Алексей Баранов
14

«Перенести офис домой» или что нужно сделать, чтобы сотрудники работали дома, как в офисе

Последние пару дней мою ленту и личку завалили запросами «как перевести сотрудников на удаленке, давай расскажи, ты сам руководишь удаленно и сотрудники так работают!» Если бы пару месяцев назад ко мне пришёл предприниматель с запросом «Переведите компанию в режим удалённой работы» — я бы предложил другой план.

В закладки

Перевод подразделения на удалёнку, если по уму — займёт 3 — 6 месяцев. Сложнее всего «научиться работать, даже если сотрудника придавило холодильником, чайником и дети отвелкают». Сейчас о «грамотном» подходе говорить поздно, нужно просто сделать уже вчера. Попробуем разобрать «как это».

Не знаю как вы, но я себя чувствую между множеством огней, мне кажется предприниматели сейчас чувствуют дво особенно горячих огня:

  • С одной стороны, спад продаж из-за кризиса, доллара и вируса. Для выживания нужно работать, как папа Карло, а кому-то даже это не поможет.
  • С другой стороны, сотрудники умоляют отпустить их по домам. Да и в офисе от них немного толку, обсуждают слухи, как произошел вирус и постоянно моют руки, раньше курили, теперь моют руки.
Уверен, многие сейчас чувствуют «пожар», но если ничего не сделать, известно что произойдёт...​

Действуем быстро и без паники

В первую очередь делаем то, без чего работа встанет, причесывать, доводить до идеального состояния будем потом. Мой план состоит из 3 этапов: разобраться в технике так, чтобы каждый сотрудник смог работать где угодно; наладить оргпроцессы; причесать нюансы.

Шаг 1. Разбираем инфраструктуру и переводим на удалёнку

Это то, без чего работать не получится. Допустим, для логистической компании, чтобы отправить машину в путь, нужна CRM с заявкой на перевозку груза и внутренняя учётная программа, которая сформирует путевой лист. Для колцентра — доступ к телефонии. Для хипстера-маркетолога, только закончившего трехнедельные курсы — макбук и доступ к сервисам.

Самое простое — попросить сотрудников написать список программ, с которыми они работают и без чего всё встанет. В нашей практике получается что-то вроде:

  • 1С.
  • Google документы, таблицы, презентации.
  • Электронная почта.
  • CRM-система.
  • Телефония.
  • Хранилище на сервере.
  • Трекер задач.

Теперь ищем технаря, который наладит всё для дистанционных пользователей. В моей компании ребята разворачивают все сервисы для домашних пользователей за 2 дня, когда речь идёт про компанию из 10 человек.

Полезно не забыть про безопасность данных и подключение. Слить базу клиентов или ещё чего — не самое лучшее достижение в кризис. У моего специалиста был случай, когда из-за отключенной системы безопасности хакеры назвонили на 180 тысяч, расходы, конечно, компенсировали, но подобное может случиться с кем угодно. Случайно слить базу конкурентам или дать доступ к телефонии случайным людям — плохой ход.

Перенос инфраструктуры на удалённый режим работы можно сделать быстро и недорого. Неважно, планируете ли вы продолжать такую удалённую работу или вернётесь все в офис, глупо не подготовиться и не создать такую возможность. Переведите инфраструктуру и сможете и сотрудников перевести на удалёнку и сами работать там, где хотите. Теперь на этом будет держаться наш мир.

Шаг 2. Оргадизайн

Теперь сотрудникам есть с чем работать дома. Но кто сказал, что они собираются работать?

Я хотел бы ошибаться, но думаю, что большинство самоизолировавшихся воспринимают эту ситуацию как отпуск. Организационный дизайн — позволит наладить все процессы в компании так, чтобы сотрудники сами хотели работать и не теряли эффективности, даже если их действительно придавит подушкой дивана.

Прояснить мотивацию к труду. Оргтерапевты называют это миссией и согласованием по ценностям.

В идеале каждый сотрудник должен ответить на вопрос: Зачем я работаю в своей компании?

Руководитель должен ответить на вопрос: Зачем компания работает в принципе?

И все вместе: Как то что делает каждый помогает ему лично и компании достигать своих целей?

Очертить зоны ответственности. За пару недель вы сможете договориться с каждым сотрудником, за какие задачи он отвечает, какие процессы контролирует и что является результатом его труда. Если не получилось это сделать раньше, теперь договариваемся по скайпу. Письменно зафиксируйте эти договоренности. Чем подробнее, тем меньше потом будет споров.

Ставить задачи и контролировать их исполнение. Начинаем работать из дома! Выяснится, что некоторые сотрудники «недорабатывают», чтобы минимизировать вред от этого, ставьте задачи в трекере, календаре, или в мессенджерах. Назначьте дедлайны для каждой задачи. Руководители должны проверять результат задачи, когда у неё истекает срок и давать обратную связь исполнителю.

Потребуйте у каждого сотрудника присылать вам ежедневно, после окончания работы «Отчёт о проделанной работе», можно в свободной форме, можно шаблонизировать. Вам не обязательно их читать, но обязательно контролируйте, чтобы каждый прислал. Порядок складывается из мелочей.

Организационный дизайн — дело неторопливое. В обычных условиях такая перезагрузка коллектива занимается 6 — 12 месяцев. В условиях резкого переходя, вам шаг за шагом придётся договариваться с командой и двигать компанию вперёд. Если где-то возникнут сложности, зовите на помощь. Эти культурные изменения особенно пригодятся вам, когда карантин закончится.

Шаг 3. Латаем дыры

Предлагаемый план прост и надёжен! Но я уверен, что у вас что-то пойдёт не так.

Слишком много обстоятельств сошлись воедино и никто не в силах предсказать, куда повернётся жизнь. В таких условиях главное сохранять оптимизм и веру в дело. Рабочее место предпринимателя в ближайшие несколько месяцев будет напоминать старую игру «Ну, погоди».

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Алексей Баранов", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 1, "likes": 1, "favorites": 0, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 114865, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Tue, 24 Mar 2020 21:22:42 +0300", "is_special": false }
Создать объявление на vc.ru
SEO
Антикейс: как уничтожить результат двухлетней работы по SEO за один день
Три года назад вышла публикация Якова Когана про прыщавую девочку, которая погубит весь ваш маркетинг. В тот момент…
(function(d, ver) { var s = d.createElement('script'); s.src = 'https://specials-f378ef5.gcdn.co/Covid19Quiz/all.min.js?' + ver; s.async = true; var container = d.getElementById('covid-quiz'); if (container) { s.onload = function() { new Covid19Quiz.Special({ css: 'https://specials-f378ef5.gcdn.co/Covid19Quiz/all.min.css?' + ver, container: container, location: 'article', share: { url: '', title: '', } }); }; } d.body.appendChild(s); })(document, '87111422');
0
1 комментарий
Популярные
По порядку
0

Разве кто-то сейчас работает не в облаке, чтобы делать такой перенос? 

Ответить

Прямой эфир