Предприниматели Москвы и некоторых других регионов вновь обязаны перевести часть своих сотрудников – не менее 30% – на удаленный режим работы.
Мы собрали несколько рекомендаций о том, как это сделать и на что обратить внимание:
1. Издайте приказ о переводе на удаленную работу. Основанием для приказа может быть сложная эпидемиологическая обстановка или конкретный Указ, действующий на территории вашего региона.
Полный текст документа можно посмотреть по ссылке
Приказ можно будет предоставить проверяющим в целях подтверждения исполнения указа мэра Москвы.
2. Подпишите дополнительное соглашение с работниками об изменении характера работы.Удаленная работа – изменение характера работы, а значит, чтобы перевести работника на удаленку, нужно подписать соглашение об этом.В соглашении можно определить: – время, в которое сотрудник должен быть онлайн;– порядок постановки задач и передачи результатов;– каналы коммуникации, посредством которых осуществляется взаимодействие. Форму соглашения можно посмотреть по ссылке
3. Установить формат документооборота. Так как работники находятся дома, они не могут подписаться на дополнительном соглашении или ознакомиться с приказом или дать письменное согласие на сбор данных.А иногда это важно. Поэтому имеет смысл определить, как вы будете с работником обмениваться документами. Для этого можно использовать следующие варианты:– обмен скан-копиями;– использование простой электронной подписи (логин-пароль, код по смс, галочка).
4. Внесите изменения в режим коммерческой тайны.
Удаленная работа повышает важность вопроса об охране информации. Находясь дома, сотрудникам сложнее осознавать значимость конфиденциальности сведений, с которыми они работают. Для защиты информации необходим комплекс мер и документов, в том числе речь идет о Положении о коммерческой тайне и обязательстве сотрудников эту тайну соблюдать.В рамках удаленной работы обязательно пересмотреть эти документы и внести в них изменения в части средств коммуникации, места нахождения указанных сведений, а также обязательств работников.
5. Внесите изменения в режим служебных произведений.
Аналогично предыдущему пункту, требует внимания и режим служебных произведений – в связи с тем, что поменялись способы постановки задач (служебных заданий), передачи результата.Уточнение этих параметров, с одной стороны, снизит риски споров о том, что созданные вне офиса произведения принадлежат работнику, а с другой – внесет определенность в отношения сторон.