{"id":13505,"url":"\/distributions\/13505\/click?bit=1&hash=ca3734639136826288c9056e5c8fa03a05e87c4060ae84df200f2c90f5262470","title":"\u0412\u044b \u0440\u0430\u0437\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0447\u0438\u043a? \u0410 \u043f\u043e\u043d\u0438\u043c\u0430\u0435\u0442\u0435 \u0447\u0442\u043e-\u0442\u043e \u0432 \u0438\u0441\u043a\u0443\u0441\u0441\u0442\u0432\u0435 \u043a\u043e\u0434\u0430?","buttonText":"\u041f\u0440\u043e\u0432\u0435\u0440\u0438\u0442\u044c","imageUuid":"f5f0e11f-fefd-52f5-8712-82164a59b7ce","isPaidAndBannersEnabled":false}
Трибуна
Arsen A.

Из-за ненависти к «1С» сделали внутренний сервис выставления счетов

И увеличили скорость обработки заявок на 25%. Путь компании от ненависти к «1С» и работы через Excel к созданию своего сервиса выставления счетов.

После института я полгода продавал рекламу в журнале, и все полгода выставлял счета по инструкции из 17 пунктов и боялся ткнуть не туда среди миллиона кнопок в одном окне «1С». Мне никак не удавалось запомнить последовательность. Ещё нужно было что-то куда-то «провести», я так до конца и не понял, что это значит. В то время я возненавидел «1С» всей душой за невероятную непонятность, перегруженность и отсутствие альтернативы.

Дальше по порядку о том, как я пришёл к тому, чтобы сделать внутренний сервис выставления счетов, а «1С» использовать только для подготовки закрывающих документов и отчётности. Тяжело полностью отказаться от «1С», когда у тебя компания работает с НДС. Но хотя бы пользуется ею теперь только бухгалтер.

Мы с другом хотели открыть бизнес, но денег у нас (на самом деле у него) было только на открытие ООО. А у челябинцев есть такая традиция: если хочешь открыть бизнес, но у тебя нет денег — ты начинаешь заниматься перепродажей металлопроката. Мы не стали нарушать эту традицию, так у нас появился бизнес.

Денег на бухгалтера не было, поэтому мы решили что наймём его через пару месяцев, ближе к отчётному периоду, а счета, товарные накладные и счета-фактуры пока будем делать в Excel. Это потом выяснилось, что мы всем клиентами делали неправильные документы, потому что я указал ошибочную формулу расчёта НДС.

В итоге мы наняли бухгалтера, она начала делать закрывающие документы в «1С», а мы продолжили выставлять счета через Excel (формулу НДС я поправил, всё ок).

Первые проблемы с эффективностью

Вскоре мы столкнулись с ограничением: много входящих заявок и менеджеры не успевают их обрабатывать. Радоваться тут нечему, особенность нашего рынка такая, что оплачивается в лучшем случае каждый десятый счёт. Так бывает, когда ты продаёшь то же самое, что у всех, по цене чуть дороже, чем у большинства. Тут как в фильме «В погоне за счастьем», где Уилл Смит продавал аппарат, который «чуть хуже рентгена, зато стоит в два раза дороже».

Вместо набора новых менеджеров я начал смотреть в сторону ускорения работы отдела продаж. Непаханое поле. Первым делом мы собрали прайсы всех поставщиков в единую базу, это сильно упростило поиск. Раньше менеджеры вручную искали в папке, в которой было больше 150 прайсов, по несколько сотен строк в каждом.

Наша база поставщиков

Следом взялись за выставление счетов. На тот момент процедура выглядела так:

  1. Создать папку и назвать её именем клиента.

  2. Скопировать в эту папку шаблон счёта.

  3. Заполнить все позиции, добавить строки по необходимости.

  4. Проверить показатели и без орфографических ошибок написать расшифровку суммы.

  5. Спросить у руководителя продаж, какой поставить номер счёта.

  6. Сохранить в PDF и отправить покупателю.

Эффективность труда зашкаливает… А учитывая, что оплачивается каждый десятый счёт — ситуация меня совсем угнетала.

Поиск существующих решений

Как у любого бизнеса, у нас есть свои особенности:

  • Часто из реквизитов известно только название компании, а иногда и этого нет.
  • Мы перекупы, у нас нет единого каталога товаров, часто появляются новые позиции.
  • Нет цен, менеджеры закладывают прибыль самостоятельно в зависимости от стоимости закупа, количества и прочего.

Поиск среди существующих сервисов с учётом этих особенностей результатов не дал. Ни один нам не подошёл.

  • Некоторые делались людьми, которым не приходилось самостоятельно выставлять счета, иначе я это объяснить не могу.
  • Была пара хороших, но они ориентировались на ИП-шников и небольшие компании на УСН, в которых только один человек занимается счетами. И они больше про ведение отчётности, чем про эффективность отдела продаж.
  • Большинство требовали заполнить все реквизиты клиента и заранее завести все товары. Что тоже нам не подошло.
  • «1С» принципиально нет.

Делаем своё решение

На рынке металлопроката иногда приходится ждать часами чтобы получить счёт от поставщика. Мы поставили себе задачу, что покупатель должен получить счёт уже во время первого телефонного разговора с менеджером. Я предположил, что помимо эффективности отдела это должно плодотворно сказаться и на конверсии в продажи.

За пару месяцев нам удалось добиться нужного результата. Мы сделали простой инструмент для выставления счетов и удачно «поженили» с нашей базой прайсов с уже более 200 поставщиков. Не представляю, как бы мы это интегрировали в сторонние сервисы.

Как обработка заявок работает сейчас:

Окно ввода заявки
  1. Менеджер вводит компанию и характеристики запрашиваемых товаров. Нажимает на кнопку «Рассчитать».
  2. Открывается окно, в котором уже заполнены все данные счёта, выбран по алгоритму оптимальный поставщик, заложена рекомендуемая прибыль.
  3. Менеджер проверяет данные, по необходимости редактирует, в том же окне вводит email покупателя и отправляет счёт.
Окно редактирования счёта и отправки

Оплаченные счета выгружаются бухгалтеру, она делает закрывающие документы и радуется, что её («прелесть») «1С» не засоряется менеджерами и только она владычествует над всем.

Результат

За почти год работы в таком формате мы выставили более 10 тысяч счетов. В итоге:

  • В несколько раз сократилось время обработки заявок и выставления счёта. Нет лишних функций, кнопок и действий.
  • Сократилось время обучения новых сотрудников. Возможность ошибки сведена к минимуму. Они начинают выставлять счета в «боевом» режиме уже на следующий день, как только начнут отличать круглую трубу от квадратной.
  • То же количество менеджеров стало обрабатывать на 25% больше заявок.
  • Клиентам оказалось плевать, за две минуты они получили счёт или через несколько часов. На конверсию в продажи это никак не повлияло.

Внедрение этой штуки повысило эффективность отдела продаж. Иначе мне пришлось бы нанимать двух лишних менеджеров, оборудовать рабочие места и платить зарплаты. При том же количестве менеджеров мы стали обрабатывать больше заявок, так что результатом я доволен.

Самостоятельный сервис

Недавно показывал товарищу, как это всё работает, и у нас получился вот такой диалог:

— Ты пытался это кому-то продать?

— Нет, это же для внутренних нужд делалось.

— А много компаний, которые хотят слезть с «1С» или у кого похожая модель продаж и они хотят ускорить какие-то процессы?

— Не знаю, наверняка.

— У тебя почти готовый самостоятельный сервис для выставления счетов, чё ты его не сделаешь до конца?

Почему бы и нет. В России 8 млн компаний и ИП, среди которых можно поискать свою аудиторию. Например, таких же перекупов, как и мы.

Сейчас мы делаем MVP. В сентябре планируем показать первую версию с базовой функциональностью.

Все похожие сервисы идут в сторону управления бухгалтерией и отправки отчётности. Кто-то уже вовсю интегрируется с банками. Мне больше интересна задача эффективности и автоматизации процессов в отделах продаж. Интеграции с CRM, а не с банками. Не знаю пока, что из этого всего получится, будем пробовать.

Вопрос к читателям vc.ru

Были у кого-то похожие боли в компании? На что нам стоит обратить внимание в первую очередь?

P.S. У нас пока сделан только сбор контактов, чтобы уведомить о запуске. Кому интересен сервис или кто просто хочет помочь на этапе тестирования, вот ссылка на страницу.

0
94 комментария
Написать комментарий...
Сергей Евсеня

Непонятно чем 1С не устроила, прайсы тоже загружаются, сделать удобный АРМ для менеджера не сложно. Зато куча фишек, который вы при необходимости будете долго и дорого допиливать

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

Да блин дурацкий этот 1С)

Ответить
Развернуть ветку
10 комментариев
Александр Платон

что только не придумают, лишь бы не 1с.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Nikita Sverlov

Я уже надеялся к концу статьи потестить сервис, а тут только сборщик емейлов. Делайте скорее, 1С реально боль!

Ответить
Развернуть ветку
Артем Туровец

А можно было для менеджеров поставить 1С-УНФ и решить ту же задачу за пару дней. Бонусом получили бы красивые отчетики для себя и кучу других полезностей.
Но свой велосипед конечно ближе к телу.

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

Загуглил 1С-УНФ. Хз, но "В одной программе: продажи, закупки, склад, деньги, зарплата, производство, CRM и бизнес-аналитика для принятия верных управленческих решений." - не выглядит как простой инструмент.

Ответить
Развернуть ветку
9 комментариев
V=Vendetta

1С - это куча разных инструментов... Явно что-то не то взяли в руки )
Есть же ложки, вилки, ножи... И мы всем пользуемся.
Есть в семье большая машина, малелькая машина, велик, самокат... И тоже все находит свое применение.

Плохо что автор не написал, какие именно трудности вызвала 1С, какое было обоснование выбора другого инструмента или языка.
Можно было в конце концов запилить арм на той же 1С и сделать это за 1 день... ну пусть неделю. F_ingBigGreenButton с вебом и блекджеком.
Проблема явно была не в 1С, а в конфигурации, т.е. удобстве конкретного решения.
Давайте БП, ЕРП и другие конфигурации не называть просто словом 1С.

Ответить
Развернуть ветку
Igor Chimbur

Проблема в авторе. Он увидел больше одной кнопочки, топнул ножкой как ребенок и сказал что это сложно. Не было изначально даже желания вникать и разбираться, ни самому, ни с помощью специалистов-консультантов. А потом все подвести под то, что 1С плохо, а его квадратное колесо — то что нужно.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Владимир Ш

трудности были в том что автору не попался нормальный внедренец 1с. поэтому его кто то раскрутили на написание даже не велосипеда, а одного колеса причем, возможно, квадратного. зато дорого и свое ну и конечно куда там всякому 1с.

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
Arsen A.
Автор

Возможно. А обоснование такое: 1С как вторая часть твоего комментария начиная с "запилить арм": много умных слов, но ничего непонятно. Без обид, просто аналогия.
Какой среднестатистический предприниматель услышав "просто запили арм, а БП и ЕРП и другие конфигурации не трогай" поймет, что это как раз то, что решит его проблемы? Я даже не понимаю что эти аббревиатуры значат.

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Александр Лебедев

То есть вместо обучения сотрудника 16 пунктам проще научить его работать в отдельной проге.
Вообще, все что тут есть уже реализовано в 1С, не знаю что за лютая ненависть. Я выставляю счета вообще с телефона, быстро, без смс и регистрации.

Так же работали по перепродаже железных труб, со всеми характеристиками (диаметр, ППУ/неППУ изоляция, тип металла и толщина) . Позвали человека, который немного допилил 1с и спокойно и быстро высылали счет уже под конец разговора с клиентом. Не тоже самое получается?

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

Судя по тому, как ты написал про железные трубы, сам ты этим не занимался. Нет, не то же самое. И да, оказалось проще сделать отдельный инструмент, чем обучать сотрудника 16 пунктам.

Ответить
Развернуть ветку
Фёдор Гребенников

Ох уж эта фраза "У тебя почти готовый самостоятельный сервис для выставления счетов, чё ты его не сделаешь до конца?".
Устал уже объяснять людям, которые мне говорили нечто похожее, что сервис для внутренних нужд и сервис, готовый выйти на рынок, это примерно то же самое, что сколотить себе кровать из поддонов и запустить производство кроватей.
Между этими стадиями огромный путь.

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Малахов

Счет это не только счет...

Чаще всего это резервирование товара на определенный срок.
Отсюда получаем склад и игры с резервированием.
В саму 1с мы давно передаем счета ( в виде "реализация товаров и услуг") автоматом, через COM-connector

Есть еще огромный пласт товаров и услуг, поставляемых по постоплате или по схеме с авансированием.

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина Андрющенко

Как я поняла из статьи - вид деятельности "перекупка метало проката", т.е. скорее всего происходит заказ поставщику под заказ клиента.
Не знаю, что там с возвратами от клиентов и подобными вопросами, но кажется, что резервирование им пока не актуально.
Но с тем, что счёт - это не просто счет, я полностью согласна.

Ответить
Развернуть ветку
Samusenko Vladislav

Арсен, вы считали, во сколько вам обошелся этот сервис?

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

Да, считал

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Tester OnOff

1С боль, но еще большая боль и потеря времени - это резервирование у поставщиков товара. именно это съедает большую часть времени. Прайс поставщиков это хорошо, но наличие меняется постоянно и его приходиться уточнять и согласовывать - потеря времени :(

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина Андрющенко

Просто у вас нет 1С с Электронным документооборотом.

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
Arsen A.
Автор

Блин, это прям в точку. В больную точку)

Ответить
Развернуть ветку
Александр Волков

Так сейчас в любой CRM, что в Битрикс, что в AMOCRM, есть выставление счетов, при этом все это также выгружается в 1с.
В целом молодцы.

Ответить
Развернуть ветку
Виталий Маклагин

Я тоже не понял. В чем сложность была выставлять счета через Битрикс. При этом она бесплатная.

Ответить
Развернуть ветку
Gleb Grigorovich

То что вы пилили там програмистыми, любой нормальный челоек на 1СУНФ за 15 минут бы сделал с помощью мышки и кофе. )))))

Ответить
Развернуть ветку
Vladislav Bulgakov

Про дурацкий 1С - плюсую всем чем могу)
Ваш модуль неплох в целом, и очень хорош для решения конкретно вашей задачи. Да, есть много фирм, которые работают по такой же модели, но так или иначе заморочки +/- у всех свои. Универсального решения попросту нет. Хочешь чтоб было все и вся - ставь 1С, бери бухов, нанимай прогеров/фрилансеров - будет тебе счастье через N лет и X млн. руб. Тошнит от 1С - покупай несколько отдельных готовых сервисов, которые понравились (CRM, Склад, Счета/отчетности), нанимай прогеров/фрилансеров, жени все сервисы между собой по API - будет тебе счастье через N лет и X млн. руб. Хочешь аналог 1С - ставь какую-нибудь ERP со всеми необходимыми функциями, нанимай прогеро...... дальше понятно.
Был как-то свидетелем готовой интегрированной системы на базе 1С (франшиза автосервисов) - так это был пожалуй один из успешных реализованных кейсов (но все же наверное единственный). Суть в том, что в автосервисе, который предоставляет услуги и продает запчасти, все операции, связанные с денежными взаиморасчетами, списанием продукции с внутреннего склада и проч, делает один человек - мастер приемщик. Мне кажется вам так же имеет смысл стремиться в эту сторону, т.е. оптимизировать не только время на обработку заказа, но и оптимизировать постоянные издержки (в виде зп на того же бухгалтера). В сфере купи-продай каждый рубль должен быть на счету)
Только это билет в бесконечное путешествие...

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

Спасибо за комментарий! Конечно, универсального решения нет. Будем пробовать искать свою аудиторию. Модель у нас довольно распространенная, думаю, может что-то получиться.
Не уверен, что сможем оптимизировать бухгалтера. Я у себя думал сделать генерацию закрывающих документов, думал это поможет убрать бухгалтера из штата. Но как только компании исполнилось 3 года посыпались требования из налоговой и лучше я буду держать в штате человека, который занимается только моей компанией и в курсе всех дел, а то мы уже несколько раз оказывались с заблокированными счетами работая с аутсорсом. Вообще налоговая стала сильно жестче последние пару лет, у нас некоторые компании начинают юр адреса в Москву переносить, там больше юр лиц зарегистрировано и обороты по меркам Москвы неприметные. У знакомого на довольно крупном предприятии есть отдельные 2 бухгалтера, которые только и занимаеются, что готовят документы по требованиям. На УСН проще в этом плане сильно. В любом случае подумать в этом направлении можно.

Ответить
Развернуть ветку
Artem Borodinov

Я не понял: реквизиты покупателя то же в ручную вбиваются?

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Sergey

А в 1С разве не в ручном режиме забивается карточка предприятия ( поставщик/покупатель) с р/сч 407838932680599000 корр/сч 40753379855678&7467 и т д ?

Ответить
Развернуть ветку
8 комментариев
Arsen A.
Автор

Автозаполнение по ИНН есть. Вручную когда нет реквизитов и нужно только наименование ввести.

Ответить
Развернуть ветку
Владислав Пивкин

Зарегистрировался на вашем сервисе. Скачал ради интереса счет за доступ к сервису. Скажу по секрету, счет у вас кривой. По умолчанию счет печатается на 3 страницы в ширину, но если его все-таки распечатать на одном листе, то он печатается с какими-то микро шрифтами, которые не видно с обычного расстояния. И почему счет с подписью в формате Эксель? С подписью обычно делают в pdf, плюс его видно на одном экране и он не расползается.

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

Я даже не знал, что у нас до сих пор работает в базе поставщиков запрос счета, спасибо) Мы когда делали базу, думали что будем продавать ее, но оказалось слишком сложным и ненужным для обывателей и не пошло. А когда делали сервис выставления счетов туда даже прикручивать не стали за ненадобностью.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Nikishov

Имеет смысл прикрутить к вашим счётам Яндекс кассу для б2б и количество оплаченных счетов может возрасти https://kassa.yandex.ru/b2b/

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

Не знал, что у них есть такой инструмент. 2,8% комиссии многовато, конечно...

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Владислав Пивкин

Тоже была такая же проблема. 1С не перевариваю из-за ее громоздкости. Сначала использовали облачный сервис по выставлению счетов и уперлись в его стандартные возможности. В итоге написали свое решение, но не только для выставления счетов, но и для выставления всех остальных документов: акты/накладные/фактуры/договоры и т.д. Просто сервис по выставлению счетов никому не нужен, тем более таких решений полно на рынке. Большинство CRM тоже имеют функционал по выставлению счетов. Поэтому буду пессимистом, ваш сервис нужен только вам.

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

По факту пока так оно и есть. Мы думаем в сторону закрывающих документов, сделать то это несложно, решение пока не приняли.
За обратную связь спасибо.

Ответить
Развернуть ветку
Владислав Пивкин

Вот этой штукой раньше пользовались https://cp.sdelki24.ru/, там как раз тоже есть закрывающие документы. Но что-то разработчик забил на этот сервис в последнее время, видимо загинается.

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

Не слышал про таких, посмотрю, спасибо

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Илья Одегов

Готов поддержать. Ищите меня на фб https://www.facebook.com/odeggov

Ответить
Развернуть ветку
К М

на чем написано?

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

ror, go, react

Ответить
Развернуть ветку
4 комментария
Агнец невинный

Вместо того чтобы пилить новый сервис за пару минут можно подредактировать интерфейс 1с и убрать лишние кнопки

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина Андрющенко

Причём в управляемых формах это может каждый пользователь делать сам для себя "как ему удобно"

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
Денис Лобановский

На вскидку:
1. Оценка эффективности менеджера (привязка к конкретному менеджеру клиента и воронка продаж по нему)
2. Воронка (статусы оплаты)

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

Огонь, спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина Андрющенко

В общем, если обобщить. Вы молодцы, что не стали бороться с ветряными мельницами продолжая работать в неудобной для менеджера "Бухгалтерии предприятия".
Хорошо, что вы задумываетесь над оптимизацией и производительностью.
Единственно, вы выбрали не оптимальный путь. Вам нужно было или изучить рынок или обратиться в компанию "партнера 1С", которая провела бы для вас бесплатную встречу, демонстрацию разных программных продуктов и вы выбрали бы оптимальное решение.
Кстати, а во сколько вам обошёлся данный инструмент?

Ответить
Развернуть ветку
Arsen A.
Автор

Вы работаете в компании партнере 1С?

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Nikolay Krylov

Еще один 1с изобретают... Могу пожелать успехов стартапу, может и выгорит.
На старте решили сэкономить на внедрении 1с, не разобрались.
Теперь прикрываются тем, что программа плохая...

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Читать все 94 комментария
null