Зачастую предприниматели, применяющие УСН или патент не придают значения оформлению и сбору оригиналов первичных документов и зря, а вот почему:
1. Заключение договора позволит предусмотреть все нюансы по выполнению сделки, закрепив договоренности на бумаге.
❗При наступлении неблагоприятных последствий наличие договора, утвержденного с обеих сторон, позволит обратиться в суд, чтобы отстоять свои интересы.
2. Получив оплату от покупателя, вы (как поставщик) должны исполнить свою обязанность по продаже товаров (услуг). Для того, чтобы подтвердить факт продажи товаров (услуг) у вас должны быть оригиналы ТОРГ / акт / УПД, подписанные с обеих сторон.
❗Если документы отсутствуют, то вы (как поставщик) имеете задолженность перед покупателем, которую покупатель может взыскать с вас в судебном порядке.
3. Налоговые инспекции назначают «встречные проверки контрагентов» и запрашивают у предпринимателя документы по конкретному контрагенту.
❗ В случае отсутствия запрашиваемой документации предпринимателю грозит штраф за непредоставление документов.
4. Зачастую предприниматели не ведут учет обязательств в полном объеме, но случается так, что встает необходимость сверить состояние расчетов с контрагентом, таким образом, наличие первичных документов позволит провести сверку.
✅Требования к оформлению документов могут отличаться в зависимости от вида деятельности компании и применяемого документооборота, но есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:
- договор;
- счет на оплату;
- платежные документы: кассовые чеки, ПКО;
- ТОРГ-12 / Акт / УПД;
- счет-фактура.
❗ В общем случае первичные документы нужно хранить минимум 5 лет.
✅Облегчить сбор документов можно с помощью электронного документооборота (ЭДО), для этого необходима электронная подпись (ЭП). ЭДО значительно экономит ваше время и деньги, а также избавит от претензий контролирующих органов и контрагентов!