Контроль выполнения задач в группах и проектах Битрикс24. Настройка автоматизации: роботы и триггеры
Покажем как создать группу или проект в Битрикс24, настроить стадии задач в группах, настроить триггеры и роботов, реагирующих на изменение статуса задач, и как работает отправка уведомлений
Как создать группу или проект в Битрикс24
Инструкция:
1. Для создания группы/проекта Битрикс24, пройдите в раздел Проекты и нажмите кнопку Создать
2. В новой вкладке выберите тип проекта, например Группа. Ниже нажмите кнопку Продолжить
Чем отличается проект от группы? Проект имеет начало и конец, группа может быть бесконечна.
3. Теперь дайте группе Название и проведите нужные настройки. Нажмите кнопку Продолжить
4. После чего выберите Уровень конфиденциальности, например Закрытый и снова жмите кнопку Продолжить
5. На следующем этапе вам нужно добавить сотрудников в данную группу. Для этого нажмите +Добавить сотрудников и выберите их. Также вы можете выбрать модераторов группы. В конце снова нажмите кнопку Продолжить
Теперь у вас есть новая группа или проект.
Автоматизация задач
Инструкция:
1. Чтобы задачи автоматизировать нужно нажать кнопку Роботы, в группе, где нужно это сделать
2. Откроется вкладка Автоматизация задач. Здесь нужно выбрать стадию и под ней нажать + . В новом окошке выберите пункт меню Триггеры, затем в списке рядом с определенным триггером нажмите кнопку Добавить
3. Триггер появится в той стадии, где вы нажали +. Теперь следует нажать в нем опцию Изменить и в новом окошке выбрать статус. Сохраните эти настройки
4. Готовый триггер можно копировать и переместить копию клавишей мыши в нужную стадию. Таким образом вы сэкономите минутку другую, заполнив все стадии
5. Но не забудьте у всех выбрать соответствующий статус, с помощью опции Изменить
6. В случае с этапом задачи Просроченная при выборе, нужно выбрать Триггер Отследить просроченную задачу и нажать Добавить
7. По завершению настроек триггеров ниже нажмите кнопку Сохранить
8. При перемещении задачи из одной стадии в другую, можно настроить получение уведомления. Для этого в нужном триггере нажмите Изменить. Затем в пункте Для сотрудника, выбрать опцию Добавить уведомление, нажав кнопку рядом Добавить
9. После чего откройте опцию Изменить в триггере и напишите текст уведомления. Выберите Отправителя, Получателя и Сохраните ваши настройки
Если тема уведомления вам кажется недостаточной, то здесь можно настроить робота для отправки письма вашему сотруднику для оповещения
Инструкция:
1. Рассмотрим на примере просроченной задачи. В этой стадии нажмите в карточке триггера опцию Изменить. В пункте Для Сотрудника Добавьте робота Отправить письмо сотруднику
2. Затем в карточке робота Отправить письмо, нажмите Изменить. В новом окне нужно выбрать кому предназначается данное письмо и от кого, указать тему и текст. Сохраните настройки.
Теперь ваш сотрудник получит такое письмо и сможет отреагировать на задачу.
Проверить наличие электронного почтового ящика у сотрудника, можно в его профиле.
Как создать задачу
Инструкция:
1. В группе нужно перейти в раздел меню Задачи и нажать кнопку Создать
2. Появится вкладка Новая задача. Дайте ей Название, опишите задачу. Назначьте Ответственного, укажите крайний срок с помощью календаря, установите время окончания. Затем нажмите кнопку Поставить задачу или Поставить задачу и создать ещё, если необходимо поставить несколько задач
Подробнее о задачах в Битрикс24, вы можете узнать из нашей статьи Дела в Битрикс24, сравнение Дел и Задач, возможности разделов «Мои дела» и «Задачи и Проекты»
Выполнение задачи
Инструкция:
1. Чтобы начать выполнение можно раскрыть эту задачу, а можно нажать на значок “воспроизвести” на карточке в канбане задач. Начнется отсчет времени и задача автоматически переносится в следующую стадию
2. Если выполнение задачи было проигнорировано, то когда она перейдет в стадию Просроченная, то ответственный и постановщик получит уведомление об этом. Также ответственный получит электронное письмо о том, что он просрочил выполнение данной задачи. Если конечно был настроен триггер на это действие. Сотрудник, ответственный за исполнение данной задачи, может предупредить о задержке с выполнением задачи, оставив комментарий в ней. Постановщик задачи получит уведомление об этом и может перенести срок
3. Также Постановщик задачи может в процессе создания задачи поставить галочку в пункте Результат задачи. Что будет означать, что система будет считать задачу незавершенной, пока ответственный её не решит и не напишет комментарий с полным описанием результата. Поэтому, чтобы не накапливать долги по задачам, следите за ними. Это касается всех участников группы/проекта
Больше о задачах вы можете узнать из нашей статьи Задачи и Проекты в Битрикс24
Смотрите наше видео, чтобы узнать подробности.
⚠ Получите консультацию по внедрению, настройке, технической поддержки Битрикс24:
➡ заполнив форму на сайте 🌐 https://kalinin-oleg.ru
➡ по телефону (WhatsApp и Telegram 💬) ☎: +79675556855
➡ пишите в наш Telegram 💬: https://t.me/KALININ_consulting_suppo...⠀
📺 Смотрите нас на YouTube: https://www.youtube.com/@kalinin24
🔊 Подписывайтесь на Telegram канал - получайте новые видео и статьи по возможностям Битрикс 24, обучающие видео Битрикс24, кейсы по Битрикс24 https://t.me/b24_k⠀
🔊 Присоединяйтесь к чату взаимопомощи по Битрикс24 в Telegram! https://t.me/b24help✅ В этом чате Вы можете задать любой вопрос по работе с Битрикс24, Вам ответят компетентные пользователи 🤗⠀
🔊 Ждем Вас в сообществе ВКонтакте: https://vk.com/kalinin.oleg⠀
🔊 Подписывайтесь на нас в Яндекс Дзене: https://zen.yandex.ru/id/5d7283c7ddfe...
🔊 Подписывайтесь на наш канал https://www.youtube.com/@kalinin24
#crmсистема #Битрикс24 #срмсистема #бизнеспроцессы #срм #внедрениеинастройкабитрикс24 #бизнес#телефония #задачи #обучениебитрикс24