«Мобс» — Telegram-бот для ведения финансов в «Google Таблицах»
Мы перепробовали очень многое для учёта своих финансов, но всё было не то. Почему простой Telegram-бот в связке с Google-таблицами оказался лучше всех этих новомодных приложений.
Привет, сообщество.
Меня зовут Роман, я вебмастер. Мы запустили бота «Мобс» в Telegram, который помогает вести финансы в связке с «Google Таблицами».
Я хочу рассказать вам о нашей проблеме, наших поисках и нашем решении, которое вылилось в самостоятельный продукт. Возможно, кто-то столкнулся с похожими сложностями, и простой бот в Telegram, который ведёт Google-документ, — их решение, как и наше.
Для ведения личного бюджета — бот бесплатный, для совместного — по подписке.
Как всё начиналось
Я полностью убеждён, что ведение любого дела — это план и учёт. Но если план — ещё куда ни шло, то учёт — это прямо боль современного общества. Да и нас с вами.
Мало кому удаётся и хватает терпения вести учёт так, чтобы он был понятен, удобен и прозрачен. С этим столкнулись и мы, когда запускали с партнёром офлайн-проект, который и сейчас функционирует.
Бюджет, который мы выделили, шёл на развитие: сайт, реклама, переводы подрядчикам и разработчикам. В целях удобства мы поначалу проводили платежи каждый из своего кармана, но это было совершенно непрозрачно.
Поиски решения
Нам нужен был простой способ учёта финансов, чтобы весь процесс был виден всем, чтобы и мне, и партнёру было известно, куда идут деньги, чтобы можно было разбить все расходы по категориям и чтобы это было просто, как облачные таблицы Google. Таблицы — наше всё.
Пробовали приложения — не пошло. Показалось слишком сложным: множество наворотов скорее отвлекают, чем помогают. Смущал и вопрос безопасности данных: если что-то случится с приложением, данные по финансам потеряются. Да, можно делать выгрузки, но это задача, которая будет выполняться по случаю. Приложений просмотрели очень много, даже сейчас и не вспомнить все.
Пробовали общие заметки в iCloud. Да, видно, да, вроде, есть учёт, но никаких балансов и дальнейших действий уже не осуществишь. Сложно.
Через Google-формы — самый оптимальный на тот момент вариант решения, но он, опять же, занимал много времени (относительно, конечно): выбор счёта, выбор категории и прочее. Но в таблицы писалось, учёт шёл.
Собственное приложение. Пробовал собрать из палок и какого-то конструктора приложение, которое работало в связке с таблицами.
Получилось, но результат оставлял желать лучшего. Google постоянно просила авторизацию в аккаунте. По факту это мало отличалось от простых Google-форм, да и я пришёл к выводу, что сделать запись (а печатаем мы быстро) — это лучше, чем утомительно выбирать категории.
Хотелось простого решения: записал, всё само распределилось и сохранилось в таблице. Чтобы и данные оставались в случае чего, и всё было наглядно. Нам не нужны были навороченные, облизанные интерфейсы. Просто таблица с элементарно удобным заполнением.
А так как общение у нас происходило в запрещённом мессенджере, появилась идея создать собственного бота.
Мы сделали
Да, мы остановились на боте. Это удобно — мы в одной экосистеме и общения, и учёта. Да и современные возможности, которые предоставляет этот мессенджер, очень обширны. До сих пор считаю, что это отличное подспорье для малого бизнеса. А «Google Таблицы» обладают широкими возможностями для подсчёта, их крутить можно вообще как хочешь и как удобно.
В итоге бот вошел в нашу экосистему — тут и общение, тут и сотрудники, тут и учёт. Всегда под рукой, в мобильном, держишь «руку на пульсе». Введение данных занимало минимум времени и требовало минимума кликов. Отдельно грело, что данные в таблице и никуда не пропадут (разве что Google не станет, но в это верится с трудом).
В целом учёт финансов для меня всегда был болью, а тут я даже втянулся и для личных нужд использую бота уже больше года. Естественный язык оказался удобнее и привычнее, учёт буквально за пару недель стал частью жизни. Подсадил и жену, теперь планируем бюджет с ней при участии бота.
Не буду вдаваться в подробности разработки, лишь скажу, что для нас были важны основные функции, которые мы зашили и реализовали:
- Учёт доходов и расходов по ключевым словам, чтобы бот сразу распознавал счёт, куда отнести транзакцию и в какую категорию бюджета. Чтобы мы понимали, сколько у нас ушло именно на разработку сайта, а сколько на рекламу во множестве её видов. Но этим не удивишь никого: разделение по категориям есть везде.
- Совместное ведение бюджета: когда в одной группе в Telegram несколько человек могут вести одну таблицу и каждый видит весь cash flow.
- Учёт комиссий, без них никуда! Когда банки, эквайринг берут свой процент, очень хочется знать, сколько на это уходит денег.
- Отслеживание переводов: когда с одного счёта перекидываем на другой. Оказалось, тоже очень полезная функция для точного учёта остатков на счетах.
- Учёт дат: если забыли провести операцию, можно занести всё задним числом.
- Просмотр баланса по каждому счёту.
- Сводные таблицы: сколько, откуда, куда и динамика всего этого.
Что не реализовали:
- Учёт разных валют, но это не входило в наши планы.
- Различные отчёты из серии «Восемь лучших отчётов для малого бизнеса в "Google Документах"», но это на любителя, нам хватает простой сводки до сих пор.
Бота мы назвали «Мобс», или «Мобильный Оперативный Бабло-Считатель». Звучит схоже с названием породы пёселей, поэтому лицом (или мордой) бота стал мопс, а формат бота — добрый друг, помогающий вести учёт.
Цифры и варианты использования
Мы сразу сделали бота публичным. К нашему стыду, на тестировщиков денег не было, поэтому решили по старому доброму методу отдать тесты пользователям. Большинство багов и ошибок нашли именно они, за что им отдельное спасибо. Нынче бот выглядит куда стабильнее первоначальной версии.
Сейчас у нас около 600 регистраций, 50 постоянных пользователей и 415 таблиц. Для себя вывели все данные в Google Data Studio и смотрим на результаты бота.
При помощи бота мы закрыли свои потребности, интересно было посмотреть, как бот может закрыть другие. Мы попросили наших пользователей прислать свои истории о том, как они пользуются ботом. К моему удивлению, некоторые прислали.
Бот используют для ведения семейного бюджета: муж с женой в общей группе пишут свои затраты. Говорят, удобно вести дела ипотечные: записали общую сумму долга с отрицательным балансом и гасят потихоньку. Ну и просто учитывают «разную фигню», из-за чего в среднем нашли, куда пропадают 20 тысяч рублей каждый месяц.
Оказалось легко, расплачиваясь на кассе в «Ленте», пока печатается чек, просто вбить в Telegram «1920 лента» без выбора категорий и прочей лабуды. Бот сам распознаёт, с какой карты оплачена покупка, и отнесет её в категорию «Еда».
Предприниматель использует бота для своего бизнеса: сотрудники в группе ведут учёт оплат от клиентов и расходов со склада.
Фрилансер пишет, что ведёт учёт по проектам: сколько затрат по каждому проекту и куда, а после уже сводит таблицы, которые создал для себя.
Думается, решений много, ведь бот — ретранслятор данных в Google-таблицы, а там уже можно вертеть их, как душе угодно.
Попробуйте
- Бот в деле.
- Обратная связь, поддержка и вопросы в нашей группе во «ВКонтакте».
Слава богу, а то давно не было очередного решения учета финансов. Я уж было подумал что прошлые 100500 миллионов приложений наконец решили эту проблему
Мы подумали, что вы заскучали и рассказали об очередном велосипеде в вашей любимой рубрике :)
Они не решили проблему "надо просто", "надо на лету", "у меня есть экосистема приложений, не хочу ничего лишнего"
Поразительно! GS + TG это самая удобная связка. Сделайте архитектурную статью как вы его сделали - будет интересно почитать. Я бы написал под себя подобное решение только с другой логикой и правилами. Например установил бы лимит на день / неделю и ругался (ботом) себе обратно если его превышаю или подхожу к лимиту.
Планируем чуть позже на хабре это сделать. Там и про архитектуру и стек. А по поводу лимитов, уже в планах :)
Связка ТГ+гуглодок просто огонь. То что нужно – готов платить :)
Маленькая просьба. Добавьте возможность смены знака валюты. Просто глобально валюты, без конвертации
Спасибо за идею, пометил себе)
таблицы удивительно похожи на моего @greenzbot из 2015-го) надеюсь вы сделали нормальную работу бота в чате для совместных расходов, об этом все просили, но я забил
Да не скрою, Андрей, что мотивировались отчасти вашим ботом. Но как раз из-за совместного бюджета + не работающими графиками\сводками пришлось делать свой велосипед )
Комментарий недоступен
а вы смотрите умно, а не тупо, тогда эффект появится
В 33 словах - алгоритм распознавания раскройте.
Как лента 1920 превращается в полную запись?
Поле очень распаханное. В чем преимущество перед десятками аппов на play market ? Только в том, что это в телеге ?
И это тоже. ТГ+все возможности гугл доков. Ну и ведение совместного бюджета как то прозрачнее идет.
Комментарий удален модератором
Много аппов требуют логина-пароля от банка, чтобы синхронизироваться. Тут на мой взгляд преимущество в том, что не нужно поступаться безопасностью.
Продвинутые менеджеры финансов умеют загружать выписки. Вносить каждый расход - это же прошлый век. Или ваш менеджер для тех, кто кэшем пользуется до сих пор?
Мы олдскул, все верно. Зато более менее надежно и удобно\просто.
есть учет других валют?
Пока нет такой возможности, если запрос будет популярным - добавим.
50 записей в бесплатной версии совсем не интересно, сделайте какой-нибудь промокод на 2-3 месяца премиума ;)
Да сделали, но, к сожалению, администрация данного ресурса его выпилила :( Возможно в группе вк есть пасхалка по этому поводу, кто знает ¯\_(ツ)_/¯
Где можно увидеть стоимость подписки, без регистрации и смс?
Бесплатно дают 50 операций, невозможность совместных таблиц, без аналитики и сводок, реклама.
Платно: 99 руб в месяц, 990 руб в год.
Было бы отлично иметь функцию отправки уведомлений из банков на бота. Т.е. переадресуете сообщение и бот сам записывает и распознает расходы или доходы.
Каким образом бот распознает с какой карты?
Можно по умолчанию выбрать основную карту. У меня, например, это Тиньков. Я обычно с этой карты все покупки провожу. И если написать "100 еда" - спишется с неё. Если я провел покупку с альфы, то просто добавить в запись ключевое слово этой карты (100 еда альфа). Бот спишет со счета Альфа банка.
Мы та на g-suite хотела начать юзать уже сейчас эххх печааааль
Да, такой функции пока нет, бот принимает только почту вида @gmail.com. Вариант как обойти уже писал выше - создать таблицу на @gmail.com в группе ТГ и расшарить на себя. Мы учтем такое пожелание, будем думать как решить. Спасибо за фидбек!
Круто) чем проще-тем лучше!
А есть гитхаб? Можно поднять бота у себя?
Нет, такой возможности нет
Эх, вот еще было бы здорово доходы записывать как +1000, а расходы -500 еда
Рассмотрим такой вариант, спасибо за идею. Обычно если не хочется бить по категориям, а чисто доход\расход учитывать, многие вводят буквы. Например, Д - доход, Р - расход. И тогда запись "1000 д проект N" запишется в доходы.
Доброго! Интересная идея, попробую попользоваться
Но
Ввожу после установки бота почту формата ******@live.ru, на которую привязаны Гугл-таблицы
Пишет, что почта введена некорректно, просит гмайловскую
Но у меня все гугловое привязано на другую почту
Что делать?
Андрей, ваш случай скорее частный. Из простых вариантов обхода - создать таблицу в группе ТГ на @gmail.com и расшарить ее себе, либо напишите нам в поддержку, постараемся помочь уже индивидуально.
Возможно ли как-то полностью удалить таблицу? В настройках нашел только удаление привязки к таблице которая не работает как и sync.
Таблица просто отвязывается командой. А по поводу что-то не работает\не синхронизируется, напишите нам. Посмотрим индивидуально почему так. По нашим радарам пока все в штатном режиме работает. Пёсель справляется с vc-эффектом :)
на самом деле, очень простой и полезный бот, буду пробовать )
Щас бы сделать очередное бесполезное приложение/бота когда на рынке уже есть 1001 решение , и стандартные банковские приложения в которые мне НЕ НУЖНО ВРУЧНУЮ вносить данные .
Комментарий недоступен
На языке программирования, скорее всего
Как можно решить проблему с синхронизацие таблицы?
Проблема решена!
Наконец-то сервис из подручных средств!
В запятые или точки по доходам расходам пока бот не может?
Попробовал добавить 1 рубль 3 копейки
Записал в Доходы -> Зарплата. Сумма: 1р на Карта. Примечание: ,03 зп
Нет, такую возможность не закладывали. Показалось лишним учитывать копейки. Просто округляем цифру.
Я так и не понял - чьи финансы учитывают? Для кого этот продукт? Для предпринимателей или для физиков?
И небольших предпринимателей (самозанятых скорее, для ребят по-крупнее нужны другие решения), и физиков. Каждый найдет свое, все индивидуально.
Тема огонь!
Начал разбираться, создал групповой чат, запилил таблицу. Вписал приход. Поменял аву у чата, бац, таблица пропала (как будто для МОБСа чат стал "новым, пустым"). Пришлось заново создавать.
"Ну бывает (с)"
Буду очень признателен, если напишите нам в вк с описанием, как у вас так получилось. Проверим, поправим. Спасибо за отзыв!
Комментарий недоступен
Комментарий удален модератором
Хотела зарегать корпоративную почту ( маскируется под наш сайт , но на Gmail ) и моюсь не даёт мне регить, а все финансы то на корп Гугл щитс ;((
Сделали. Пробуйте :)
Грёбаные гении
Согласно ТРИЗ проблема должна решаться самостоятельно. Костыль, куда надо самому вводить расходы - отстой. Дзенмани (да уверен и другие подобные программы есть) умеют сами синхронизироваться с банками и ничего, вообще ничего не надо самому вводить.
Могу представить, что автору очень хотелось программировать, тогда да. В остальном мотивация довольно натянутая.
К сожалению, сейчас банки начали отказываться от смс оповещения, а присылают данные через push в своем приложении. Такое сторонняя программа не сможет сама подтянуть к себе.
А рефлексия фактов хозяйственной жизни?
Что делать если мой аккаунт на Google Docs зарегистрирован на яндекс почту?
Пока ничего, решаем этот вопрос. Подпишитесь на бота, как сделаем, сделаем рассылку.
Спасибо, установила, попробую. Выглядит привлекательно :)
Недавно прочитал статью на Т—Ж.
Вы таки дописали статью :)
Любопытное решение по боту. Наше онлайн-издание тоже пишет о FinTech стартапах. Если есть новости или релизы пришлите на [email protected]
В бесплатной версии он не должен по категориям раскидывать? Он у меня все в неопознанное сует
Должен и делает. У нас есть замечательная поддержка в вк, можно там все вопросы задать. А по сабжу - команду /sync введите.
Где техподдержка не понимаю??
Я оплатил подписку, у меня нету сводок!!!!!
Как мне создать вторую таблицу, нету информацию, почему ?
я не понимаю как это сделать???
Я оплатил подписку специально для этого
Павел, обратите внимание, пожалуйста, на самый конец статьи. Там найдете ответ на ваш вопрос. Печально, что вы не можете разобраться в функционале :\
Комментарий удален модератором
Сами с женой кидаем в телегу всякие "610 еда", "1500 развл", 500 "дорога" и т.д.
А потом раз в месяц переносим в гугл-таблицу вручную, сверяем остатки по таблице с фактом и подводим итоги.
Решил, что надо сделать бота, который будет перекидывать все автоматически, стал искать инфу, как делать бота в телеге, и наткнулся на этот пост)
Что ж, буду тестить ваш вариант)
Все-таки все равно сделал себе своего бота с блэк-метал и плюшками ввиду отличия структуры нашей таблицы от вашей
У вас очень милая рассылка, приятно получать)
Успехов!
Когда у вас есть жена - любая финансовая система ломается.
+100500)))
Ещё было бы здорово добавить аналитику по расходам. Например, увидеть насколько процентов выросли/уменьшились расходы за текущий и предыдущий месяцы по интересующим категориям