Безбумажный офис: как работает подписание договоров без распечатывания

Безбумажный офис F. Doc* — это сервис для подписания документов в электронном виде с клиентами — физическими лицами. Он упрощает, облегчает и ускоряет заключение договоров, подписание документов как со стороны бизнеса, так и со стороны клиентов, освобождая от необходимости возиться с бумажками в прямом смысле. И при этом не требует от клиентов-физлиц установки никаких приложений. Фактически, это способ наконец полностью отказаться от утомительных процедур «распечатайте, подпишите и отправьте скан/оригинал договора по почте».

Посмотреть, как выглядит подписание безбумажного договора с клиентом-физлицом с помощью простой электронной подписи, можно в демоверсии сервиса.**

Если вам лень пробовать самостоятельно (хотя это будет гораздо быстрее, чем прочитать статью) , читайте дальше.

0. Переходим по ссылке и смотрим стартовый экран: Попробовать демо

На этом шаге есть два варианта развития событий:

• Короткое демо — нужно ввести номер телефона и можно сразу перейти к подписанию тестовых документов;
• Подробное демо с переходом в тестовый аккаунт.

В тестовом аккаунте представлен максимально полный функционал сервиса, полностью совпадающий с его реальной версией.

Для начала попробуем разобраться в упрощенной демоверсии — вводим номер телефона и нажимаем «Продолжить». 1. Перед нами открывается экран сотрудника компании.

Справа мы видим шаблон договора — на его месте может быть практически любой документ, требующий подписания с физлицами: договор, заказ-наряд, дополнительное соглашение или другой файл.

Слева — блок с параметрами.

В демоверсии согласие на подпись документов проставлено автоматически, а в расширенной версии личного кабинета можно оформить согласие на подпись документов. Подписание соглашения об электронном документообороте — обязательная часть законного подписания документов в электронном виде. Без соглашения на ЭДО подпись документов будет недействительна.

В «трех точках» прячется кнопка «Аннулировать». Аннулировать документы можно, если вы увидели ошибку или прикрепили не тот документ. Аннулировать документ можно и тогда, когда клиент его подписал. Это происходит точно также, как и основное подписание документов, об этом мы расскажем ниже.

В следующем блоке содержится информация о подписантах и о документах на подпись. Вообще, отправить на подписание можно сразу несколько документов, они все будут отражены на этой странице.

По нажатию иконки «Печать» нас встречает неожиданный, но интересный кейс: распечатать без аннулирования нельзя. В целом это логично для бизнеса: подписывать электронные и бумажные версий документов параллельно не стоит.

Распечатку закрываем, просматриваем подписантов на всякий случай.

2. Проверили документ и подписантов — и, если все верно, нажимаем «Подтвердить и отправить». В этот момент мы подписали договор со стороны компании.

Сразу же у документа поменялся статус — вместо «Подготовлен» он превратился в «Отправлен на подпись»

3. Что дальше?

Дальше пора взять в руки смартфон и встать на сторону клиента.

По указанному номеру телефона пришла смска со ссылкой и проверочным кодом. Переходим по ссылке и оказываемся в точке входа. Проверочный код из смс ввелся автоматически. У него ограниченный срок годности, и если вдруг вы не успели войти, то можно запросить новый код.

Подтвердив вход кодом, мы оказываемся в интерфейсе клиента. Мы можем открыть договор и прочитать его, проверив, что все необходимые пункты на месте, а также то, что нашу фамилию написали без ошибок.

Далее жмем галочку, что мы ознакомились с документами, и кнопку «Подписать».

4. Вуаля, документ подписан с обеих сторон!

Если мы его откроем, то внизу файла увидим штамп электронной подписи – в прямоугольнике будет отражаться название компании, ФИО сотрудника и клиента, дата и время подписания, а также уникальный номер документа.

Клиент может скачать документ на телефон и в любой момент к нему вернуться. Кроме того, он всегда может перейти к нему по ссылке из смс. А если вдруг смс удалили – компания может направить ее повторно.

Для сотрудника компании будет доступен журнал действий, в котором отражены все основные этапы работы с документом: когда его подписали, отправили ссылку и когда клиент начал его подписывать.

Подписание в целом выглядит простым и понятным. Возможно в первый раз потребуется немного времени, а потом все документы будут подписываться на раз-два за пару минут.

У сервиса есть дополнительные фишки, которые можно «потрогать руками» в расширенной демоверсии личного кабинета: например, подписание документа с несколькими клиентами (это может быть актуально для агентств недвижимости, когда есть несколько покупателей или продавцов объекта) , запрос документов у клиента и статистика подписаний.

Реклама. Правообладатель, Рекламодатель ЗАО «ЦЦС», местонахождение: 630055, г. Новосибирск, ул. Мусы Джалиля, д. 11, кабинет 309, ОГРН 1025403189602. Услуга предоставляется в соответствии с Правилами использования программы для ЭВМ «Безбумажный офис F. Doc», текст представлен на сайте fdoc. ru. ФИО пользователей ЭВМ «Безбумажный офис F. Doc» приведены для примера. 6+

Erid: 2SDnjdWs7Y4