SMM-агенство и государственные тендеры: к чему нужно быть готовыми?

Эта статья стоила нашему агентству десятки бессонных ночей, тысячи потраченных нервных клеток и минимум 1,5 миллиона рублей убытка. Надеюсь, наш опыт поможет вам и даст пищу к размышлениям.

В поисках нового направления для нашего агентства, мы обратили свое внимание на сферу государственных тендеров, и решили, что они нам просто необходимы. Нам - это СММ - агентству «RE:Flex Laboratory».

Начали мы свое участие абсолютно с 0, не имея никаких знаний, не проводя никаких исследований, и конечно, не поговорив с коллегами из нашей сферы. Мы просто купили ЭЦП и зарегистрировались на всех возможных электронных торговых площадках.

К слову, мы выиграли наш самый первый тендер и не получили за него ни копейки оплаты, но это уже совсем другая история.

Нужны ли вам государственные тендеры?

Скорее всего они вам не нужны.

Первое, с чем вам стоит определиться, если вы также рассматриваете сферу государственных тендеров, а нужны ли вам они? Что вы хотите получить от данного направления в работе?

Если это просто «проба пера», спортивный интерес или ожидание легкой заоблачной прибыли, то скорее всего, государственные тендеры вам не нужны.

Почему? Потому что, это абсолютно отдельная сфера деятельности, никак не связанная с творчеством, креативом, и даже с самим СММ. Структура работы с государственными структурами в корне отличается от той, к которой привыкли многие агентства на рынке. Зачастую, это монотонная бюрократическая работа ради отчетности и выполнения плана, где никому не интересны ваши идеи и креатив. Все что вам надо, делать так как написано в ТЗ к договору, максимально оперативно отвечать заказчику и вовремя сдавать отчеты.

Почему складывается такая ситуация? Зачастую потому, что техническое задание со стороны заказчика формируется с определенным масштабным планом по развитию предприятия или структуру, который в свою очередь составляют люди, абсолютно некомпетентные в продвижении в социальных сетях.

СММ - все еще остается сравнительно новым направлением в маркетинге, и многие специалисты в государственных структурах не принимают его всерьез. В некоторых случаях это оправданно, так например, мы выполняли заказ для многопрофильного государственного медицинского центра, где все квоты и приемы у врачей расписаны на несколько месяцев вперед. Разумеется, что все наши креативные идеи, и механизмы по росту числа подписчиков в социальных сетях заказчику были просто неинтересны. Зато, ему были критически важны отчеты, которые состояли из 60-100 страниц ежемесячно и отправлялись исключительно по почте в огромных конвертах с описью всего содержания.

Теперь, мы уточняем приоритеты в работе у всех “заказчиков” на берегу и продолжаем работу только с теми, кто как и мы нацелен на результат. Работа ради работы и освоения плана, в нашем случае, сильно демотивирует команду и снижает производительность.

Государственные тендеры - это источник дополнительной прибыли?

Многие ошибочно думают, что государственные тендеры - это источник “баснословной” прибыли. В других сферах, возможно, да, но не в СММ. Начальные цены контрактов, сегодня, находятся вполне себе в рынке, а электронные аукционы и возможность участвовать для агентств со всего мира, снижают эту стоимость еще процентов на 50-70. Безусловно, выгодные контракты существуют, но их мало, и как правило, вам нужно иметь, определенное количество официально устроенных квалифицированных специалистов, а также большой релевантный опыт в сфере клиента, например в атомной энергетике. Вы часто ведете социальные сети для АЭС? А имеете опыт от 5 лет и не менее 10-ти официально устроенных сотрудников? Вот - вот. Большинство из таких контрактов просто недоступны для развивающихся и небольших агентств, и выполняются определенным кругом поставщиков, которые работают исключительно в этой сфере.

Стабильные контракты или пороховая бочка?

Да, государственные контракты, как правило объявляют на длительный срок, от 6 месяцев до 2-3 лет, но это не значит, что контракт не может быть разорван заказчиком в любой момент. Может, и зачастую без объективных причин. Но и это не главное, самое сложное, что во многих контрактах предусмотрена постоплата. Готовы ли в течение года обслуживать предприятие, тратить рекламный бюджет, чтобы получить оплату только через 12 месяцев? Хватит ли у вас финансов?

Именно поэтому, выполнив несколько контрактов себе в убыток, мы стали внимательно изучать не только все пункту договора, но и историю оплат заказчика, если имеется прецеденты, где заказчик задержал оплату или не оплатил контракт вовсе, мы сразу отказываемся от такого сотрудничества.

К чему готовиться, если вы решили участвовать в государственных тендерах?

Участие в государственных тендерах - это ответственный шаг, так как каждая ошибка или промах несут за собой юридическую и финансовую ответственность. К чему вам точно стоит быть готовыми?

1.Иметь финансовую подушку безопасности и большие накопления. В первую очередь, вам нужно иметь достаточно финансов. Оплата тарифа на торговой площадке, оплата заявки, обеспечение заявки, обеспечение контракта - все это - приличные суммы, которые вы должны будете готовы потратить единовременно. В зависимости от условий контракта, первую оплату вы получите только через 45 дней после сдачи первого отчета, либо по завершении всего контракта. Обязательно рассчитайте свои финансовые возможности, и будьте готовы к дополнительным тратам, не надеясь на скорую оплату своих услуг.

2. Иметь достаточный штат сотрудников. Как правило, условия контракта достаточно суровые, с четко очерченными временными рамками, так, что у вашего прожект менеджера, точно не получиться совмещать ведение тендера с другими проектами. В одном из наших контрактов, например, мы обязаны отредактировать новость, закупить площадку (паблик в социальных сетях), разместить новость и внести отчет в таблицу в течении часа. Отдельного внимания заслуживают отчеты и таблицы, их составление отнимает огромную часть времени, в идеале выделить под это отдельного сотрудника.

3. Изучить самостоятельно законодательную базу. А в идеале нанять юриста в штат, поверьте, он вам понадобится. Любое недовольство заказчика выражается в виде претензий, на которые вы обязаны отвечать, действую строго в правовом поле.

Государственные тендеры в нашей стране проходят по 44 и 223 федеральным законам, если вы участвуете в тендерах, это ваша новая Библия.

4. Купить успокаивающие средства - шутка, но точно с долей правды.

Какие особенности работы с государственными структурами важно знать?

• Четкий регламент и никаких отклонений. Бизнес, особенно такой креативный как СММ, имеет абсолютно противоположное от государственных структур устройство. В то время как бизнес всегда направлен на результативность и увеличение прибыли, ведение СММ для государственных структур основывается на четком выполнении поставленного технического задания и соответствии нормам, установленным в структуре. Ярким примером станет среднестатистическое техническое задание, по настройке таргетированной рекламы: если в случае с коммерческим заказчиками мы будем отслеживать такие показатели как CPC, ROI, просчитывать цену за каждого приведенного клиента, то в случае с гос. структурами, это четко фиксированная сумма, охват в несколько тысяч подписчиков на четко заданной территории. Почему происходит так? Если с собственниками бизнеса все понятно, их интересует прибыль и ее увеличение. В случае с государственными структурами, техническое задание зачастую прописывается лицами не имеющими компетенции, либо не заинтересованные в конечном результате. Кроме того, если мы говорим например, об учреждениях здравоохранения, то государственные клиники имеют достаточный поток пациентов по ОМС, и работаю при максимальной загрузке, ведут свои социальные сети, только для поддержания имиджа. Никакие точечные показатели, сквозная аналитика и прочие коммерческие показатели их просто не интересуют.
• Заказчик всегда прав, абсолютно всегда прав. Если вы внимательно изучите, описанные выше 44 и 223 федеральные законы, вы поймете, что заказчик почти всегда прав. Ключевой особенностью работы с госструктурами является четко прописанное ТЗ, которому вы полностью должны соответствовать. Кроме того, важно понимать, что большая часть SMM, является творческой работой, дизайн макетов, написание текстов, разработка рекламных макетов, что заметно усложняет работу. Если, к примеру, при поставке технических изделий есть основной критерий - их соответствие ГОСТу, то соответствие ваших креативов - всегда подчиняется человеческому фактору, а значит вашу работу могут не принять только потому, что она не нравится ответственному лицу. К этому нужно быть готовыми, и по возможности заранее уточнять все возможные требования и предпочтения.
• Каждая запятая в контракте имеет значение. Главный совет в этой статье: ВСЕГДА внимательно читайте контракт ДО участия в тендере. Проверяйте каждый пункт, каждую запятую, если чего -то не хватает запрашивайте пояснения у заказчика. Если вы сомневаетесь в своих силах, лучше отказаться от участия сразу. Берите только те тендеры и сферы, в которых вы полностью уверены. Обязательно проверяйте порядок оплаты, технические требования, порядок предоставления отчетности. Некоторые спорные пункты, например, работа 24/7, что не соответствует трудовому кодексу РФ, можно будет исправить на этапе подписания контракта, с помощью протокола разногласий.
• Вы точно где-то ошибетесь. Особенно, если это ваш первый подобный опыт работы. По -нашему опыту лучше не пытаться маскировать свои ошибки, а честно уведомить заказчика, и попытаться найти совместное решение проблемы.

И, безусловно самая важная часть работы с государственными заказами - это отчеты. Главное правило, отчет должен быть сдан срок и точно в той форме, в которой указано в контракте. Если вы рассчитываете на своевременную оплату со стороны заказчика, будьте готовы предоставить отчет своевременно, и именно в той форме, в котором он указан в договоре. По своему опыту, мы всегда просим заказчик включать точную форму отчетности в виде приложения к договору, чтобы в дальнейшем не возникало разногласий. Также важно уточнить форму отчетности, многие предприятия до сих пор принимают отчеты только в бумажном виде, так что вам нужно будет отправлять их заблаговременно.

Убедитесь, что ваш отчет принят (его точно не примут с первого раза). По - крайней мере, в нашей практике такого еще не было. Отчеты для государственных структур сильно отличаются от от коммерческих, зачастую включая в себя абсолютно непривычные для коммерческих агентств пункты. В нашей практике мы выявили для себя несколько правил для составления максимально подробных и привычных для государственных структур отчетов: каждый ваш шаг должен быть подтвержден материально (скрины постов, рекламных кабинетов, статистика и прочие), счет и акт должны быть составлены в точном соответствии с наименованиями в договоре, все действия и таблицы должны быть датированы и составлены в хронологическом порядке. И конечно, форма предоставления отчета, если в договоре прописано, что необходимы оригиналы, то отчет обязательно отправляется Почтой России вместе с описью всех вложений.

Ведение социальных сетей для государственных структур - это абсолютно отдельное направление, которое требует предельной точности, концентрации и большого количества ресурсов. Как и в коммерческих заказах, 90% успеха зависят от заказчика и человеческого фактора на его стороне. Из очевидных преимуществ - долгосрочные контракты, относительно свободный рынок и возможность постоянного привлечения новых заказчиков со всех концов страны, в некоторых случаях, оплата по ценам выше рыночных. С другой стороны - множество подобных камней, которые могут стоить вам огромного количества ресурсов: моральных, финансовых, кадровых. Но в любом случае, государственные тендеры - это бесценный опыт для любого агентства, который точно изменит ваше отношение к своему делу и станет для него хорошей проверкой на прочность.