Перевод статьи «Как технологии агентств могут повысить эффективность вашего бизнеса», написанной Marija Kata Vlasic для digital-агентства Интериум.
В 2022 году агентства находятся в непростом, но выгодном положении.
Сложно, потому что бренды, на которые они работают, имеют глобальный пул агентств, из которых они могут выбирать. Благоприятно, потому что одни и те же бренды как никогда нуждаются в цифровых коммуникациях. В условиях перенасыщенного и глобализированного рынка бренды, использующие агентства по маркетингу, связям с общественностью, дизайну и развитию (и это лишь некоторые из них), не могут вести за собой, развлекать, обучать и завоевывать потребителей в одиночку. Брендам просто нужна экспертиза агентства.
Но как агентства борются с жесткой конкуренцией? Как и в случае с большинством современных проблем, ответом является использование технологий. Агентства должны иметь возможность выполнять работу таким образом, чтобы повысить их эффективность, прибыль и многое другое. Это требует здравого подхода.
По мере того, как платформы управления проектами разрастаются направо и налево, агентства должны задать себе вопрос, какие ключевые функции им нужны. Продолжайте читать, чтобы узнать о главных функциях, которые агентства ищут в инструменте управления бизнесом для повышения общей эффективности и роста.
Что встроенная воронка продаж может рассказать вашему агентству
Отдел продаж или развития бизнеса агентства взаимодействует с несколькими командами. Чтобы организовать свои усилия по продажам, агентствам нужна воронка продаж, которая дает краткий обзор новых сделок в процессе, объем и сроки предстоящих проектов и, конечно же, финансовую часть всего этого — прогнозирование продаж.
Организовывая информацию о продажах с помощью воронки продаж, встроенной в инструмент управления агентством, представители по развитию бизнеса могут легко информировать руководителей операций, проектов и ресурсов при планировании работы своих команд, отдела кадров для планирования потенциальных наймов и управления по общим показателям.
Благодаря легкодоступной воронке продаж и подключенным отчетам о прогнозах заинтересованные стороны могут быстро увидеть, как потенциальные клиенты и новые рабочие места продвигаются по этапам. Хранение данных о продажах в одном месте может помочь ответить на стратегические и тактические вопросы. Какова вероятность того, что этот шестимесячный проект начнется в следующем месяце, и куда нам как компании нужно инвестировать, чтобы успешно реализовать его? Как этот же проект повлияет на нашу прибыльность, если мы решим нанять фрилансеров, и какие внутренние ресурсы мы задействуем? В то же время отдел продаж агентства может вести переговоры с другими потенциальными клиентами, которые вскоре также потребуют внимания.
Агентства могут ответить на эти вопросы (и многие другие) с помощью воронки продаж, которая является частью более крупной платформы агентства, которая включает в себя отчетность, планирование ресурсов, управление проектами и отслеживание времени.
Планирование ресурсов, отслеживание времени, бюджетные расходы и выставление счетов — все взаимосвязано?
Время – деньги, и агентства должны постоянно следить за расписанием и обновлять его, следить за бюджетом и ускорять выставление счетов. Поскольку эти типы предприятий в основном выполняют проектную работу с помощью сроков и задач, им необходимо задаться вопросом, как связать эти проекты и задачи с отчетностью и выставлением счетов с помощью отслеживаемого времени, бюджетных расходов… и как насчет выставления счетов? Помимо отслеживания времени на услуги, необходимо отслеживать все расходы в одном и том же инструменте управления агентством (включая накладные расходы, подрядчиков, наличные расходы и т. д.).
Согласно глобальному исследованию ландшафта агентств, проведенному в конце 2021 года, из 169 агентств, участвовавших в сравнительном опросе, 50% имеют прогноз доходов менее чем за три месяца. Это тесно связано с планированием ресурсов и успешным балансированием проектной работы для команд. То же исследование показало, что 51% агентств считают инвестиции в операционную эффективность одним из своих главных приоритетов в этом году.
«Мы узнали, что менее 50% агентств используют интегрированную платформу, которая показывает им свои финансовые показатели в режиме реального времени. Это признак того, что пространство для роста заключается в использовании правильных технологий».
– Габриела Босняк, старший BDR в Productive
Цифры ясно показывают, что агентства все чаще стремятся к единому источнику достоверной информации для управления своим бизнесом на основе данных.
Метрики в реальном времени как основа вашего агентства для принятия решений на основе данных
В конце концов, для любого передового агентства очень важно принимать бизнес-решения, основанные на данных, на всех уровнях.
Чтобы метрики в реальном времени были максимально точными, важно, чтобы все товарищи по команде регулярно отслеживали время. Но помимо генеральных директоров, финансовых директоров, менеджеров по операциям и работе с клиентами, которым необходимо постоянно знать истинное состояние финансов агентства, руководители агентств все чаще нуждаются в изучении данных, свидетельствующих о благополучии их команд.
«Благодаря Productive мы можем заглянуть намного дальше вперед. Раньше мы планировали проекты примерно на две недели вперед. Теперь мы принимаем заказы на проекты, которые начнутся через 4-6 недель».
– Мартин Пиллих, управляющий директор Hike One.
Когда агентства копают достаточно глубоко, появляются данные, которые могут показать, насколько сбалансирована работа их команд, насколько разнообразны их задачи, как часто они берут отпуск, чтобы расслабиться, и как сотрудники растут профессионально в разгар общей работы агентства. рост.
Один инструмент агентства как ваш единственный источник внутренней информации
Трата времени на презентации, составление отчетов, просмотр отчета о прибылях и убытках за последний квартал или выпрашивание у финансовой команды последних цифр — практика прошлого. Руководители агентств сегодня расширяют возможности сотрудников, предоставляя различным членам команды доступ к данным агентства, что позволяет им оказывать положительное влияние на ход развития их бизнеса.
Управление агентством в одном консолидированном рабочем пространстве — от отправки предложений до управления задачами, сбалансированного планирования ресурсов и выставления счетов за каждый выполненный проект — это то, что современные лидеры ищут в качестве своей путеводной звезды. Будущее управления агентством требует единого источника внутренней информации.