Как мы помогли крупному маркетплейсу KazanExpress сэкономить 25% на выплатах внештатным сотрудникам

За счет снижения налоговой нагрузки и принципиального изменения механизма выплаты мы снизили стоимость работы внештатных исполнителей. Также освободили время бухгалтеров за счет автоматизации формирования актов и сбора всех фрилансеров в одном сервисе.

KazanExpress – самый быстрорастущий маркетплейс в Европе. Это одна из крупнейших отечественных площадок, на которой представлено 24 миллиона товаров. Покупки доставляются клиентам за 1 день во все города, где есть пункты выдачи KazanExpress, на данный момент их уже 119.

Компания работает с 2017 года, количество пунктов выдачи и населенных пунктов, в которых представлен маркетплейс, постоянно растет. По итогам 2021 года KazanExpress вошел в топ-5 маркетплейсов по количеству заказов (исследование Data Insight). Также компания входит в рейтинг лучших работодателей России по версии портала hh.ru.

Маркетплейс часто привлекает удаленных исполнителей – дизайнеров, специфических программистов, копирайтеров, верстальщиков, контент-менеджеров и т. д. Кто-то выполняет разовые работы, с кем-то компания сотрудничает постоянно.

Часть из них оформлена как самозанятые, с остальными заключены договоры ГПХ. Оформление документов, подготовка актов выполненных работ, счетов, контроль выполнения задач, оплаты – все это отнимало время и требовало постоянного контроля. Ситуация осложнялась тем, что работников становилось все больше, а коммуницировать приходилось отдельно с каждым, а именно:

• Контролировать наличие закрывающих документов.
• Собирать документы у самозанятых.
• Делать десятки договоров ГПХ под разных специалистов.

Попытки систематизировать процессы помогали лишь отчасти. Все равно большую часть работ приходилось выполнять вручную, задействуя в этом нескольких сотрудников.

На момент начала сотрудничества с MadeTask у заказчика были четко сформулированы основные задачи:

• Оптимизировать и упростить документооборот со всеми удаленными сотрудниками.
• Создать простую и эффективную систему взаимодействия с работниками на аутсорсе с четкой постановкой задач и контролем их выполнения.
• Обеспечить удобство расчетов как с резидентами РФ, так и с исполнителями из-за рубежа.
• Получать все необходимые закрывающие документы и при этом не зависеть от исполнителей.

MadeTask предложил коллегам такую схему: мы становимся их генеральным подрядчиком, сами нанимаем всех внештатных исполнителей с помощью иностранной компании. Таким образом, мы одновременно решаем следующие задачи:

• Уходим от необходимости заключать договоры ГПХ и даже проверять статус Самозанятых.
• Убираем из схемы выплаты компанией НДФЛ и страховых взносов по договорам ГПХ (228 НК РФ подпункт 3, п.1): работники-налоговые резиденты, получающие доходы от источников, находящихся за пределами страны, декларируют и уплачивают НДФЛ самостоятельно по завершении налогового периода.
• Собираем всех исполнителей в удобную систему и ставим в ней задачи каждому внештатному исполнителю.
• Формируем закрывающие документы как от обычного контрагента (аутсорс).

«А почему все так не делают?» — недоумевали представители заказчика и настойчиво интересовались легальностью этой схемы. Все вопросы отпали сами собой, когда они узнали, что вариант оплаты работы удаленных сотрудников через генерального подрядчика существует уже 8 лет и не вызывает вопросов у контролирующих органов. Мы предоставили письмо от Минфина, которое подтверждает легальность такой схемы и было сформировано по специальному запросу нашего сервиса.

Сравним две схемы работы: по ГПХ и через систему MadeTask на примере выплаты в 100 000 рублей.

Сумма вознаграждения: 100 000 руб

НДФЛ:13%

Взносы: пенсионный 22%, медицинский 5.1% - итого 27,1%

Итого получаем: 146 092 руб

Сумма вознаграждения: 100 000 руб

Комиссия сервиса 9%

НДС 20%: почти всегда можно принять к вычету, поэтому не считаем

Итого получаем: 109 000 руб

Реальная выгода для заказчика: 25,39%

Персональный менеджер ознакомил представителей KazanExpress с личным кабинетом программы, помог им добавить первого внештатного сотрудника. Мы вместе создали ему задачу, после того как она была выполнена, деньги перешли на баланс исполнителя и были выведены на карту. Эта простая и эффективная модель была масштабирована на всех исполнителей маркетплейса.

Такая схема работы подойдет почти любой компании, которая привлекает к работе удаленных исполнителей, хочет сэкономить на налоговой нагрузке и упростить процедуру работы с внештатным персоналом от пары человек до нескольких тысяч фрилансеров.

• Создается аккаунт в системе. Координировать работу может один человек вместо целой команды сотрудников. Интерфейс личного кабинета интуитивно понятный и простой, его освоение занимает минимум времени.
• Внештатным исполнителям рассылается приглашение, чтобы они зарегистрировались. У каждого отдельный личный кабинет, через который он получает задачи, сдает их, подтверждает и может выводить деньги. Это важный момент для исполнителей, так как и им нужны определенные гарантии.
• Акты в системе можно получать в специальном разделе ежемесячно, оригиналы отправляются через систему электронного документооборота.

KazanExpress уже долгое время работает с MadeTask. Маркетплейс является одним из активных клиентов, по рекомендациям которого мы упрощаем и дорабатываем наш продукт.

Всего за 2 недели в бизнес процессы компании была внедрена полноценная система, и теперь это выглядит так:

• Один договор с MadeTask вместо сотен договоров с внештатными сотрудниками. Для KazanExpress это обычный аутсорсинг услуг, который предоставляет им работать с уже привычными исполнителями и нанимать новых, приглашая их в сервис.
• Единый личный кабинет для всех исполнителей и заказчика. Все данные собраны в одном месте и систематизированы. Исполнитель теперь сам выбирает время, способ и сумму вывода денег за выполненную задачу. Сейчас в системе доступен вывод на карты МИР, VISA, MasterCard и в популярные электронные кошельки QIWI и ЮMoney.
• Акты через ЭДО и строго по расписанию. Что существенно уменьшило нагрузку на руководителей, ответственных за получение закрывающих документов от подотчетных ему исполнителей, а также на отдел бухгалтерии.

Страховая и налоговая нагрузка на работы с внештатными исполнителями снизилась на 25% за счет экономии на страховых взносах, НДФЛ и за счет того, что входящий НДС от MadeTask можно принимать к вычету как и при работе с любой аутсорсинговой компанией.

MadeTask подойдет любой компании, которая работает с внештатными сотрудниками в России или других странах. Чем мы можем быть вам полезны:

• Переведем деньги вашим внештатным исполнителям практически в любую страну.
• Поможем сэкономить до 25% на налоговой нагрузке относительно ТК РФ и договоров ГПХ. Калькулятор сравнения.
• Сможем принять у вас деньги в рублях, а выплатить их в валюте, которая нужна исполнителю (доллары, евро и другие и даже в некоторых видах криптовалюты). Доступна и обратная схема.

Для внештатного исполнителя это бесплатно. Для компании это стоит от 4 до 9% в зависимости от ежемесячного оборота внутри сервиса, при этом вы экономите на страховых взносах и НДФЛ до 25% с каждой задачи.

Напишите нам и мы расскажем какую пользу сможем принести именно вашему бизнесу.