(SENSU входит в состав TWIGA Communication Group)
Наша команда разработала для МГИМО онлайн-систему, которая оптимизировала обработку документов иностранных студентов МГИМО до и после прибытия в страну. Это особенно актуально в эпоху пандемии, так как система позволила минимизировать физические контакты, сделала процесс прозрачным и понятным для студентов и помогает соблюсти новые требования законодательства без расширения штата.ПредысторияКаждый год в МГИМО учится порядка 2 тысяч иностранных студентов. И в первую очередь они имеют дело с отделом виз и регистрации (ОВИР). Он помогает студентам оформлять документы для зачисления в вуз, для прохождения множества формальных государственных процедур и в целом упрощает студентам процесс оформления.
Раньше в МГИМО для решения подобных вопросов работал «принцип одного окна» -- подразделение ОВИР брало на себя все задачи по решению вопросов с государственными органами. Студенты предоставляли необходимые документы, а сотрудники подразделения оформляли заявления и подавали их в нужные органы.
В чем заключалась проблема?
Раньше все документы подавались вручную. Это было сложно, потому что сотрудникам приходилось обсуждать каждый случай индивидуально, они не могли проверить документы заранее, поэтому студентам приходилось возвращаться снова и снова, это затягивало коммуникацию. При живой подаче документов сложно было избежать очередей, потому что студенты приходили в любое время в течение рабочего дня.
Обстоятельства усугубила эпидемиологическая обстановка -- с одной стороны, хотелось избежать больших очередей, с другой стороны, в 2021 году были введены более строгие правила приглашения иностранных студентов. Теперь они обязаны предоставлять ПЦР-тесты до и после вылета из страны проживания, обязательно оформлять медицинскую страховку или предъявлять медицинский полис, и множество других нюансов. То есть усложнялась коммуникация со студентами до приезда в страну.
В новых условиях старая схема перестала работать -- требовалось либо нанимать новых сотрудников, либо находить новые более технологичные решения.
Как решили задачу?
Мы разработали веб-сайт, который позволяет студентам загружать необходимые документы и назначать время личного визита, а сотрудникам проверять документы и заранее вносить корректировки.
Студенты просто создают личный кабинет на этом сайте, прикрепляют необходимые документы и сразу могут узнать необходимые требования. Там же они могут подавать обращения (с целью постановки на миграционный учет, снятия, продления виз и т.д.) и только с случае необходимости согласовать время визита.
Почему это круто и удобно?
Сайт глубоко интегрирован с учетной системой 1С ОВИР, поэтому данные студентов, внесенные ими в личные кабинеты, стали автоматически появляться и в 1С. Там же можно увидеть обращения студентов, поданные через веб-сайт. Можно общаться со студентами прямо внутри обращений, давая корректировки по подаче документов.
Много задач можно решать автоматически, например, собрать базу ПЦР-тестов или посылать автоматические уведомления о необходимости продления виз, подачи документов прямо из 1С.
Теперь количество визитов студентов сократилось до двух, а вместо очередей — четкое расписание визитов.
