)))

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

))) какая девушка не мечтает, чтобы в честь нее был назван бот!)) К нам уже поступали письма: спасибо, что вы назвали своего бота в честь меня!)

Ответить
Развернуть ветку
Yan

Девушки много че хотят)))

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Миром правят женщины и деньги))

Ответить
Развернуть ветку
Цой жив

Многие почему-то думают, что если доё#$-ть коллегу заполнение таблиц, нотификациями и запросами статуса, то работа пойдет быстрее. Тот случай, когда разработчик не является экспертом в проблеме, которую решает.

Ответить
Развернуть ветку
Yan

Очень интересно! На секунду схлестнулись мнения Крутого Продуктолога и Крутого Управленца! Ооооочень интересна баталия 😂

Ответить
Развернуть ветку
Константин Панфилов

Иван пока доказал только свои навыки в бестолковой критике крупных компаний, его реальные достижения мы ещё не видели, к сожалению.

Ответить
Развернуть ветку
Yan

Ну критика она такая, кому-то нравится, кому-то нет)))
Многие "известные" продакты голосят и светятся с трибун и толку?
Скаэнг например трещит трещит и толку я ни грамма для себя не вывел))
Некоторые скажут, что воооот "Ты зря ща на них кашей кидаешься, там много полезных кейсов!" - как по мне одна самореклама и вовлечение в их продукты. Хотя я наверняка еще не их ЦА 😂

Ответить
Развернуть ветку
Цой жив

У меня и нет задачи никому ничего доказывать... вполне устраивает роль бестолкового диванного критиканта

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

клевая роль))

Ответить
Развернуть ветку
Цой жив

Даже термин есть Coach Potato или "couch potato" (оригинал)
Опп-сс, на VC animated GIF не вставился :-(

Ответить
Развернуть ветку
Цой жив

Константин, между прочи заходи как-нибудь к нам в коворкинг Work n Soda http://work-n-soda.com. У нас там по четверга отличные треп-тусы. Ну или давай совместный коворкинг в Питере замутим

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Нууу сказать, что я не являюсь специалистом в области управления... Вот на след неделе вебинар по управлению проектами провожу http://bit.ly/2MZChSf

Ответить
Развернуть ветку
Цой жив

Это всего лишь бейджи.

Сервис не только не решает проблему, но усугубляет ее. Во-первых это дополнительные затратты на движение руками, во-вторых серьезное эмоциональное давление, а в третих сомнительная польза. Все это приведет к потере времени, фокуса и нервов.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

мне бы понять, что вы предлагаете? А то мы свое видение проблемы и решение написали. Может вы не видите такой проблемы? Может у вас решение другое? А то так трудно вести полемику

Ответить
Развернуть ветку
Цой жив

Это долгая дискуссия. Смотря, для чего это вы вообще затеяли.

Ваш текущий продукт, как я понял, это упростить процесс заполнения отчетности по проекту. Но есть ли тут проблема? В чем она измеряется? и т.п. Лично мне кажется, что нет никакого смысла пытаться решать проблемы для уже устаревших процессов.

Самое плохое состояние для продукта, когда он и не плохой, и не хороший.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

"... я 𝝅... спрашивать у своей команды "как дела?" и тратить 𝝅... времени пока ответят..." - описал как-то проблему мой знакомый руководитель небольшой компании

Ответить
Развернуть ветку
Цой жив

ну конечно, для этого менеджер и нужен :-)

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Может скоро боты заменят менеджеров? хотя бы возьмут на себя рутинную и скучную регулярщину, а менеджеры будут заниматься больше развитием компаний/отделов.

Ответить
Развернуть ветку
Цой жив

Олег, посмотрите не проблему с другой стороны, со строны исполнителя. Долбеж по башке ничем хорошим для всей компании не закончивается.

Когда я говорю, что вы не достаточно разбираетесь в проблема, имеется ввиду, что вы явно не в курсе, что все это уже проходили много раз. Всегда это заканчивалось либо полным игнором, либо массовым оттоком сотрудников.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Ну проблему описал в статье. Из моего опыта: на этот сбор инфы у сотрудников и обновление плана, легко можно тратить 20 часов в месяц менеджера на 10 сотрудников.

Ответить
Развернуть ветку
Цой жив

Есть проблемы, которые проще не решать, а то только хуже станет.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Как раз бот есть реакция на ту сложность, которую предлагают в виде развесистых такс-трекеров для решения иногда простых по сути проблем. Да есть объекты управления, где нужны сложные инструменты, но часто достаточно простых средств. Из своего опыта и наблюдения: многие менеджеры даже имея таск-трекеры сидят параллельно в таблицах))

Ответить
Развернуть ветку
Цой жив

На практике будет и Таск-трекер и бот одновременно и придется делать двойную работу. Но потенциал для развития есть :-)

Ответить
Развернуть ветку
Victor Malov

Непонятно в чём преимущество бота. Я сам начинал писать бота, но пришёл к выводу что это ОЧЕНЬ неудобно. У ботов в мессенджерах небольшой use case вроде кнопки "купить".
Для остального это просто неудобно.

Вот интересует почему именно бот?

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Добрый вечер, Виктор! Хороший вопрос. Наши аргументы в пользу бота: 1) Минимальный онбординг, кто внедряет таск-трекеры знает; 2) Привычный для исполнителей интерфейс мессенджера; 3) исполнитель просто отвечает на вопросы бота по статусу задач, или для Standup-опроса на просто на вопросы. 4) можно отправлять голосовые сообщения, которые бот превратит в текст и заполнит в отчете.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

В Skype или Telegram можно больше кнопок, чем одну. Вот скрины с примерами ответов на опросы в Telegram

Ответить
Развернуть ветку
Victor Malov

Спасибо за подробный ответ) Пожелаю вам удачи))

Похожая идея у меня тоже была в голове. Google Sheets API - наверное, непаханное поле для возможностых продуктов на её основе.

Ответить
Развернуть ветку
Динара Павлич
Автор

Спасибо, Игорь! Скоро опубликуем Add-on для Google Sheets, работающий с ботом.

Ответить
Развернуть ветку
Anton Barhan

было бы круто, если бы вы заинтегрировали вашего бота с Jira, например. Потому что разработчики и тим-лиды в Jira.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Антон, спасибо! А у вас есть сейчас потребность объединить бота с Jira? С удовольствие обсудил бы подробней это (можно в личке). Мы как раз планируем в ближайшее обновить REST API бота и думали про плагины для Trello, Jira и д.р., главное, чтобы на это был запрос.

Ответить
Развернуть ветку
Anton Barhan

Вот сейчас протестировал.
В целом - могу рассказать свои типичные юзкейсы (я руковожу разработкой) и что бы мне хотелось видеть в плане интеграции.

Стучите в FB)

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Отлично! Тогда поговорим про бота и JIRA в FB)

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Антон, как найти вас в фейсбуке? либо, плиз, меня найдите https://www.facebook.com/pavlich.oleg

Ответить
Развернуть ветку
Ренат Ибрагимов

Интересный продукт. Что насчёт безопасности данных и privacy?

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Спасибо, Ренат, за интерес! Сейчас для хранения данных бота мы используем инфраструктуру Microsoft Azure

Ответить
Развернуть ветку
Смарт Вэй

А почему вы не используете возможности уже готовых продуктов? В битриксе у нас работает автоматические уведомлялки по статусам задач перед просрочкой и после просрочки. Плюс хотим добавить ежедневный мини опросник, на основе выгрузке по задачам.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Мы в статье пытались на этот вопрос ответить)) Только вчера общался с коллегой из стройки, у которых стоит ваш продукт и в который не заходят их прорабы и т.п. Т.е. вы тоже пишете плагины, чтобы опрашивать исполнителей по задачам? А вообще я люблю Excel или Google Sheets))

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Если есть PM-ы, то насколько интересна будет интеграция бота с MS Project? Бот опрашивает исполнителей по статусу, % выполнения, срокам задач и обновляет факт данные в Project.

Ответить
Развернуть ветку
Виталий Попов

Очень интересно

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Виталий, тогда интеграцию бота с MS Project в личке обсудим, мне как проектнику тоже интересно)

Ответить
Развернуть ветку
Олег Павлич

Антон ссылка на ваш FB почему-то выдает: "К сожалению, этот контент сейчас недоступен". Как вас там найти? либо, плиз меня найдите https://www.facebook.com/pavlich.oleg

Ответить
Развернуть ветку
Vadim Kostomarov

Добрый день!

Меня зовут Вадим, рассматриваю вашего бота для внедрения у нас в компании.
Начал разбираться со стендап-ботом, хотел узнать, как можно наладить автоматически вывод итогов стендапа через ваш бот. Емейл с сайта яндекс определяет, как нерабочий, бот поддержки не показывает никак, что он живой, поэтому пишу тут :)

Спасибо заранее,
Вадим

Ответить
Развернуть ветку
46 комментариев
Раскрывать всегда