Как мы делали CRM-систему для аутсорса бухгалтерии, а получили финансовый сервис с банковским обслуживанием

Менеджер продукта Genplace Дмитрий Овакимян рассказывает, как бухгалтерская компания сделала инструмент для работы с клиентами, но не остановилась на этом, а превратила его в совершенно новый финансовый продукт.

Я работаю в аудиторской компании «Авуар», которая уже 17 лет занимается аутсорсингом бухгалтерского учёта. Исторически мы работали с клиентами из Челябинска, но со временем география клиентов расширялась, а подход оставался тем же. В то время мы принимали первичную документацию от клиентов лично или по почте, а поддержку оказывали по телефону.

Такой подход удовлетворял клиентов, но не позволял быстро расти. К тому же мы чувствовали, что наши принципы работы не следуют за технологиями, а зависли где-то в 2008 году.

Привлечение клиентов осуществлялось при помощи сарафанного радио, а большая часть работ выполнялась вручную. При этом наша компания работала в Челябинске, где зарплата бухгалтера отличается от московской на 20–30 тысяч рублей, а качество кадров ничем не хуже. Мы хотели использовать это преимущество, чтобы выйти на московский рынок.

В 2015 году пришли к мысли, что настало время что-то менять в нашем подходе. Нужно автоматизировать всё, что автоматизируется, чтобы эффективнее использовать время наших специалистов.

Грустно, когда наши бухгалтеры с огромным опытом консультирования и ведения учёта или налоговики, которых мы переманили из налоговой, полдня тратят просто на письма и подготовку информации для клиентов.

Стандартом для сервисов бухгалтерского учета сейчас является чат с личным менеджером, налоговый календарь и автоматизированная выгрузка отчётов. Повторять сервисы конкурентов сразу у нас не было ни желания, ни возможности. В первую очередь мы решали внутренние задачи компании. К тому же у нас уже была внушительная база клиентов, которая ждала новую функциональность.

В конце прошлого года мы запустили сервис рассылки финансовых показателей на основе данных из «1С». Каждый месяц мы стали рассылать нашим клиентам данные о чистой прибыли, дебиторской и кредиторской задолженностях, запасах, остатках и других показателях, которые посчитали важными для клиентов.

Мы начали приучать к тому, что бухгалтерия — не бесполезный груз, а фундамент для принятия решений.

На основе автоматических рассылок мы сформировали сервис Genplace с финансовыми дашбордами, куда добавили чаты с личным менеджером и отправку отчётов. Первую версию запустили в январе 2019 года.

Сервис не произвёл революции на рынке, но дал нам возможность структурировать обслуживание клиентов на удалённой основе и начать продажи по другим регионам. За полгода работы мы увеличили долю клиентов из других городов до 20% от общего числа клиентов.

Сервис, в котором можно переписываться с менеджером и получать отчёты, далеко не улетит. Люди настолько привыкли к автоматизации всего в b2c-сегменте, что, приходя на работу, всё больше и больше замечают несовершенство b2b-функциональности.

Функции большинства современных аутсорсеров облегчают работу бухгалтеров, но не несут пользователю дополнительной ценности. Мы решили пойти в сторону расширения и подумали, какие ещё сервисы использует предприниматель в работе.

Часть наших клиентов создаёт акты, накладные и счета-фактуры в Google-таблицах. Мы не хотели пропускать эту часть документооборота мимо себя и создали сервис генерации документов, связанный с базой «1С».

Если пользователь хочет выпускать документы самостоятельно, пусть лучше делает это в нашей системе.

Следующим этапом мы запустили блок с усечённой версией управленческого учёта.

Сервис берёт информацию из «1С», банковских выписок, предлагает клиенту заполнить прогноз денежных поступлений по разным проектам и контрагентам. Получается понятная картинка: куда уходят деньги — и предсказание возможных кассовых разрывов.

Чтобы расширить воронку продаж, мы сделали бесплатными все блоки сервиса, которые не связаны с бухгалтерским учётом.

Пользователи, у которых мы не ведём бухучёт, не видят данных из «1С», но могут загружать банковские выписки, подключать автоматическую выгрузку с расчётных счетов «Тинькофф банка» или «Точки», а также могут пользоваться сервисом генерации первичных документов.

За пять месяцев работы сервиса мы получили уже более 500 новых пользователей и открыли для себя необычную потребность клиентов. Некоторые клиенты не хотят передавать бухгалтерию на аутсорс, но хотят пользоваться нашей финансовой аналитикой. Так, мы впервые стали размещать на своём сервере бухгалтерскую базу клиента и продавать сервис финансовой аналитики.

В мае мы пообщались с «Кредит Урал Банком» (группа «Газпромбанка»), которому, как и нам, интересен московский рынок.

Банк искал сервис, который позволял бы повысить достоверность информации, получаемой банком при выдаче кредитов и банковских гарантий. Мы подумали, что уже ведём бухгалтерский учёт наших клиентов, и поэтому можем подтверждать достоверность финансовой отчётности перед банком, выступая кем-то вроде микроаудитора для наших клиентов.

Мы договорились о запуске совместных тарифов для пользователей Genplace. Банк предложил полностью бесплатное РКО и фиксированный тариф для выдачи кредита до 10 млн рублей под 14%, без залога, а мы приступили к работе.

За четыре месяца мы значительно расширили возможности сервиса и добавили в Genplace функции личного кабинета банка. Теперь наши пользователи могут не только открыть расчётный счёт в онлайне, проводить платежи через сервис, но и отправлять заявку на кредит.

Документы, необходимые банку, формируются автоматически с нашей стороны. Мы же подтверждаем достоверность предоставленной отчётности. Пользователь только оставляет данные о поручителях.

Если бухучёт не связан с другими процессами компании, он нужен только налоговой. Но стоит ли ради налоговой тратить столько сил и денег? В России небезосновательно принято считать, что бухучёт не отражает реального состояния дел в компании.

Однако мы в Genplace знаем, что бухгалтерский учёт хранит в себе огромный объём информации, который может быть полезен для принятия решений.

Несмотря на то что сейчас активно развиваются различные сервисы бухгалтерского аутсорсинга, ни один из них не изменил рынок и не захватил ощутимой доли. Наибольшее влияние оказывают сервисы сдачи отчётности в банках, наподобие того, что делают «Тинькофф» или «Сбербанк», но они не несут пользы для более-менее крупных компаний

Именно поэтому сейчас крайне необходимо искать новые подходы к аутсорсингу бухучёта, и компания-аутсорсер становится чем-то вроде внешнего финансового директора, подсказывая наиболее вероятные события и варианты работы с ними.

#бухгалтерия