В работе руководителя достаточно большое количество хаоса. Регулярно меняющаяся среда так или иначе влияет на стратегию компании, и, вследствии, на работу руководителей. Более того, рукоовдители работают с самым нестабильным элеметном системы — с людьми. Ниже представлены 10 правил, которыми я руководствуюсь при коммуникации с подчиненными.
Знаете, в чем ключевая разница между работой линейного сотрудника и руководителя?
Линейный сотрудник подавляющее большинство времени занимается решением задач, которые ему знакомы. Чаще всего он знает, что нужно делать.
Ему не нужно ломать голову над решением нетривиальных задач и сталкиваться с последствиями этих решений.
Такой вид работы можно назвать системной.
Работа руководителя выглядит несколько иначе. Перед ним очень часто возникают задачи, с которыми он ранее не сталкивался. Хуже всего, если внешний хаос встречается с хаосом в голове руководителя.
В этой статье я поделюсь некоторыми правилами, которые помогают мне качественно управлять своим подразделением. Эти правила написаны моими ошибками и просроченными задачами. Надеюсь, их внедрение позволит вам пройти этот путь менее болезненно.
Для кого-то эти правила могут быть очевидными, а это значит, что они работают.
Давайте попробуем проанализировать это на примере простой задачи, с которой многие управленцы сталкивались.
Предположим, у вас есть отдел продаж, которым вы руководите.
Для примера возьмем задачу повышения продаж.
Делать это мы будем с помощью обзвона теплой базы клиентов
1. У каждой задачи есть срок.
Попробуйте, и вы удивитесь. Казалось бы, очевидная мысль.
Однако я в своей практике очень часто встречался с тем, что конкретных сроков в задачах нет.
«Копать от забора и до обеда» — ежедневная практика во многих российских компаниях.
Сам факт наличия срока выполнения меняет подход к решению задачи. И да, когда я говорю о том, что у каждой задачи есть срок – я говорю о каждой задаче.
UPD задачи
Прозвон базы должен быть осуществлен до 17:30
2. У каждой задачи есть конкретный исполнитель.
Если за задачу ответственны все – за задачу не ответственен никто. Назначайте конкретного исполнителя каждой задачи.
UPD задачи
Иванов Иван, необходимо прозвонить теплую базу. Прозвон базы должен быть осуществлен до 17:30
3. У каждой задачи есть описанный результат.
Очень часто причиной разочарования в качестве выполнения задачи является несоответствие ожиданий с реальностью. Опишите подробно образ желаемого результата.
UPD задачи
Иванов Иван, необходимо прозвонить теплую базу. Прозвон базы должен быть осуществлен до 17:30
Необходимо провести не менее 30 разговоров с клиентами.
4. Задача считается выполненной тогда, когда исполнитель доложил о ее выполнении.
Факт отчета о выполнении задачи позволит вам повысить качество ее выполнения. Сотрудники начнут эффективнее выполнять ваши поручения, а у вас появится возможность контроля.
UPD задачи
Иванов Иван, необходимо прозвонить теплую базу. Прозвон базы должен быть осуществлен до 17:30
Необходимо провести не менее 30 разговоров с клиентами.
В 17:30 жду отчет о прозвоне базы.
5. Ни одна задача не ставится устно.
Устные задачи забывают. Устные задачи переформулируют. К устным задам соответствующее отношение.
Все ваши поручения должны быть зафиксированы. В почте или мессенджере.
6. Подчиненный вашего подчиненного – не ваш подчиненный.
Не ставьте задачи подчиненным своих подчиненных. Это вносит хаос и сотруднику необходимо выбирать, что задачу следует выполнять в первую очередь.
7. Ответственность за понимание – на говорящем.
Люди работают так, как ими управляют. Не бывает «сотрудник не так понял задачу», бывает «руководитель недостаточно ясно объяснил критерии выполнения»
8. Правильно не так, как правильно, а так, как договорились.
Соблюдение договоренностей – важный элемент системного управления.
Ваши договоренности должны быть незыблемы. В случае, если есть возможность улучшить результаты, но они будут вне поля ваших договоренностей – всегда можно передоговориться.
Обсуждайте все на берегу, то есть до начала выполнения.
9. Ответственность за результат – на руководителе.
Не следует переносить ответственность за невыполнение задачи на подчиненных. Таким образом вы расписываетесь в своей управленческой некомпетентности.
Гораздо более правильно создавать атмосферу доверия и открытости в команде. В таком случае сотрудникам будет сложнее подставить своего руководителя халатным отношением к работе.
10. Начинать следующую задачу нужно тогда, когда в предыдущей есть результативное действие.
Многозадачности не существует. Для того, чтобы качественно повысить уровень управления – переключайтесь на следующую задачу только в том случае, если в предыдущей совершили результативное действие (дописали письмо, дали обратную связь, согласовали, позвонили и т. п.)
Известный тренер по бейсболу Йоги Берра однажды сказал – «В теории нет разницы между практикой и теорией. На практике такая разница есть»
Уверен, что многие из моих читателей найдут эти правила очевидными.
Мы знаем эти правила в теории. Проанализируйте свою работу, сколько правил вы применяете на практике?