IT-субботник Интерсвязи: как вывезти разработчиков на природу и заставить кодить сутки без перерыва

Так сложилось, что субботник в Интерсвязи — история далеко не про уборку территории. Это наш традиционный проект, в рамках которого несколько команд разработчиков выезжают за город, чтобы почти нон-стоп поработать с вечера пятницы до вечера субботы.

В 2022 году мы провели пятый по счету IT-субботник, поэтому решили поделиться с внешним миром опытом организации такого мероприятия.

В статье мы постарались разложить все по полочкам: как велась подготовка, на какие мелочи обратить внимание и в чем мы просчитались. Надеемся, наш опыт будет для вас полезен или хотя бы интересен.

Для начала нам нужно было оценить актуальность проведения субботника и примерное количество участников. Для этого мы провели два опроса через гугл-формы: первый (за полтора месяца до мероприятия) был оценкой спроса, а второй (за две недели) более подробный, для тех, кто точно едет. В этом была наша ошибка: некоторые подумали, что опросы одинаковые и не стали проходить второй. Из-за этого мы до последнего считали, что участников поедет меньше, чем оказалось на самом деле.

Сразу после проведения первого опроса мы начали искать площадку (об этом дальше по тексту). После того, как мы определились с местом, запустили второй опрос. Всего у нас было 40 потенциальных участников: 20 человек дали свое точное согласие, еще 20 сомневались. По опыту проведения подобных мероприятий мы понимали, что в итоге отсеется примерно треть, поэтому решили, что поедет около 30 человек, из которых часть планирует остаться с ночевой. Исходя из этих данных начали искать место.

Критерии выбора дома

Интернет. Самым главным критерием был хороший, стабильно работающий интернет. У нас уже был негативный опыт прошлых субботников, когда ребятам не хватало скорости, и IT-директору приходилось раздавать интернет с телефона.

Удаленность от города. В прошлые года субботники проходили на базах отдыха в полутора-двух часах езды от города. В этот раз мы смотрели жилье в радиусе 40 километров от Челябинска, чтобы ребята не вымотались еще на этапе трансфера.

Комфортные условия для работы. Изначально мы рассматривали базы отдыха с конференц-залами, но отвергли этот вариант. Хотелось, чтобы это было не закрытое душное помещение, а большая территория, на которой каждый выберет себе удобное местечко для работы: стол, лужайку, диван или даже баню.

Спальные места. Так как мероприятие проходило за городом, мы понимали, что часть людей останется ночевать в доме. Нужно было рассчитать количество спальных мест и прикинуть, сколько потребуется дополнительного места. Когда мы договаривались с выбранным домом, знали, что ночевать останется около 20 человек. Спойлер: места не хватило, поскольку с ночевой решили остаться больше ребят.

Мы нашли идеальный для нас вариант: двухэтажный коттедж рядом с лесом в 15 километрах от города с хорошим интернетом от Интерсвязи. Внутри дом очень просторный, а благодаря панорамным окнам в нем много солнечного света. На территории возле дома был маленький батут, мангальная зона, детская площадка, баня, стол для пинг-понга и лужайка. Это было великолепное место для отдыха, но мы ехали туда работать.

Питание

На базе отдыха этот вопрос решился бы автоматически, но в частном доме организацию питания пришлось взять на себя. Вечером пятницы, сразу после заезда, ребята перекусили пирогами. По ним мы получили фидбэк: на будущее сотрудники попросили что-то более существенное.

Завтраки мы сделали сами: закупили хлопья, каши, молоко, сосиски, яйца. В итоге каш и хлопьев было слишком много, в будущем будем закупать чуть меньше. Еще мы взяли из офиса кофе-машину, и она у нас не выключалась вообще никогда :) От ребят мы получили много неожиданных благодарностей за нее. Днем в субботу нам привезли заранее заказанный комплексный обед: пюре с котлетой, оливье и сладкую булочку. На ужин после защиты проектов мы наконец оккупировали мангальную зону, чтобы пожарить шашлык и овощи на гриле.

В итоге холодильник был забит продуктами, но практически никто в него не заглядывал. Мы боялись, что будет много голодных, но видимо из-за работы все забыли о том, что можно перекусить.

Проекты

Еще на этапе подготовки мы запустили по отделам табличку с потенциальным банком идей: все желающие вписывали в нее идеи проектов, необходимый стек компетенций для реализации и примерное количество человек в команду. Автор идеи становился руководителем проекта независимо от его грейда и должности в компании. Те, у кого не было своих идей, могли присоединиться к любому интересному для них проекту, если их навыки подходили для реализации задач. Наш IT-директор просмотрел все идеи и выбрал 10 проектов, с которыми ребята поехали на субботник.

Что может стать проектом?

• Классная идея, на тестирование которой не хватает времени в офисе
• Разработка инструмента, который поможет упростить текущую работу
• Просто нужные, но не приоритетные задачки, до которых не доходят руки
• Проектом может стать даже разработка ТЗ или дорожной карты
• Обучение: несколько ребят, в том числе стажеры, поехали на субботник, чтобы попробовать себя в новом стеке.

По большей части максимум, что можно успеть за сутки, — получить MVP, проверить, возможна ли реализация проекта и сколько времени на него нужно заложить.

Официально субботник начинается пятничным вечером: сотрудники заселяются в дом, перекусывают и сразу садятся за работу. Именно этот вечер получился самым насыщенным, несмотря на то, что мы планировали неформальную часть на вечер субботы. Самым ценным в этом субботнике стала дружеская атмосфера: ребята работали и параллельно шутили, общались и отлично проводили время.

Несмотря на активный вечер, абсолютно все проснулись к завтраку в 8:00. Уже в 9:00 ребята усердно работали над проектами. Когда к нам заглянула хозяйка дома, она очень удивилась тому, как у нас тихо, и что 30 человек приехали действительно РАБОТАТЬ. Днем перерыв на обед и снова работа нон-стоп до самого вечера.

В пять часов началась защита, на которой каждая команда презентовала результаты работы. После защиты началась официальная неформальная часть с шашлыками и игрой в мафию, но ребята потихоньку стали разъезжаться по домам. В итоге всего четыре человека остались ночевать в доме с субботы на воскресенье. Это был наш маленький провал.

Подобные мероприятия хорошо сказываются на лояльности и вовлеченности сотрудников. Корпоративы Интерсвязи вообще отличаются от общепринятых, поэтому субботник — своего рода следствие того, какие люди работают в IT-дирекции. Нашим ребятам не кажется дикой мысль потратить свои выходные на работу, тем более в комфортных условиях за городом.

Но для нас есть и более важный нюанс. В IT-дирекции практикуется проектный подход: под одну большую задачу набирается команда ребят с разными компетенциями. В таком составе сотрудники могут работать от одного квартала до нескольких лет. На субботнике у ребят появляется возможность попробовать свои силы в другом проекте, поработать с новыми людьми или просто бросить профессиональный вызов самому себе. Практически все команды субботника были укомплектованы сотрудниками разных компетенций: аналитиками, разработчиками, QA, мобильной разработкой, backend и frontend, UX-дизайнеры и маркетологи. И во многих группах ребята впервые работали друг с другом: это был хороший способ перезагрузить мозг, взбодриться и наладить новые рабочие связи.

Второй нюанс: на субботник поехали не только старички, но и несколько новичков, один из которых на тот момент проработал в компании около месяца. Именно там он познакомился с коллегами и вышел за рамки своего рабочего проекта. Для HR-команды важно, чтобы в таких мероприятиях участвовали не только мидлы и лиды, но и джуны, и даже стажеры.

В целом IT-субботник это своеобразный вызов самому себе, возможность проверить свои силы: а смогу ли я прокодить почти сутки без перерыва? Это и причастность к чему-то интересному: не каждый день у ребят есть возможность поработать бок о бок с IT-директором.

Многие гордятся участием в IT-субботнике, ведь мы тратим свои выходные не только на тусовку, но и на работу. Однако всегда нужно помнить про токсичную продуктивность и Work-life balance, поэтому такое мероприятие мы проводим один раз в год. И да, наши субботники всегда добровольные.

Мы провели ретро по проекту организации ИТ-субботника и вынесли несколько ошибок и способы их решения в будущем:

• Интернет в доме был хороший, но мы взяли мало роутеров.

• Искать локацию нужно сильно заранее: в этом году субботник проходил в начале июня, и много хороших вариантов было уже занято.
• Для оценки спроса лучше использовать другие инструменты, например обычную голосовалку в телеграме.
• Не бояться задавать глупые вопросы арендодателям. Ребята привезли много дополнительных подушек и матрасов, а оказалось, что их можно было взять у хозяйки дома.
• Мы не подумали про официальное открытие и приветственное слово ИТ-директора. Ребята приезжали в дом и с наскока начинали работать.
  
• Возможно, перенесем неформальную часть на первый вечер, когда у ребят еще много энергии и концентрации.