Госдума приняла законопроект об архивном хранении электронных конвертированных документов в первом чтении 6 апреля. В законе содержатся требования к конвертации и созданию дубликатов документов в электронной форме. Также определены нормы, регулирующие порядок хранения электронных документов.
Появление проекта вызвано масштабным переходом госорганов на электронный формат взаимодействия, а также ростом объема документов в компаниях. Законопроект №1173189-7 стал инициативой Минэкономики, который действует по планам цифровизации и предусматривает снижение расходов организаций на бумажное делопроизводство и архивы. Проект вносит изменения в закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и в другие нормативные акты РФ.
К оцифровке в электронный вид запрещены следующие документы:
- содержащие гостайну;
- Архивного фонда РФ;
- удостоверяющих личность;
Сегодня при конвертации документов необходимо сохранять структуру и их содержание. Законопроектом учтены риски искажения документов во время проведения упомянутых процедур. Так, помимо использования УКЭП, создание дубликатов будет возможно только при участии всех, кто подписал документ в бумажном виде, или организаций, получивших специальную лицензию.
В пояснительной записке к документу указано, что бизнес-сообществу необходимы дополнительные меры по работе с ЭДО: расширение перечня возможностей для работы с электронными документами, разрешение изготавливать электронные дубликаты, бумажная версия которых должна храниться не менее года.
Данный законопроект особенно актуален в связи с подорожанием офисной бумаги и услуг курьеров. Подробнее об этом читайте по ссылке.
По проекту цифровизации до 2024 года планируется полный отказ от бумаги в бизнесе. В решениях DiState уже сейчас это возможно, ведь можно обмениваться любыми документы в системе и создавать УПД, УКД, Торг-12, акты и счета-фактуры по готовым шаблонам а также любые виды неформализованных документов. Для работы в системе ЭДО используется квалифицированная электронная подпись, которая обеспечивает юридическую значимость документов в электронном виде. К тому же, собственный сервис ЭДО избавляет компанию и ее контрагентов от затрат на тарификацию документооборота.
DiState: Документооборот – локальное решение для перевода бумажного документооборота в электронный вид без потери юридической значимости. Компании любого масштаба и организационнои структуры могут автоматизировать как внутренний, так и внешний документооборот с единым локальным архивом. Также внутри платформы может быть реализован дополнительный функционал по работе с документами: согласование, сверка, автоматическое подписание, сортировка, маршрутизация и т.д.
Бумагу не использовать: принят законопроект о конвертации и хранении документов в электронном виде
Свяжитесь с нами, и мы расскажем все подробности о продуктах DiState!
- По телефону: +7 (812) 372-66-15
- Пишите на почту: [email protected]
- Или в WhatsApp: +7 (999) 031-68-92