Советы от секретарши: как составить деловое письмо? А если на английском?

Я работаю делопроизводителем уже несколько лет. Есть огромный опыт и хочется не просто заниматься рутинной работой, а делиться с другими. Друзья подсказали завести небольшой бложик. Надеюсь на первый подписчиков. Если вам моя писанина не понравится, то напишите в комментах почему, я постараюсь сделать так, чтобы все было идеально.
Заранее прошу прощение, я не писатель и не литератор, всего лишь HR-менеджер и по совместительству секретарь на службе своей компании. :)
Итак.

Деловые письма могут быть в классическом и электронном формате. Они необходимы для запроса информации, проведения транзакций, а также в процессе устройства на работу или же при сотрудничестве с контрагентами.

Деловая переписка отличается уважительным тоном, лаконичностью и четкостью. Соблюдая основные правила составления и форматирования делового письма есть возможность организовать эффективное общение.

Классическое деловое письмо включает в себя несколько частей. Оформление каждого раздела подчиняется своим правилам:

1. Введение включает в себя приветствие и обращение. В том случае, если это начало переписки, можно сразу указать основную тему сообщения в кратком формате.
2. Тело. Это основа письма, в котором формируется суть дела. Здесь может быть разный объем в зависимости от детальности изложенного материала. В большинстве случаев это несколько абзацев.
3. Заключение. Формируется призыв к действиям, предложение о сотрудничестве, кратко резюмируется основной смысл тела письма.

Необходимо учитывать, что во введении и заключении допускается только лишь 1-2 предложения. При подписи делового письма, а также в процессе составления приветствия необходимо пользоваться не только именем, но и титулом, должностью, рационально добавлять «уважаемый» или «с уважением», это правила хорошего тона.

В теле письма важно четко сформулировать причину переписки, раскрыть основную проблему и предложить желаемый исход. Необходимо придерживаться делового стиля речи, избегать фамильярности и составлять содержание с уважением к читателю этой информации.

Правила деловой переписки требуют подписи. Однако, в большинстве случаев готовая форма уже предоставляется инструментами электронной почты, необходимо проверить, чтобы данные не дублировались.

P.S. Буквально сегодня прочитала публикацию в блоге одного автора — Романа и поняла, что пора учить английский. Не стала откладывать и пошла по ссылке, оказалось, что можно учить деловой английский в рабочее время! Уже записалась, завтра первое занятие, по итогам, расскажу!