Что может быть уникального в посуточной аренде? Часть 2. Путь

Началось все в г. Соликамск в августе 2015 г. с оптимизации затрат в "падающем" бизнесе - складе-магазине строительных материалов. Были пустующие офисные площади. Одна из мер оптимизации состояла в переводе из небольшого офиса, сделанного из квартиры в спальном районе для другого моего бизнеса по грузоперевозкам, в незанятые офисные площади магазина.

Освободившуюся квартиру, не спеша, за два месяца переоборудовал для сдачи посуточно. В ноябре 2015 стал сдавать посуточно. Работа в нише комфортабельного жилья для командированных. Повезло. В этой нише на этот момент никого не было. Квартира была самая дорогая на местном рынке. Пошло с хорошей заселяемостью. Понравилось заниматься и самой деятельностью. Сам радовался, когда видел довольные лица уставших с дороги гостей, которые не ожидали такого комфорта. В течение 2016 года взял в субаренду еще 5 квартир для сдачи. Работа в той же нише. У меня самые комфортные и дорогие в городе квартиры.

До 2020 года развитие шло как у большинства успешных коллег с числом квартир около 5-10. Делегирование обязанностей и создание вариантов системы работы под существующие масштабы. Найм горничной, найм менеджера по заселению, найм мастера по ремонту и поддержке объектов. Передача всех стирок в прачечную. Внедрение в работу менеджера каналов. Даже было две попытки развития бизнеса в партнерстве, не приведшие к развитию. Аренда офиса для организации работы по приему гостей через офис и т.п.

В 2020-м вместе с моими планами на переезд в другой регион у этого бизнеса начался путь от типичного к уникальному. Необходимо было либо продать бизнес либо перестраивать его под удаленное управление. После нескольких неудачных заходов к идее и попыткам продажи бизнеса к концу 2021, уже переехав в другой регион, я решил "перестроить" его и не продавать. В декабре 2021 ситуация требовала решить сразу несколько задач.

1. Пересмотреть оргструктуру и модель ведения бизнеса.

2. Организовать работу с клиентами и вести учет бронирований в новой системе: Менеджер каналов + CRM. До этого был только менеджер каналов.

3. Уйти от необходимости передавать ключи силами специалиста по заселению — менеджера.

4. Перевести работу на 100% в «белую» и принимать оплату картами. Интегрировать кассовый аппарат в новую систему и настроить прием оплат через СБП.

5. Разработать систему дистанционного найма, обучения и контроля персонала.

6. Разработать систему дистанционной работы с собственниками по новым объектам.

7. Разработать и применить систему включения в работу нового объекта полностью дистанционно, потому что расстояние между моим новым местом жизни и квартирами в Пермском крае около 3200 км.

В общем, создать полностью дистанционно работающий бизнес.

Забегая вперед, скажу, что все задуманное удалось сделать за 3 месяца!

Коучи разных мастей и уровня со всех сторон на перебой твердят: «Хочешь результата надо действовать!». С этим не поспоришь. НО. Почему трудно начать действовать? Очень многие хотели бы начать действовать, но им чего-то не хватает.

"Чего-то" - это решение. Решение куда в какую сторону и каким способом действовать. Любому действию предшествует решение. Самая частая задача у любого предпринимателя, руководителя это принятие решения по тому или иному вопросу.

Когда решение принято, то и действовать уже понятнее и охотнее получается.

Вопрос выбора мучает всех и всегда. Не только бизнесменов, предпринимателей и руководителей.

Даже для домохозяйки решение от том, что на обед приготовить иногда более сложный выбор, чем для директора завода нанять или уволить сотрудника.

Для меня тоже, выбор это сложно. Особенно если не знаешь альтернатив.

Выхода два. Точнее способа, подхода.

1. Чистая логика и анализ. Необходимо увидеть, изучить альтернативы, проанализировать, сравнить. После этого выбор, как правило, очевиден. Вопрос подхода к поиску, систематизации и анализу информации.

2. Задать вопрос Миру, богу и сердцем послушать ответ. Способ для тех, у кого хорошо развита интуиция и слышат свое сердце. При этом требуются некоторые знания предмета и вопроса, о котором нужно решение.

Идеально, если применять оба подхода сразу.

Ниже, о том, как я решал свои вопросы в посутке системным анализом и сравнением альтернатив, и иногда применяя второй способ, о том как действовал.

Я работал в шахматке RealtyCalendar, как и многие коллеги. Очень нравилось, как само приложение, так и его техническая поддержка и менеджеры по работе с клиентами. К сожалению, для полноценного решения вставших передо мной задач функционала этого менеджера каналов не хватало. RealtyCalendar, оставаясь прекрасным инструментом для начинающих и продвинутых посуточников не тянул на полноценную систему управления, которая мне нужна была.

Сначала искал среди связок RealtyCalendar или иной менеджер каналов плюс CRM. Среди CRM вариантами были AmoCRM и Битрикс. Вкупе выходило дороговато в обслуживании системы и много доработок.

Искал и готовые решения среди PMS: Lite PMS, TravelLine Web PMS, Bnovo PMS, FD24.

В итоге всех изысканий и изучения особенностей составил таблицу сравнения AmoCRM и Битрикс и таблицу сравнения пяти PMS по 36 критериям. Отказался от обеих CRM совсем и выбрал одну Lite PMS - систему которая совмещает в себе PMS и CRM. При этом сейчас их уcлуги обходятся мне даже дешевле RC (!)

У них есть бесплатный тестовый период, а используя в Lite PMS промокод 5DA5A9 можно получить скидку 5% на первый платеж им.

Оперативность работы техподдержки был одним из ключевых факторов при выборе системы управления, потому что далее предстояло внедрение и доработка. Поэтому я проверял их работу у всех 5 кандидатов еще до окончательного выбора.

Далее предстояло решить вопрос с организацией дистанционного заселения.

Для этого надо понадобилось сильно углубиться в то как работают и какие бывают умные замки. Какими ПО управляются и как потом это можно скрестить с PMS. Поставщика замков. В итоге купил разные замки для тестов. Часть в России и на Ali, но все управляемые программой TTlock.

Еще пришлось разбираться с камерами наблюдения. Через какую ПО ими управлять, записывать. В итоге купил разные для тестов, но в дальнейшем остановился на моделях, что могут сохранять запись в облако. Очень удобно и безопасно.

Посчитал сколько средств надо все эти меры. Нашел их, продав в январе кое-какие акции из моего портфеля. Как потом оказалось, я удачно переместил свои вложения из фондового рынка, упавшего в феврале 2022, в свой бизнес.

С физической установкой замков было не так гладко. Потребовалось дистанционно определить какой замок на какую дверь удобнее установить. Определить какие у меня двери и размеры замков. Выбор был точный, но по факту в все равно пришлось по месту подгонять. Оказалось, размер не особо имел значение. Важнее было умение мастера находить решение по месту. С ним мне повезло. Саша Бурмантов, спасибо тебе за работу и помощь.

Всего на покупку замков, камер, их установку, настройку замков и увязку с Lite PMS , выбор банка и подключение кассы ушло 3 месяца. 1 на изучение и 2 на установку и настройку. С банком и кассой отдельная история ниже.

У меня уже был аппарат - МТС касса, поэтому пробовал открыть счет в МТС банке. Дистанционно на тот момент они не cмогли. В диалогах с этим банком потерял время. С самим аппаратом МТС кассы тоже были заморочки при дальнейшей интеграции, то несколько чеков выбивал по одной операции, то совсем ничего. Спасибо техподдержке из Lite PMS! В очередной раз, помогли.

Был счет в ВТБ. Открыл в свое время "на свою голову". Повелся на бесплатное открытие и обслуживание в начале. В итоге "переплатил" и решил закрыть. Это самый ужасный банк во всех смыслах. Естественно, с ними интеграцию даже не рассматривал. Отдельная история о банке имеется в моих отзывах Яндекса и тут на VC в комментариях к истории чъей-то, забыл.

Среди банков, активно внедрявших на тот момент Систему быстрых платежей для бизнеса и умеющих работать дистанционно, оказался Альфабанк. С ним все и сделал. Хотя их тех.поддержка не самая оперативная. Около недели ждал решения какого-то вопроса. Сейчас работа с ними идет без заминок.

Для горничной, мастера и менеджера (оператора колл-центра) переделал под потребности дистанционного управления существующие профили должностей и четко прописанный функционал. Разработал методику дистанционного их собеседования и приема на работу. Переработал инструктаж и обучение по созданным ранее мной же стандартам и программе обучения и т.п.

Для работы с собственниками разработал инструкции, стандарты, чек листы для приема новых квартир в работу. А также методику последующей дистанционной доработки и запуска объекта.

Для гостей пришлось делать Договор-оферту и размещать на нашем сайте. Такой вариант для себя открыл для решения вопроса дистанционного заключения договора с гостями. Базовый текст я взял с сайта коллег. Благодарю Алексея Иванова, основателя компании "Две Подушки" за это.

Готовый результат по остальным задачам я описал в следующей части. Благодарю за внимание к этой длинной части рассказа!

Продолжение тут: