Как нанять иностранного фрилансера и заплатить ему?

Качественные специалисты со всего мира уже давно стали мейнстримом российского бизнеса, в том числе и малого. Зачем и как их нанимать? Как правильно заплатить и в каких моментах надо быть аккуратнее — об этом наша сегодняшняя статья.

Всем привет, мы сервис MadeTask. com — который уже несколько лет помогает бизнесу выплачивать вознаграждение по всему миру. Итак, начнем…

Если вкратце, то выгоды такие:

• Понимают внутренний рынок своей страны (актуально для маркетологов, дизайнеров и т. д.);
• Если специалист линейный, можно очень хорошо сэкономить (например вам надо нанять много sales-manager на исходящие звонки);
• Хорошо знают русский язык и родной язык, плюс квалификация (про специалистов из СНГ);
• Не избалованы, дорожат отношением с заказчиком;
• Не нужно оформлять в штат.

Сотрудники из ЕАЭС (Евразийского экономического союза) могут регистрироваться в качестве самозанятых и уплачивать налог на профессиональный доход. Согласно закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ, граждане Белоруссии, Армении, Казахстана и Кыргызстана имеют такую же возможность как и граждане РФ. Эту информацию подтвердил Минфин в письме от 20.01.2020 № 03-11-11/2644.

С 1 августа 2022 года закон № 422-ФЗ был изменен в статьях 3 и 5, что позволило гражданам Украины, ДНР и ЛНР также стать самозанятыми.

Для сотрудничества с самозанятым иностранным работником из ЕАЭС, который находится в России, необходимо заключить договор ГПХ. Однако, для законного сотрудничества, иностранный фрилансер должен находиться в России легально. В случае нарушения данного условия, сотрудничество с ним может быть признано административным правонарушением и влечь за собой штраф до 1 млн рублей или приостановление деятельности компании на 90 дней (согласно пункту 1, пункту 4 статьи 18.15 КоАП).

При оформлении договора ГПХ необходимо убедиться, что его формулировка не пересекается с трудовым законодательством.

Для соблюдения требований миграционного учета, заказчик должен уведомить Главное управление по вопросам внутренних дел МВД России в течение трех рабочих дней после подписания или расторжения договора ГПХ. Для этого необходимо использовать формы из приложения № 7 и приложения № 8 к приказу МВД от 30.07.2020 № 536 (п. 8 ст. 13 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Важно! Подавать уведомление о заключении договора с гражданином Белоруссии не нужно (решение ВСС Беларуси и России от 22.06.1996 № 4).

Самозанятые иностранные фрилансеры обязаны выполнять те же требования, что и российские самозанятые плательщики НПД:

• После завершения работ необходимо составить акт и подписать его у заказчика.
• После получения оплаты за выполненные работы или оказанные услуги необходимо сформировать чек и отправить его заказчику через приложение «Мой налог».

Важно! При сотрудничестве с самозанятым иностранным фрилансером заказчик не обязан уплачивать НДФЛ и страховые взносы в бюджет.

В таком случае можно продолжить сотрудничество, но нужно соблюсти два условия (Закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ)

• Гражданство РФ или стран участниц ЕАЭС (с 2022 года еще Украина, ДНР, ЛНР).
• Нахождение на территории РФ его заказчика (того, от кого самозанятый получает вознаграждение).

Поэтому после переезда за границу в качестве региона ведения деятельности нужно выбрать в приложении «Мой налог» регион нахождения российского заказчика. Приложение «Мой налог» продолжает функционировать на территории иностранных государств.

Однако стоит помнить: спустя 183 дня пребывания на территории другого государства, он теряет статус налогового резидента РФ и становится резидентом страны проживания, где теперь должен платить налоги. В этом случае избежать двойного налогообложения не получится, так как на НПД соглашения не распространяются. А это может быть невыгодно для иностранного исполнителя.

Если иностранный самозанятый находится за пределами России и работает там, заказчик не обязан уведомлять МВД о заключении или расторжении договора с ним.

Многие компании не ограничиваются поиском фрилансеров только в России и СНГ, так как в некоторых странах иностранные специалисты обладают более высоким опытом, а в некоторых странах стоимость услуг исполнителей ниже, чем в России.

Согласно рекомендации Минтруда, сотрудничество с иностранным специалистом-нерезидентом рекомендуется оформлять в рамках договора ГПХ, но также возможно включить его в штат компании (письмо Минтруда от 07.08.2015 № 17-3/В-410).

Если иностранный исполнитель пребывает на территории РФ, то об этом необходимо уведомить МВД, как и в случае с иностранным самозанятым.

Если исполнитель постоянно живет за рубежом обязанности по уплате НДФЛ с его доходов у заказчика нет. Иностранец сам уплачивает налоги в бюджет своего государства. Также обстоят дела и со страховыми взносами: у заказчика нет обязанности уплачивать их с вознаграждения (п. 5 ст. 420 НК).

Здесь надо помнить о валютном контроле. Если сумма договора ГПХ превышает 600 тыс. руб., она попадает под валютный контроль. Пройти его можно, для этого надо направить в банк скан договора при проведении первого платежа.

Для осуществления перевода до 600 тыс. рублей достаточно предоставить банку код валютной операции и отправить платежное поручение (п. 2.7, 2.15 гл. 2 инструкции Банка от 16.08.2017 № 181-И).

Следует учитывать, что удаленным исполнителям могут возникнуть проблемы с выводом средств. Обычно вознаграждение по договору ГПХ переводится на банковскую карту исполнителя. Однако не во всех странах возможно снять деньги с карты и перевести их на другой счет.

Если иностранный исполнитель находится за пределами России, возможны сложности с заключением договора и подписанием закрывающих документов. Обмен бумажными документами может потребовать значительных временных и финансовых затрат.

Обмен документами через систему электронного документооборота может также усложнится, поскольку нерезидент России не может получить электронную подпись в России. Кроме того, полученная им в своей стране ЭЦП должна соответствовать международным и российским стандартам (ст. 7 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Сервис MadeTask – оптимальное решение для бизнеса при сотрудничестве с внештатными исполнителями, в том числе и иностранными. Сервис поможет решить ряд проблем, возникающих при оформлении отношений с фрилансерами, обмене закрывающими документами и выплате средств.

Видео о том, как работает платформа

Сервис выплаты фрилансерам дает возможность нанимать любое количество профессионалов независимо от страны проживания, национальности и местонахождения. При этом получать закрывающие документы для бизнеса прямо в личном кабинете как для заказчика так и для исполнителя.

Так как в этом случае иностранный гражданин заключает договор напрямую с сервисом, а не с компанией заказчиком, вы освобождаетесь от пересылки бумажных или электронных закрывающих документов. Все ваши закрывающие документы будут уже в системе.

Также нет необходимости статуса самозанятости — в MadeTask можно работать с физлицами большинства стран мира.

Таким образом у вас не возникнет проблем с обоснованием понесенных расходов при сотрудничестве с внештатными исполнителями перед проверяющими.

Сотрудничество с иностранными фрилансерами может быть выгодным и эффективным для бизнеса, при условии, когда риски и юридические сложности минимизированы. И как раз в этом случае вам поможет сервис MadeTask.